Početak rada s Claserom lakši je nego što mislite: odaberite samostalno postavljanje ili postavljanje uz pomoć

Početak rada s novim softverom za upravljanje izvannastavnim tečajevima jednostavan je kada je vaše poslovanje potpuno novo. Veći je izazov kada već imate učenike, nastavnike, lokacije, tečajeve, rasporede i dogovorene načine plaćanja.

Upravo zato postavljanje Clasera nudi dva praktična pristupa.

Svoje poslovanje možete sami konfigurirati pomoću Clasero strukturiranog načina postavljanja ili možete zatražiti pomoć Clasero tima pri početnom procesu uvođenja. Potpomognuto postavljanje može uključivati uvoz postojećih podataka o korisnicima i konfiguriranje poslovnih podataka, podružnica, usluga, tečajeva, zaposlenika, postavki plaćanja i drugih informacija potrebnih za početak korištenja Clasera.

Za etabliranu školu, akademiju, studio ili izvannastavni program to znači da ne morate nužno ručno iznova graditi svoje poslovanje od samog početka.

Što je potrebno postaviti u Claseru?

Clasero se temelji na strukturi vašeg stvarnog poslovanja.

Ovisno o tome kako vaša organizacija posluje, početno postavljanje može uključivati:

podaci o tvrtki i postavke;
podružnice i nastavne lokacije;
prostori ili učionice;
usluge i tečajevi;
nastavnici i zaposlenici;
mogućnosti plaćanja;
postojeći korisnici i učenici.

To je osobito važno za organizacije koje upravljaju izvannastavnim tečajevima na više lokacija. Poslovanje s jednim instruktorom i jednim tečajem ima vrlo drukčije potrebe postavljanja od škole koja vodi više programa s više nastavnika i podružnica.

Clasero način postavljanja pruža strukturirani kontrolni popis koji pomaže pripremiti sustav za svakodnevnu upotrebu.

Opcija 1: Sami postavite Clasero pomoću načina postavljanja

Ako su vaši podaci o korisnicima organizirani i već znate kako želite da vaše poslovanje bude prikazano u sustavu, samostalno postavljanje Clasera može biti najjednostavniji pristup.

Praktičan redoslijed je prvo izraditi poslovnu strukturu, a zatim dodati korisnike:

Unesite podatke o svojoj tvrtki i postavke.
Izradite podružnice i prostore.
Konfigurirajte svoje usluge.
Izradite odgovarajuće tečajeve.
Dodajte nastavnike i zaposlenike.
Postavite mogućnosti plaćanja.
Dodajte ili uvezite postojeće korisnike i učenike.
Pregledajte strukturu prije početka svakodnevnog korištenja.

Ovaj redoslijed pomaže osigurati da uvezeni učenici imaju dostupne odgovarajuće tečajeve, usluge, lokacije i strukturu plaćanja kada ih počnete organizirati.

Samostalno postavljanje posebno je prikladno kada netko unutar vaše organizacije već razumije vašu operativnu strukturu i želi izravnu kontrolu nad konfiguracijom.

Opcija 2: Zatražite pomoć pri uvođenju Clasera i uvozu korisnika

Početnu konfiguraciju ne morate dovršiti sami.

Na zahtjev, Clasero tim može pomoći pri uvođenju, uključujući uvoz postojećih podataka o korisnicima i konfiguriranje dijelova poslovne strukture potrebnih za početak korištenja sustava.

Pomoć može obuhvaćati:

postojeće podatke o korisnicima;
poslovne podatke;
podružnice;
usluge;
tečajeve;
zaposlenike;
postavke plaćanja;
druge informacije potrebne za početno postavljanje.

To može biti osobito korisno pri prelasku etabliranog poslovanja u Clasero.

Zamislite plesnu školu sa 180 učenika, tri lokacije, šest nastavnika, osam redovitih grupa tečajeva i kombinacijom korisnika s pretplatom i korisnika koji plaćaju po dolasku.

Škola bi mogla sve sama konfigurirati putem načina postavljanja. Alternativno, mogla bi pripremiti svoje postojeće evidencije korisnika i poslovne informacije te zatražiti potpomognuto uvođenje u Clasero za početno postavljanje i uvoz podataka o korisnicima.

Važno je da postojanje postojeće baze korisnika ne znači da morate ponovno krenuti od nule.

Možete li uvesti postojeće učenike u Clasero?

Da. Clasero podržava dodavanje postojećih podataka o korisnicima i učenicima iz Excela ili Google Sheetsa, što olakšava prijenos postojećih evidencija umjesto ručnog unosa svakog učenika.

Tablica podataka o korisnicima također se može konfigurirati pomoću dostupnih polja, uključujući promjenu prikazanih polja i određivanje njihova redoslijeda.

Prije uvoza postojećih učenika pažljivo pregledajte svoje podatke.

Provjerite sljedeće:

dvostruke evidencije korisnika;
učenike koji više nisu aktivni;
netočna imena ili kontaktne podatke;
nedosljedne podatke;
informacije koje vam više nisu potrebne;
nedostajuće pojedinosti koje treba ispraviti prije migracije.

Također je dobra praksa zadržati neizmijenjenu kopiju izvorne datoteke korisnika prije njezina čišćenja ili reorganizacije.

Ako prvo pripremite svoje podatke, i samostalno i potpomognuto uvođenje bit će jednostavniji.

Što biste trebali pripremiti prije početka?

Ne morate redizajnirati cijelo svoje poslovanje prije otvaranja Clasera, ali ako su vaše postojeće informacije organizirane, postavljanje može biti znatno jednostavnije.

Ovisno o vašoj organizaciji, pripremite:

svoje trenutačne evidencije učenika ili korisnika;
podatke o roditeljima ili skrbnicima, gdje je primjenjivo;
strukturu svojih podružnica i lokacija;
učionice ili prostore koji se koriste za tečajeve;
usluge koje trenutačno pružate;
nazive tečajeva ili grupa;
podatke o nastavnicima i zaposlenicima;
postojeće pretplate ili modele plaćanja po korištenju;
postavke tvrtke kao što su valuta i regionalne postavke.

Ako se vaši podaci o korisnicima već vode u Excelu ili Google Sheetsu, ta postojeća datoteka može biti važno polazište za uvoz učenika u Clasero.

Ne predstavlja nužno svaka stavka s ovog kontrolnog popisa polje za skupni uvoz. Neke informacije jednostavno je korisno imati spremne pri konfiguriranju vaše organizacije.

Samostalno ili potpomognuto postavljanje: što je bolje za vas?

Ne postoji jedan jedini ispravan izbor.

Samostalno postavljanje može biti prikladno ako vaša organizacija ima relativno jednostavnu strukturu, vaši podaci o korisnicima već su organizirani i nekome u vašem timu odgovara konfiguriranje sustava.

O potpomognutom postavljanju možda vrijedi razmisliti ako imate:

mnogo postojećih učenika;
više podružnica ili lokacija;
više nastavnika ili zaposlenika;
brojne usluge ili grupe tečajeva;
različite načine plaćanja korisnika;
postojeće podatke o korisnicima koje treba prenijeti.

Izbor ovisi o tome koliko početnog administrativnog posla želite sami preuzeti.

Clasero možete konfigurirati samostalno, a mogućnost traženja dodatne pomoći znači da složenije postojeće poslovanje ne mora pristupiti uvođenju na potpuno isti način kao malo novo poslovanje.

Zašto je važno ispravno postaviti početnu strukturu

Dobro postavljanje nije samo pitanje dovršavanja kontrolnog popisa za uvođenje. Ono određuje koliko će Clasero kasnije lako podržavati svakodnevnu administraciju.

Nakon konfiguracije, sustav može povezati raspored tečajeva, učenike, nastavnike, prisutnost, usluge i načine plaćanja.

Nastava se može planirati odabirom odgovarajuće podružnice ili lokacije, tečaja, nastavnika, učionice i vremena nastave. Nastavnici mogu bilježiti prisutnost tijekom nastave, dok usluge mogu koristiti modele plaćanja temeljene na pretplati ili plaćanju po korištenju.

Roditelji također mogu pristupiti relevantnim informacijama putem my.clasero.com, uključujući rasporede nastave, informacije o prisutnosti, račune i status plaćanja te pojedinosti povezane s uslugama njihova djeteta.

Što početna struktura bolje odražava vašu stvarnu organizaciju, to taj povezani tijek rada postaje korisniji.

Započnite s pristupom postavljanju koji odgovara vašem poslovanju

Prelazak na novi sustav upravljanja ne bi trebao zahtijevati da zaboravite poslovnu strukturu i evidencije korisnika koje već imate.

Uz Clasero možete koristiti način postavljanja kako biste sami dovršili postavljanje Clasera, uključujući unos postojećih podataka o učenicima iz Excela ili Google Sheetsa.

Ako je vaša organizacija već etablirana ili složenija, umjesto toga možete zatražiti pomoć Clasero tima s uvozom podataka o korisnicima i početnim uvođenjem.

Započnite pregledom informacija koje već koristite za vođenje svojih tečajeva. Zatim odaberite želite li Clasero konfigurirati samostalno ili zatražiti pomoć pri pripremi sustava prema poslovanju koje već imate.