Već imate sopstveni softver za upravljanje časovima? Izračunajte koliko vas to zaista košta pre nego što razvijete još jednu funkcionalnost

„Већ имамо сопствени софтвер.“

За школу, академију, плесни студио, спортски клуб, фирму за подучавање или другог пружаоца ваншколског образовања, то може звучати као добар разлог да се не разматра други систем.

Али право питање није да ли већ имате софтвер.

Оно гласи:

Колико ће вас тај софтвер коштати у наредних 12 месеци?

Clasero вам омогућава да престанете сами да финансирате развој стандардног софтвера и да користите токове рада који су већ направљени и одржавани за ваншколске делатности.

Посматрајте га као специјализовани софтвер за управљање ваншколским часовима који може да скине део развојног оптерећења са ваше организације. Уместо да наручујете још једну функцију за распоред, ток рада за наплату, извештај или алат намењен родитељима, прво можете проверити да ли Clasero то већ нуди.

То мења поређење са:

„Наш софтвер наспрам још једне претплате.“

у:

„Још једна година одржавања, развоја, ручне администрације и техничке зависности наспрам софтвера који можда већ нуди оно што планирамо да направимо.“

Ваш сопствени софтвер и даље има стварни годишњи трошак

Прилагођени софтвер можда не генерише месечни SaaS рачун, али то не значи да је бесплатан.

Његови трошкови су често распоређени по различитим буџетима и запосленима.

Да бисте разумели своје стварне трошкове одржавања софтвера, израчунајте шта је систем захтевао током последњих 12 месеци:

• Подршку програмера или ИТ подршку
• Хостинг и инфраструктуру
• Исправке грешака и техничка ажурирања
• Безбедносне радове и радове на компатибилности
• Нове функције и интеграције
• Време запослених утрошено на дефинисање захтева
• Време запослених утрошено на тестирање измена и координацију програмера
• Ручни рад изазван недостатком функционалности

Затим процените исте трошкове за наредних 12 месеци.

Техничка зависност је такође важна.

Ако један запослени, фриленсер, агенција или софтверска компанија разуме већину вашег прилагођеног софтвера за управљање часовима, колико би лако неко други могао да га одржава ако та особа више не би била доступна?

Постоји и трошак чекања. Док се прилагођена функција спецификује, развија, тестира, исправља и пушта у рад, запослени могу наставити да користе ручни процес који је та функција требало да замени.

Зато озбиљно поређење прилагођеног софтвера и SaaS-а мора да гледа унапред, а не уназад.

Колико би сати Clasero морао да уштеди да би покрио свој трошак?

Једноставан прорачун чини одлуку практичнијом:

Годишњи трошак Clasero-а ÷ стварни трошак рада по сату = административни сати за достизање тачке покрића

Где је могуће, користите стварни трошак запослења запосленог који обавља посао, а не само његову нето плату.

Резултат показује приближно колико би радних сати Clasero морао да уштеди у једној години да би сама вредност тих сати била једнака трошку његове претплате.

Затим упоредите ту бројку са административним сатима које је ваш тим заиста потрошио прошле године.

Трошкове развоја треба разматрати одвојено.

Ако Clasero већ нуди функцију коју сте планирали да наручите, развој, тестирање и будуће одржавање те функције можда више неће бити потребни.

Користите своје стварне пословне трошкове, а не претпостављене уштеде.

Боље питање није једноставно:

„Колико Clasero кошта?“

Оно гласи:

„Који рад и који будући развој Clasero може да замени?“

Један понављајући задатак може променити прорачун

Фактурисање је добар пример.

Спецификација Clasero-а описује једног наставника у плесној школи који управља са око 200 ученика и који је раније проводио више од четири сата сваког месеца припремајући појединачне фактуре. У том конкретном случају, коришћење Clasero-а уштедело је најмање та четири сата понављајућег месечног рада.

Ако би се исти обим посла понављао сваког месеца, то представља око 48 сати током године.

То је један конкретан пример, а не загарантован резултат за сваку организацију.

Али он показује важну поенту: користан софтвер за наплату часова треба оцењивати по послу који уклања, а не само по томе да ли постоји функција за фактурисање.

Clasero подржава моделе плаћања путем претплате и плаћања по коришћењу. За услуге које се плаћају по коришћењу, евидентиране посете могу се користити при обрачуну трошкова за фактурисање.

То значи да присуство и наплата могу бити део истог тока рада уместо да постану два одвојена административна задатка.

Пре него што направите следећу функцију, проверите да ли је Clasero већ нуди

Упоредите Clasero директно са својим планом развоја софтвера.

Планирате да направите понављајући распоред часова?
Clasero већ подржава планирање наставе по филијали, часу, наставнику, просторији, термину часа и понављајућем распореду.

Планирате да унапредите управљање присуством?
Наставници могу да евидентирају присуство ученика као део тока рада часа.

Планирате да додате проверу доступности наставника?
Clasero може да упозори кориснике када наставник није доступан у изабраном термину часа.

Планирате да аутоматизујете наплату?
Clasero већ подржава више модела плаћања и аутоматизовано фактурисање.

Планирате боље извештаје за више локација?
Извештавање у Clasero-у може да обухвати све филијале или да буде филтрирано по појединачним филијалама и часовима.

Планирате бољи систем намењен родитељима?
Родитељи могу да користе my.clasero.com за приступ релевантним распоредима, евиденцијама присуства, фактурама и информацијама о часовима.

Све ове функције могу се развити по мери.

Важно питање је да ли би требало.

Пре него што употребите буџет за развој да бисте поново креирали стандардну функционалност, проверите шта већ нуди специјализовани софтвер за школску администрацију.

Шта заправо треба да остане прилагођено?

Clasero не мора да замени сваки јединствени процес.

Циљ је да престанете да плаћате цене прилагођеног развоја за функције које су стандардне у целој индустрији.

Користите једноставан тест:

Да ли би некој другој плесној школи, спортској академији, школи језика, фирми за подучавање или ваншколском програму разумно могла бити потребна иста функција?

Ако је одговор да, прво проверите специјализовани софтвер.

Распоред, присуство, доступност наставника, наплата, извештавање и приступ за родитеље су уобичајени оперативни захтеви.

Сачувајте прилагођени развој за процесе који су заиста јединствени за вашу организацију — а не само они који недостају у вашем тренутном софтверу.

Повезани токови рада важнији су од изолованих функција

Вредност расте када је ток рада повезан:

распоред → присуство → наплата → извештавање → приступ за родитеље

Уместо да се исте информације изнова премештају између табела, одвојених апликација, имејлова и извештаја, подаци могу остати део једног оперативног тока.

За организације које раде на више локација, ово такође олакшава управљање часовима на више локација без изградње одвојених административних процеса за сваку филијалу.

Већ имате године података о клијентима? Искрено урачунајте трошкове преласка

Промена система такође има своје трошкове.

Миграција може укључивати конфигурацију, обуку запослених, промене процеса и понекад привремени период у ком оба система раде паралелно.

Укључите те трошкове у поређење.

Clasero подржава увоз постојећих информација о клијентима и ученицима из Excel-а или Google Sheets-а. Његов процес подешавања такође води организације кроз конфигурисање филијала, простора, услуга, часова, запослених, наставника, подешавања плаћања и других кључних информација.

Упоредите обе опције у првој години:

Clasero претплата + труд око миграције и увођења у рад

наспрам

одржавање постојећег система + планирани развој + ручна администрација

Затим упоредите и наредне две или три године.

Једнократни трошкови преласка могу учинити да прва година изгледа веома другачије од каснијих година. Не претпостављајте да је било која опција јефтинија. Користите сопствене бројеве.

Седам питања пре одобравања још једног софтверског пројекта

Пре него што одобрите следећи захтев за развој, питајте:

• Колико је наш постојећи софтвер заиста коштао током последњих 12 месеци?
• Колико ће одржавање и планирани развој коштати током наредних 12 месеци?
• Коју стандардну функцију тренутно планирамо да следећу платимо некоме да изгради?
• Које планиране функције већ постоје у Clasero-у?
• Колико се радних сати запослених и даље троши на табеле, дупли унос, прорачуне и ручна заобилазна решења?
• Који су захтеви заиста довољно јединствени да оправдају прилагођени развој?
• Ако наш тренутни програмер сутра више не би био доступан, колико би лако неко други могао да одржава систем?

Ако ваш постојећи систем већ задовољава ваше потребе, мало кошта за одржавање и захтева минималан даљи развој, можда има смисла да га задржите.

Али пре него што одобрите следећу прилагођену функцију, упоредите колико ће коштати њена израда и одржавање са оним што Clasero већ нуди.