Okullar için Çevrimiçi Fatura Ödemeleri: Ödemeleri Hâlâ Faturalarla Manuel Olarak mı Eşleştiriyorsunuz?

Bir veli bir faturayı öder. Para banka hesabınıza ulaşır. Ancak yine de birinin ödemeyi kontrol etmesi, müşteriyi tanımlaması, doğru faturayı bulması ve durumunu Ödendi olarak değiştirmesi gerekir.

Okul sonrası dersler düzenleyen okullar, akademiler, özel öğretmenler ve işletmeler için bu tekrar eden süreç önemli bir idari yüke dönüşebilir.

Clasero bunu kısaltmaya yardımcı olur.

Desteklenen okullar için çevrimiçi fatura ödemeleri ile bir müşteri, ödenmemiş bir faturayı doğrudan my.clasero.com üzerinden ödeyebilir. Başarılı bir entegre ödeme sonrasında ödeme ilgili faturaya bağlanır ve Clasero bu faturayı otomatik olarak Ödendi olarak işaretler.

Temel fark budur.

Çevrimiçi ödeme, müşteri için ödemeyi kolaylaştırır. Otomatik ödeme mutabakatı ise işletmenin iş yükünü azaltır.

Asıl ödeme sorunu çoğu zaman para geldikten sonra başlar

Fatura göndermek, okul ödeme işlemlerinin yalnızca bir parçasıdır.

Daha az görünür olan iş yükü, müşteri ödeme yaptığında başlar.

Geleneksel bir banka havalesinde bir yöneticinin şunları yapması gerekebilir:

• gelen banka işlemlerini kontrol etmek;
• veliyi veya müşteriyi tanımlamak;
• ödemenin hangi faturaya ait olduğunu belirlemek;
• tutarı doğrulamak;
• yönetim sisteminde faturayı bulmak;
• ödeme durumunu güncellemek.

Bu, okullar için ödeme mutabakatıdır.

Her bir ödeme yalnızca birkaç işlem gerektirebilir. Sorun, bu işlemlerin çok sayıda faturada tekrar edilmesidir.

Bir ödemeyi çevrimiçi kabul etmek sorunun yalnızca bir kısmını çözer. Daha büyük operasyonel fayda, sistemin hangi faturanın ödendiğini de bilmesi ve durumunu otomatik olarak güncellemesiyle ortaya çıkar.

Ödenmemiş bir faturadan otomatik olarak Ödendi durumuna

Clasero, çevrimiçi ödeme sürecini doğrudan faturaya bağlar.

Desteklenen EveryPay entegrasyonu etkinleştirildiğinde, müşteriler my.clasero.com üzerinde ödenmemiş faturaların yanında bir Öde düğmesi görebilir.

Müşteri Öde seçeneğini seçer, desteklenen bankalar arasından seçim yapar ve ödemeyi tamamlar.

Başarılı bir ödeme sonrasında tutar kuruluşun banka hesabına aktarılır ve Clasero ilgili faturayı otomatik olarak Ödendi olarak işaretler.

Ayrı bir manuel fatura durumu güncellemesi gerekmez.

İki iş akışını karşılaştırın:

Geleneksel banka havalesi iş akışı

Fatura düzenlenir → müşteri parayı transfer eder → yönetici bankayı kontrol eder → ödeyeni tanımlar → faturayı bulur → ödemeyi onaylar → fatura durumunu değiştirir.

Entegre Clasero iş akışı

Fatura Clasero’da kullanılabilir → müşteri Öde seçeneğini seçer → müşteri ödemeyi tamamlar → başarılı ödeme ilgili faturaya bağlanır → Clasero faturayı Ödendi olarak işaretler.

Bu otomatik fatura eşleştirme, başlıca idari avantajdır. Başarılı bir ödeme, personel için yeni bir görev oluşturmak yerine faturayı kapatabilir.

Otomatik fatura mutabakatı neden önemlidir?

Bir fatura bankada ödenmiş olabilir, ancak yönetim sisteminde hâlâ ödenmemiş görünebilir.

Bu, para tahsilatı ile faturanın güncellenmesinin ayrı süreçler olması durumunda gerçekleşir.

Bu durum gereksiz işe yol açabilir. Personel bankayı tekrar kontrol edebilir, başka bir yönetici güncel olmayan bilgileri görebilir veya bir müşteri zaten ödenmiş bir fatura hakkında aranabilir.

Otomatik fatura mutabakatı ile başarılı bir entegre ödeme, Clasero’daki ilgili faturayı günceller.

Bu ödemelerde personel, önce bankayı kontrol edip ardından kaydı manuel olarak değiştirmek yerine Clasero’daki güncellenmiş fatura durumunu kullanabilir.

Okul faturalama otomasyonunun faydalı olduğu nokta burasıdır: her başarılı ödemeden sonra gereken rutin işlemlerin sayısını azaltır.

Daha bağlantılı bir faturalama iş akışı

Eğitim sağlayıcıları genellikle devam takibini, ödeme modellerini, faturaları ve gelen ödemeleri aynı operasyonel sürecin parçası olarak yönetir.

Clasero hem abonelik tabanlı hem de kullandıkça öde ödeme modellerini destekler.

Kullandıkça öde hizmetlerinde, kaydedilen katılım bilgileri bir öğrencinin ne kadar ödemesi gerektiğini hesaplamak için kullanılabilir ve uygun ziyaretler için faturalar oluşturulabilir. Abonelik faturaları da tek tek veya toplu olarak oluşturulabilir.

Fatura ödeme otomasyonu, bu iş akışını fatura oluşturmanın ötesine taşır.

Desteklendiği durumlarda süreç, fatura oluşturmadan müşteri ödemesine ve ardından otomatik olarak güncellenen fatura durumuna kadar devam edebilir.

Bu, faturalama ile ödeme mutabakatını ayrı idari görevler olarak ele alma ihtiyacını azaltmaya yardımcı olur.

Veliler faturaları ve ödeme durumunu görebilir

my.clasero.com kullanan veliler en son faturalarını görüntüleyebilir, her faturanın ödeme durumunu görebilir ve ödenmemiş bir bakiye olup olmadığını kontrol edebilir.

Çevrimiçi ödemeler etkinleştirildiğinde, ödenmemiş bir faturadan ödeme de başlatabilirler.

Okul sonrası programlar için çevrimiçi ödemeler sunan işletmeler için bu, hem müşteri hem de yönetici açısından faturadan ödemeye daha net bir yol oluşturur.

Bir veli normal banka havalesiyle ödeme yaparsa ne olur?

Her ödemenin entegre çevrimiçi ödeme akışını kullanması gerekmez.

Yukarıda açıklanan otomatik Ödendi durumu, desteklenen EveryPay entegrasyonu üzerinden tamamlanan başarılı ödemeler için geçerlidir.

Müşteriler başka bir ödeme yöntemi kullanırsa, Clasero bu ödemeleri kaydetmek ve mutabakatını yapmak için ek seçenekler sunar.

Bir banka uygun bir CSV işlem dışa aktarımı sağlıyorsa, işletme dosyayı içe aktarmak ve gelen ödemeleri düzenlenen faturalarla senkronize etmek için Clasero’yu yapılandırabilir. İlk eşleştirme yapılandırıldıktan sonra, kaydedilen kurulum gelecekteki içe aktarmalar için yeniden kullanılabilir.

Ödemeler, ödemenin fiilen alındığı tarih de dahil olmak üzere manuel olarak da kaydedilebilir.

Bu, bir kuruluşun her müşterinin aynı süreci izlemesini zorunlu kılmak yerine çevrimiçi fatura ödemelerini mevcut ödeme yöntemleriyle birleştirebileceği anlamına gelir.

Çevrimiçi fatura ödemelerini etkinleştirmek için ne gerekir?

Clasero’nun mevcut teknik dokümantasyonu, Letonya, Litvanya ve Estonya’da Swedbank tarafından sunulan EveryPay ile bir entegrasyonu belgelemektedir.

Kuruluşun öncelikle Clasero üzerinden yapılan ödemeleri kapsayan uygun bir EveryPay sözleşmesine Swedbank ile sahip olması gerekir. Ardından entegrasyonun gerekli EveryPay kimlik bilgileri ve geri çağrı ayarlarıyla yapılandırılması gerekir.

Etkinleştirme ve yapılandırma tamamlandığında, müşteriler desteklenen ödeme akışını kullanarak my.clasero.com üzerinden ödenmemiş faturaları ödeyebilir.

Günlük sonuç basittir: başarılı bir entegre ödeme sonrasında Clasero ilgili faturayı otomatik olarak Ödendi olarak işaretler.

Çevrimiçi fatura ödemeleri: sık sorulan sorular

Clasero bir faturayı otomatik olarak ödendi olarak işaretleyebilir mi?

Evet. Desteklenen EveryPay entegrasyonu üzerinden başarılı bir ödeme yapıldıktan sonra Clasero ilgili faturayı otomatik olarak Ödendi olarak işaretler. Bu ödeme için ayrıca manuel bir fatura durumu güncellemesi gerekmez.

Clasero her banka havalesini otomatik olarak mutabakata alır mı?

Hayır. Tam otomatik iş akışı, desteklenen çevrimiçi entegrasyon üzerinden yapılan başarılı ödemeler için geçerlidir. Diğer ödemeler, desteklenen banka CSV senkronizasyonu ile işlenebilir veya manuel olarak kaydedilebilir.

Veliler faturaları nerede görebilir ve ödeyebilir?

Veliler faturaları my.clasero.com üzerinden görüntüleyebilir. Portal, fatura ödeme durumunu ve ödenmemiş bakiyeleri gösterir. Desteklenen çevrimiçi ödeme entegrasyonu etkinleştirildiğinde, müşteriler ödenmemiş bir faturadan ödeme başlatabilir.

Bir ödeme, yeni bir görev oluşturmak yerine faturayı kapatmalıdır

Okullar ve eğitim işletmeleri zaten öğrencileri, öğretmenleri, programları, devam durumunu, iletişimi ve finansı yönetiyor.

Bankayı kontrol etmek, bir ödemeyi tanımlamak, onu bir faturayla eşleştirmek ve faturayı manuel olarak güncellemek buna bir tekrar eden süreç daha ekler.

Faturaları, ödemeleri ve ödeme durumunu birbirine bağlayan okul faturalama yazılımı ile iş akışı çok daha doğrudan hâle gelir:

Müşteri öder → başarılı ödeme ilgili faturaya bağlanır → Clasero faturayı Ödendi olarak işaretler.

Başarılı entegre ödemeler için bu, hem eğitim sağlayıcısı hem de müşteri açısından daha az manuel mutabakat ve daha net bir ödeme iş akışı anlamına gelir.

Ödemeleri eşleştirmek okulunuzda, akademinizde, özel ders işletmenizde veya okul sonrası programınızda düzenli bir idari göreve dönüşüyorsa, Clasero’nun bu ödeme sürecinin daha büyük bir kısmını tek ve bağlantılı bir iş akışına nasıl taşıyabileceğini inceleyin.