Kako premjestiti više lokacija u Clasero korak po korak - bez migriranja svega odjednom

Prelazak obrazovne tvrtke s više lokacija na novi softver može djelovati rizično. Možda imate stotine učenika, nekoliko podružnica, više nastavnika, ponavljajuće lekcije, različite modele plaćanja i godine korisničkih podataka.

Najsigurniji pristup obično nije premjestiti sve odjednom.

Ako trebate promijeniti softver za upravljanje nastavom na više lokacija, započnite s jednom reprezentativnom podružnicom. Testirajte Clasero sa stvarnim učenicima, nastavnicima, lekcijama, naplatom i pristupom za roditelje. Ispravite sve probleme koje otkrijete, a zatim taj provjereni postupak primijenite na sljedećoj lokaciji.

To je glavna prednost fazne migracije na Clasero: problemi ostaju mali dok još uvijek učite.

Praktično uvođenje izgleda ovako:

Odaberite pilot-podružnicu → očistite podatke → konfigurirajte Clasero → testirajte uvoz → održite stvarne lekcije → provjerite naplatu i pristup roditelja → odobrite pilot → ponovite za sljedeću podružnicu.

Pilot je spreman za nastavak kada su podaci točni, nastavnici mogu normalno održavati lekcije, naplata se može provjeriti, roditelji mogu pristupiti informacijama koje trebaju i nijedan kritičan problem ne zahtijeva ponavljane ručne ispravke.

1. Mapirajte svoje trenutačno postavke prije migracije

Započnite dokumentiranjem načina na koji vaša organizacija danas funkcionira.

Navedite svoje:

lokacije i prostorije;
usluge i razrede;
nastavnike;
aktivne učenike;
rasporede lekcija;
modele plaćanja;
važne administrativne procese.

Također identificirajte neuobičajene slučajeve.

Nastavnik može raditi na nekoliko lokacija. Učenik može pohađati više od jednog razreda. Jedna podružnica može koristiti drugačiji način plaćanja.

Poznavanje toga prije migracije olakšava ispravno ponovno postavljanje upravljanja nastavom na više lokacija.

Također biste trebali odlučiti koje podatke zaista treba premjestiti.

Vaš stari sustav može sadržavati godine zapisa, ali nisu svi potrebni za svakodnevni rad. Odvojite informacije koje su vam odmah potrebne od povijesnih podataka koji trebaju ostati dostupni samo za referencu.

Ako vaš trenutačni sustav to dopušta, zadržite izvoz ili dostupnu kopiju važnih starih zapisa prije prijelaza.

2. Odaberite jednu reprezentativnu podružnicu kao pilot

Nemojte započeti migracijom svake lokacije.

Odaberite jednu podružnicu koja predstavlja način na koji vaša organizacija inače posluje.

Najbolji pilot obično nije vaša najmanja podružnica niti ona najsloženija. Umjesto toga, odaberite lokaciju koja koristi većinu vaših uobičajenih radnih tijekova, a da pritom ne izlaže vašu najveću skupinu korisnika prvoj migraciji.

Dobar pilot trebao bi uključivati:

tipične razrede i rasporede;
uobičajene načine plaćanja;
nekoliko aktivnih nastavnika;
dovoljno učenika za testiranje svakodnevnog rada;
osoblje koje može dati korisne povratne informacije.

Cilj nije stvoriti savršenu demonstraciju. Cilj je testirati Clasero u stvarnom radnom okruženju prije nego što ostatak vaše organizacije počne ovisiti o njemu.

Pilot bi trebao učiniti dvije stvari: dokazati da postavke rade i stvoriti proces koji možete ponoviti.

3. Očistite i mapirajte korisničke podatke prije uvoza

Dobra migracija podataka o učenicima počinje prije uvoza.

Clasero omogućuje ručno stvaranje profila učenika i podržava uvoz postojećih korisničkih podataka iz Excela ili Google Sheetsa.

Prije nego što uvezete učenike iz Excela, očistite izvorne podatke.

Provjerite postoje li duplikati zapisa, neaktivni korisnici, zastarjeli kontaktni podaci, nedosljedna imena, nedostajuće informacije o roditeljima i netočne dodjele razreda.

Zatim mapirajte informacije iz starog sustava na nove postavke.

Na primjer:

Ime učenika → profil učenika
E-pošta roditelja → kontaktni podaci roditelja
Trenutačni razred → dodjela razredu
Način plaćanja → odgovarajuća usluga i postavke plaćanja

Točno mapiranje ovisi o vašim postojećim podacima.

Nemojte pokušavati odmah migrirati korisničke podatke za cijelu podružnicu.

Započnite s malim uzorkom. Otvorite nekoliko uvezenih zapisa i provjerite imena, kontaktne podatke, dodjele razreda i druge važne informacije.

Ako su uvezene vrijednosti pogrešne, ispravite izvorne podatke ili mapiranje polja. Ako su podaci točni, ali se učenici pojavljuju u pogrešnom razredu, usluzi ili podružnici, umjesto toga pregledajte konfiguraciju Clasera.

Ta je razlika važna. Pomaže vam riješiti stvarni problem umjesto da stalno ispravljate pojedinačne zapise.

4. Konfigurirajte Clasero i testirajte stvarne lekcije

Kada su pilot-podaci spremni, konfigurirajte lokaciju u Claseru.

Postavite podružnicu, prostor ili prostorije, usluge, razrede, nastavnike, opcije plaćanja i relevantne postavke tvrtke. Claseroov način postavljanja pruža strukturirani kontrolni popis za pripremu sustava za svakodnevnu upotrebu.

Zatim izradite stvarni raspored lekcija.

Claseroov planer lekcija omogućuje planiranje lekcija pomoću informacija kao što su podružnica, razred, nastavnik, prostorija, vrijeme lekcije i ponavljajući raspored.

Sada to testirajte tijekom stvarnih lekcija.

Nastavnici bi trebali moći pronaći svoje razrede, vidjeti točne učenike i bilježiti prisutnost bez potrebe za stalnom pomoći administratora.

Dodijelite jednoj osobi internu odgovornost za migraciju. Ta bi osoba trebala održavati kontrolni popis uvođenja, bilježiti probleme, potvrđivati da su ispravci testirani, prikupljati povratne informacije nastavnika i odlučiti je li pilot spreman za sljedeću fazu.

To migraciji daje jasnog vlasnika umjesto da problemi ostanu raspršeni među različitim ljudima.

5. Testirajte naplatu i odaberite jasnu točku prijelaza

Naplatu treba testirati odvojeno od uvoza korisnika.

Clasero podržava modele plaćanja pretplatom i plaćanjem po korištenju. Testirajte načine plaćanja koje vaši pilot-korisnici stvarno koriste.

Uzmite nekoliko stvarnih primjera korisnika i usporedite očekivani rezultat s rezultatom iz novog radnog tijeka u Claseru.

Gdje je relevantno, uključite korisnike s različitim načinima plaćanja ili manje uobičajenim situacijama.

Nemojte odmah prijeći na izdavanje računa u velikom opsegu dok ti primjeri ne budu provjereni.

Također biste trebali odabrati jasnu točku prijelaza.

Ovisno o vašem poslovanju, to može biti početak novog mjeseca, obračunskog razdoblja, semestra ili ciklusa tečaja.

Od tog trenutka nadalje svi bi trebali znati gdje se bilježe trenutačna prisutnost, promjene korisnika i informacije o naplati.

Privremeno zadržavanje starog sustava radi povijesne reference može biti korisno. Održavanje dviju proturječnih verzija trenutačnih podataka nije.

6. Testirajte pristup roditelja i složene slučajeve

Vaši zaposlenici nisu jedini na koje migracija utječe.

Putem my.clasero.com roditelji mogu pristupiti informacijama kao što su rasporedi lekcija, prisutnost, računi, status plaćanja i relevantne informacije o lekcijama.

Najprije predstavite portal pilot-skupini.

Pogledajte koja pitanja roditelji postavljaju, a zatim poboljšajte svoje upute prije nego što sustav uvedete u druge podružnice.

Istodobno testirajte situacije koje su manje jednostavne.

Na primjer:

učenik koji pohađa nekoliko razreda;
nastavnik koji radi na više lokacija;
korisnici koji koriste različite modele plaćanja;
razredi s neuobičajenim rasporedom.

Svrha pilota je rano pronaći te probleme, a ne dokazati da najjednostavniji slučajevi funkcioniraju.

7. Upotrijebite Go/No-Go provjeru prije prelaska sljedeće podružnice

Nemojte premjestiti sljedeću lokaciju samo zato što pilot radi određeni broj dana.

Nastavite kada važni radni tijekovi budu provjereni.

Prije odobravanja sljedeće podružnice potvrdite da:

su korisnički zapisi uvezeni i provjereni;
se učenici pojavljuju u točnim razredima;
su rasporedi točni;
nastavnici mogu bilježiti prisutnost;
su potrebni modeli plaćanja testirani;
su provjereni primjeri izračuna računa;
pristup roditelja radi kako je predviđeno;
su neuobičajeni slučajevi testirani;
su kritični problemi riješeni.

Ako se naplata ne može uskladiti, dodjele korisnika nisu pouzdane ili nastavnici i dalje trebaju čestu administrativnu pomoć, zaustavite uvođenje.

Zadržite sljedeću podružnicu na postojećem sustavu dok se problem ne riješi.

Kada se pilot stabilizira, spremite konačna pravila mapiranja podataka, korake uvoza, konfiguraciju podružnice, upute za nastavnike, provjere naplate, upute za roditelje i kontrolni popis za odobrenje.

To postaje vaš paket za uvođenje za sljedeću podružnicu.

Premjestite jednu podružnicu, učite iz nje, a zatim ponovite

Prelazak velike obrazovne tvrtke na Clasero ne mora biti jedan veliki projekt prijelaza odjednom.

Započnite s jednom reprezentativnom lokacijom. Testirajte stvarne korisničke podatke, stvarne nastavnike, stvarne lekcije, naplatu i pristup roditelja. Ispravite ono što otkrijete dok je broj pogođenih korisnika još uvijek ograničen.

Zatim ponovite postupak koristeći paket za uvođenje stvoren tijekom pilota.

To je stvarna vrijednost fazne migracije: testirajte jednom, poboljšajte jednom, a zatim proširite provjeren proces na ostatak svoje organizacije.

Ako planirate prijeći sa svog trenutačnog programa na clasero.com, započnite odabirom prave pilot-podružnice i izgradnjom procesa migracije koji možete s pouzdanjem ponovno koristiti na svakoj lokaciji.