Već imate učenike? Clasero vam može pomoći u uvozu klijenata i bržem postavljanju vašeg poslovanja

Premještanje već uspostavljenog programa izvanškolskih aktivnosti na novi sustav upravljanja može se činiti mnogo težim nego krenuti od nule.

Već imate polaznike. Vaši učitelji rade. Nastava se odvija na određenim lokacijama. Roditelji imaju postojeće dogovore o plaćanju. Podaci o korisnicima mogu biti raspoređeni po Excel datotekama, Google tablicama, kalendarima, računima i drugim alatima.

Izazov nije samo otvoriti novi račun. Radi se o tome da svoje postojeće poslovanje ispravno prenesete u novi sustav.

Zato Clasero nudi dva načina za početak: sustav možete postaviti sami pomoću njegovog strukturiranog načina postavljanja ili možete zatražiti da vam Clasero tim pomogne s uvozom postojećih korisnika i postavljanjem vašeg poslovanja u Clasero.

Za već uspostavljeno obrazovno poslovanje ta pomoć može znatno olakšati prijelaz.

Ne morate ručno ponovno izrađivati bazu podataka svojih korisnika

Jedno od prvih pitanja koje tvrtke postavljaju pri promjeni softvera za upravljanje izvanškolskim aktivnostima jest: što se događa s našim postojećim polaznicima?

Clasero podržava uvoz postojećih podataka o korisnicima i polaznicima iz Excela ili Google tablica. To znači da ne morate nužno ručno ponovno stvarati svaki korisnički zapis.

Prije uvoza podataka ipak ih vrijedi pažljivo pripremiti.

Praktična provjera podataka o korisnicima trebala bi uključivati:

• uklanjanje očitih duplikata zapisa;
• provjeru imena polaznika i roditelja;
• provjeru adresa e-pošte i telefonskih brojeva;
• razdvajanje aktivnih i neaktivnih korisnika;
• pregled informacija koje vam stvarno trebaju u Claseru;
• čuvanje netaknute kopije izvornih podataka kao sigurnosne kopije.

Clasero također omogućuje konfiguriranje tablice podataka o korisnicima odabirom dostupnih polja i određivanjem njihovog redoslijeda. To olakšava rad s postojećom strukturom podataka umjesto da se svaku organizaciju prisiljava da organizira podatke o korisnicima na potpuno isti način.

Najvažnije je da migraciju ne morate provoditi sami. Na zahtjev, Clasero tim može pomoći s uvozom postojećih podataka o korisnicima kao dijelom početnog procesa postavljanja.

Clasero može pomoći postaviti poslovanje oko vašeg postojećeg načina rada

Uvoz polaznika samo je jedan dio uspješnog prijelaza.

Postojeća škola ili pružatelj aktivnosti možda već ima više lokacija, prostorija, učitelja, programa, grupa i dogovora o plaćanju. Ti odnosi moraju biti ispravno prikazani u novom sustavu.

Claseroov način postavljanja vodi tvrtke kroz glavne korake konfiguracije, uključujući:

• podatke o tvrtki;
• podružnice i prostore;
• usluge;
• nastavu;
• zaposlenike i učitelje;
• mogućnosti plaćanja;
• postavke tvrtke;
• postojeće korisnike i polaznike.

Ove korake možete dovršiti samostalno.

Međutim, ako želite pomoć, Clasero također može pomoći konfigurirati informacije potrebne za početak korištenja sustava, uključujući podatke o poslovanju, podružnice, usluge, nastavu, zaposlenike, postavke plaćanja i druge početne podatke.

To je posebno korisno za program izvanškolskih aktivnosti s više lokacija i nastavnog osoblja, gdje struktura može biti složenija od jednog učitelja koji vodi jednu grupu.

Izgradite strukturu prije povezivanja svojih polaznika

Dobra migracija lakša je kada je poslovna struktura pripremljena prije nego što se dodijele svi korisnički zapisi.

Pretpostavimo da vaša organizacija ima 150 polaznika, tri nastavne lokacije, osam tjednih grupa i šest učitelja.

Praktičan redoslijed bio bi najprije stvoriti podružnice i prostore, definirati usluge koje pružate, stvoriti odgovarajuću nastavu, dodati učitelje, konfigurirati mogućnosti plaćanja, a zatim povezati postojeće polaznike s odgovarajućim grupama.

To uvezenim podacima o korisnicima daje kontekst.

Umjesto da završite s velikim popisom polaznika koji još uvijek treba reorganizirati, svaki polaznik može postati dio ispravne operativne strukture.

Clasero odvaja usluge od nastave. Usluga može definirati odgovarajuće mogućnosti plaćanja, dok su pojedine grupe povezane s tom uslugom. To je korisno kada se ista aktivnost nudi kroz više grupa ili lokacija.

Održite postojeće dogovore o plaćanju organiziranima

Konfiguracija plaćanja zaslužuje posebnu pozornost pri prijenosu postojećih korisnika u novi sustav za upravljanje polaznicima i izdavanje računa.

Clasero podržava i modele plaćanja temeljene na pretplati i modele plaćanja po dolasku.

Pretplate se mogu konfigurirati s definiranim trajanjem i cijenom, uz opcionalan broj uključenih dolazaka. Dogovori o plaćanju po dolasku mogu izračunavati troškove prema evidentiranoj prisutnosti koja ulazi u obračun.

Moguće je izraditi više modela plaćanja, što tvrtkama omogućuje korištenje različitih dogovora za različite korisnike kada je to potrebno.

Prije početka redovitog izdavanja računa u Claseru pregledajte svoje postojeće korisnike i provjerite je li im dodijeljen ispravan model plaćanja.

Za već uspostavljeno poslovanje također je razumno odabrati jasnu točku od koje će se nova prisutnost i naplata početi voditi kroz Clasero. To pomaže izbjeći slučajno vođenje istih operativnih informacija na dva mjesta.

Testirajte postavke prije nego što premjestite sve

Kada imate mnogo postojećih korisnika, mali test može olakšati provjeru prijelaza.

Prije dovršetka cijele migracije razmislite o provjeri postavki na reprezentativnom uzorku korisnika.

Na primjer, uključite:

• korisnika s pretplatom;
• korisnika koji plaća po dolasku;
• polaznike iz različitih grupa;
• polaznike koji pohađaju različite lokacije;
• korisnike povezane s različitim učiteljima.

Provjerite prikazuju li se njihovi osobni podaci, dodjele grupama, dogovori o plaćanju i nadolazeći sati onako kako se očekuje.

Kada struktura ispravno funkcionira, možete nastaviti s ostatkom svoje baze korisnika s većim povjerenjem.

Ako primate pomoć pri uvođenju u Clasero, ovo je također korisna faza za prepoznavanje svih posebnih situacija u vašem postojećem poslovanju koje bi se trebale odraziti u postavkama.

Dodajte učitelje i ponovno stvorite svoj radni raspored

Kada su poslovna struktura i korisnici postavljeni, možete pripremiti operativni raspored.

Nastavni sati mogu se planirati odabirom podružnice ili lokacije, grupe, učitelja, prostorije i vremena sata. Ponavljajući sati mogu se zakazati pomoću početnog i završnog datuma zajedno s učestalošću ponavljanja.

Dostupnost učitelja također se može konfigurirati, što administratorima pomaže prepoznati sukobe u rasporedu.

Učitelji mogu povezati svoj Clasero raspored sati s vanjskim kalendarima putem iCal poveznice.

Za poslovanje koje je prethodno koordiniralo učitelje putem zasebnih proračunskih tablica, kalendara i poruka, to stvara ujednačeniji tijek rada za raspoređivanje nastave i upravljanje prisutnošću.

Počnite upravljati prisutnošću od odabrane početne točke

Tijekom nastave učitelji mogu označiti koji su polaznici prisustvovali i dodati komentare za pojedine dolaske.

Ti zapisi o prisutnosti korisni su i izvan učionice.

Mogu doprinijeti izvještavanju o prisutnosti, pomoći roditeljima u praćenju sudjelovanja i podržati izračune za plaćanje po dolasku gdje je primjenjivo.

To je jedna od prednosti prelaska s nepovezanih administrativnih alata na povezani sustav za upravljanje izvanškolskim aktivnostima: raspoređivanje, korisnički zapisi, prisutnost, dogovori o plaćanju i izdavanje računa mogu funkcionirati kao dijelovi istog procesa.

Upoznajte roditelje s my.clasero.com

Kada je vaša interna postavka spremna, postojeći roditelji također mogu početi koristiti my.clasero.com.

Portal za roditelje omogućuje pristup informacijama kao što su rasporedi sati, prethodni i nadolazeći sati, prisutnost, računi i status plaćanja, prijavljene usluge, podaci o učiteljima i relevantne novosti.

Roditelji također mogu ostaviti informacije o prisutnosti, na primjer kada će dijete izostati ili kasniti.

Pri upoznavanju postojeće baze korisnika s novim portalom komunikaciju održite jednostavnom. Objasnite što roditelji tamo mogu pronaći i što prvo trebaju učiniti.

Cilj nije samo premjestiti administraciju u Clasero. Cilj je olakšati pristup rutinskim informacijama i poslovanju i njegovim korisnicima.

Praktičan način za prijenos postojećeg poslovanja u Clasero

Za većinu već uspostavljenih organizacija prijelaz se može provesti u šest faza:

• Priprema — pregledajte i očistite svoje postojeće podatke o korisnicima.
• Konfiguracija — postavite svoju tvrtku, podružnice, prostore, usluge, nastavu, učitelje i modele plaćanja.
• Testiranje — provjerite strukturu pomoću manjeg odabira postojećih korisnika.
• Uvoz — unesite preostale podatke o korisnicima i polaznicima te dovršite potrebne dodjele.
• Pokretanje — počnite koristiti Clasero za raspoređivanje, prisutnost, upravljanje korisnicima i odgovarajuće procese naplate.
• Provjera — provjerite svoje prve sate, zapise o prisutnosti, dodjele korisnika i postavke plaćanja prije nego što migraciju smatrate dovršenom.

Ovu postavku možete voditi sami pomoću Claseroovog načina postavljanja, ali ne morate sve raditi samostalno.

Clasero tim može pomoći s uvozom vaših postojećih korisnika i konfiguriranjem informacija potrebnih za početak korištenja Clasera. To može biti posebno vrijedno ako vaše poslovanje već posluje i želite prenijeti svoju trenutačnu strukturu u sustav umjesto da sve gradite ručno.

Vaši postojeći korisnici su početna točka, a ne prepreka

Postojanje već uspostavljene baze korisnika ne bi vas trebalo spriječiti da unaprijedite način na koji se upravlja vašim poslovanjem izvanškolskih aktivnosti.

Clasero je osmišljen tako da postojeće organizacije mogu prenijeti svoje trenutačne korisnike u sustav, konfigurirati svoje grupe i usluge, organizirati učitelje i lokacije, uspostaviti modele plaćanja i nastaviti upravljati svojim aktivnostima iz povezanijeg okruženja.

A ako vam priprema svega toga samostalno djeluje kao nepotrebno administrativno opterećenje, možete zatražiti pomoć Clasero tima pri početnom postavljanju i uvozu podataka o korisnicima.

Počnite s informacijama koje već imate, odlučite želite li konfigurirati Clasero samostalno ili uz pomoć pri uvođenju i izgradite sustav oko poslovanja koje već vodite.