Bojite se promijeniti softver za upravljanje nastavom? Clasero vam može pomoći u uvozu postojećih učenika i postavljanju vašeg poslovanja
Znate da vaš trenutačni administrativni sustav stvara previše posla. Ali promjena djeluje rizično.
Što će se dogoditi s vašim postojećim polaznicima? Tko će ponovno unijeti vaše razrede, lokacije, učitelje i načine plaćanja? Što ako nešto bude pogrešno postavljeno? I, možda najvažnije, tko ima vremena upravljati cijelom migracijom dok se nastava i dalje održava?
Te brige sprječavaju mnoge etablirane škole, akademije, studije i programe produženog boravka da promijene softver za upravljanje nastavom.
Uz Clasero, ne morate nužno sami prolaziti kroz prijelaz.
Postojeći podaci o kupcima i polaznicima mogu se uvesti iz Excela ili Google Sheetsa. Vaša postojeća poslovna struktura zatim se može postaviti u Claseru, a ako vam nije ugodno sve raditi sami, Clasero može pomoći s početnim postavljanjem i uvođenjem na zahtjev.
Promjena sustava ne mora značiti početak ispočetka — niti da migraciju morate rješavati sami.
„Već imamo previše polaznika da bismo mijenjali sustav”
Poslovanje s 200 postojećih polaznika ima vrlo drukčiji izazov migracije od novog instruktora koji počinje s pet klijenata.
Ponovni ručni unos svakog polaznika stvorio bi nepotreban posao. Zato Clasero podržava uvoz postojećih podataka o polaznicima i kupcima iz Excela ili Google Sheetsa.
Prije migracije odlučite koji zapisi o kupcima trebaju postati dio vašeg aktivnog radnog sustava.
Možda ćete htjeti odvojiti trenutačne polaznike od neaktivnih zapisa, prepoznati duplikate, provjeriti kontaktne podatke i pregledati informacije koje su se nakupile tijekom vremena.
Zadržite izvornu datoteku nepromijenjenom. Ako čistite ili reorganizirate podatke o kupcima za migraciju, radite iz zasebne kopije kako bi izvorni zapisi ostali dostupni.
Cilj nije ponovno izgraditi vašu bazu podataka kupaca. Cilj je prenijeti korisne informacije koje već imate u sustav koji ćete ubuduće koristiti.
Što se može uvesti, a što treba postaviti?
To je važna razlika pri planiranju postavljanja Clasera.
Postojeći podaci o kupcima i polaznicima mogu se uvesti iz Excela ili Google Sheetsa.
Struktura oko tih kupaca postavlja se kao dio početne konfiguracije. Ovisno o vašoj organizaciji, to može uključivati podružnice, prostore, usluge, razrede, zaposlenike, učitelje, postavke plaćanja i postavke tvrtke.
Stoga prijelaz na Clasero ne treba shvatiti kao automatski prijenos svake povijesne stavke iz svakog sustava koji ste ikada koristili.
Umjesto toga, proces ima dva praktična dijela: prenijeti vašu postojeću bazu kupaca i postaviti Clasero prema načinu na koji vaša organizacija danas posluje.
Ako želite pomoć u tom procesu, Clasero onboarding uz pomoć može uključivati i uvoz podataka o kupcima i pomoć s ključnim dijelovima početne poslovne konfiguracije.
„Naša je organizacija previše složena za prijelaz”
Zamislite pružatelja programa produženog boravka s 200 polaznika, tri lokacije, šest učitelja, osam grupa, mjesečnim pretplatama i kupcima koji plaćaju po dolasku.
Takvo poslovanje već ima operativni model. Promjena softvera ne bi trebala zahtijevati izmišljanje novog.
Pružatelj može pripremiti očišćenu kopiju svoje tablice s podacima o kupcima i identificirati svoje trenutačne lokacije, razrede, učitelje, usluge i načine plaćanja. Ti poslovni elementi zatim se mogu postaviti u Claseru, dok se postojeći podaci o kupcima i polaznicima uvoze.
Polaznici se zatim mogu povezati s odgovarajućom strukturom i provjeriti prije nego što Clasero postane glavni sustav za tekuću administraciju.
Organizacija može dovršiti ovaj proces samostalno putem Setup Modea ili zatražiti pomoć od Clasera s uvozom podataka o kupcima i početnim postavljanjem.
Ta je razlika važna za školu s više lokacija. Pitanje više nije samo: „Možemo li prijeći?” Ono postaje: „Kolikim dijelom prijelaza želimo upravljati sami?”
„Bojim se da ću nešto pogrešno postaviti”
To je možda najvažniji prigovor od svih.
Možete savršeno razumjeti svoje poslovanje, a ipak se osjećati nesigurno pri postavljanju novog sustava. Vlasnik škole ne bi trebao morati postati stručnjak za migraciju softvera samo kako bi unaprijedio način upravljanja poslovanjem.
Možda vas brine da ćete kupce pogrešno rasporediti, zaboraviti neki razred, odabrati pogrešan način plaćanja ili strukturirati više lokacija na način koji će kasnije stvarati probleme.
Zato Clasero nudi i samostalno postavljanje i pomoć.
Na zahtjev, Clasero može pomoći s dokumentiranim dijelovima početnog onboardinga, uključujući uvoz postojećih podataka o kupcima i postavljanje poslovnih informacija, podružnica, usluga, razreda, zaposlenika, postavki plaćanja i drugih informacija potrebnih za početak korištenja sustava.
Onboarding uz pomoć ne znači da se svaki dio povijesnih informacija iz starog sustava automatski prenosi. To znači da možete dobiti praktičnu pomoć s početnim Clasero onboardingom umjesto da sami prolazite kroz svaki dio postavljanja.
Što trebate pripremiti ako želite pomoć s migracijom?
Vi poznajete svoju organizaciju bolje od bilo koga drugoga. Svrha postavljanja uz pomoć jest pomoći prenijeti informacije o kupcima i operativnu strukturu koju već imate u Clasero.
Prije početka korisno je pripremiti:
- vašu trenutačnu tablicu s podacima o kupcima ili polaznicima;
- podatke o roditeljima ili skrbnicima, gdje je primjenjivo;
- vaše aktivne podružnice i nastavne lokacije;
- učionice ili prostore koji se koriste za nastavu;
- trenutačne usluge i grupe;
- podatke o učiteljima i zaposlenicima;
- postojeće pretplate ili modele plaćanja po dolasku;
- relevantne postavke tvrtke;
- sve neuobičajene dogovore s kupcima koji bi mogli zahtijevati pojedinačnu pažnju.
Ne mora se sve s ovog popisa nužno skupno uvoziti. Neke se informacije koriste za ispravno postavljanje poslovanja.
Ako je sve to spremno, vašem timu ili Clasero timu daje se jasnija početna točka.
„Što ako prijelaz poremeti našu trenutačnu nastavu?”
Migracija bi trebala podržati vaše postojeće poslovanje, a ne ga prekidati.
Razuman pristup jest pripremiti novu strukturu dok se vaša trenutačna nastava nastavlja, unijeti relevantne podatke o kupcima i pregledati postavke prije nego što se oslonite na Clasero za svakodnevnu administraciju.
Odaberite jasnu točku od koje će se tekuća administracija prebaciti na novi sustav, umjesto da iste zapise neograničeno održavate na dva mjesta.
Prije puštanja u rad provjerite odražava li migracija vaše stvarno poslovanje.
Otvorite nekoliko profila polaznika. Provjerite kupce iz različitih razreda i lokacija. Potvrdite dodjele učitelja. Pregledajte uzorak različitih načina plaćanja. Provjerite odgovaraju li podružnice, usluge i razredi organizaciji kojom doista upravljate.
To su najbolje prakse migracije, a ne automatske funkcije Clasera, ali mogu pomoći u prepoznavanju problema s konfiguracijom prije nego što postanu dio vašeg svakodnevnog rada.
Migracija vam može ostaviti čišći sustav nego prije
Promjena softvera za upravljanje polaznicima također može otkriti administrativne probleme koji su se nakupili tijekom vremena.
Možda ćete otkriti duplikate polaznika, zastarjele kontaktne podatke, nazive razreda koji se više ne koriste, stare lokacije ili stupce u tablici koji više nikome nisu potrebni.
Malo je koristi od prenošenja nepotrebne složenosti samo zato što je postojala u prethodnom procesu.
Migracija je prilika da zadržite informacije o kupcima koje trebate, zasebno sačuvate izvorne zapise i izgradite jasniju radnu strukturu za budućnost.
Za rastuće programe produženog boravka i pružatelje nastave na više lokacija, to može biti gotovo jednako vrijedno kao i sama promjena softvera.
Možete prijeći bez da sami prolazite kroz cijeli prijelaz
Vaši polaznici već postoje. Vaši učitelji već poznaju svoje razrede. Vaše lokacije, usluge i načini plaćanja već su dio poslovanja.
Promjena softvera za upravljanje nastavom ne bi trebala zahtijevati ponovno stvaranje svega toga iz sjećanja.
Clasero omogućuje uvoz postojećih podataka o kupcima i polaznicima iz Excela ili Google Sheetsa, dok se sustav postavlja prema vašem trenutačnom poslovanju. A ako vas je upravo pomisao da sami upravljate migracijom do sada zaustavljala, možete zatražiti pomoć s početnim uvozom kupaca i postavljanjem.
Započnite s informacijama koje već imate, odlučite što želite prenijeti i odaberite želite li dovršiti postavljanje samostalno ili uz pomoć Clasera.