Pāreja uz jaunu programmatūru izglītības uzņēmumam ar vairākām filiālēm var šķist riskanta. Jums var būt simtiem skolēnu, vairākas filiāles, vairāki skolotāji, regulāras nodarbības, dažādi maksājumu modeļi un gadiem krāti klientu dati.
Drošākā pieeja parasti nav pārvietot visu uzreiz.
Ja jums nepieciešams nomainīt nodarbību pārvaldības programmatūru vairākās filiālēs, sāciet ar vienu reprezentatīvu filiāli. Pārbaudiet Clasero ar reāliem skolēniem, skolotājiem, nodarbībām, norēķiniem un vecāku piekļuvi. Novērsiet visas atklātās problēmas un pēc tam izmantojiet šo pārbaudīto procesu nākamajai filiālei.
Tā ir galvenā pakāpeniskas migrācijas uz Clasero priekšrocība: problēmas paliek nelielas, kamēr jūs vēl tikai apgūstat sistēmu.
Praktiska ieviešana izskatās šādi:
Izvēlieties pilotfiliāli → sakārtojiet datus → konfigurējiet Clasero → pārbaudiet importu → vadiet reālas nodarbības → pārbaudiet norēķinus un vecāku piekļuvi → apstipriniet pilotprojektu → atkārtojiet nākamajai filiālei.
Pilotprojekts ir gatavs virzīties tālāk, kad dati ir pareizi, skolotāji var vadīt nodarbības kā parasti, norēķinus var pārbaudīt, vecāki var piekļūt vajadzīgajai informācijai un neviena kritiska problēma neprasa atkārtotu manuālu labošanu.
1. Pirms migrācijas izveidojiet savas pašreizējās sistēmas kartējumu
Sāciet ar dokumentēšanu, kā jūsu organizācija darbojas šodien.
Uzskaitiet savus:
- filiāles un telpas;
- pakalpojumus un nodarbības;
- skolotājus;
- aktīvos skolēnus;
- nodarbību grafikus;
- maksājumu modeļus;
- svarīgos administratīvos procesus.
Nosakiet arī neparastos gadījumus.
Skolotājs var strādāt vairākās filiālēs. Skolēns var apmeklēt vairāk nekā vienu nodarbību. Vienā filiālē var būt atšķirīga maksājumu kārtība.
To zinot pirms migrācijas, nodarbību pārvaldību vairākās filiālēs ir vieglāk pareizi atjaunot.
Jums arī jāizlemj, kuri dati patiešām ir jāpārvieto.
Jūsu vecajā sistēmā var būt gadiem ilgi uzkrāti ieraksti, taču ne visi no tiem ir nepieciešami ikdienas darbam. Atdaliet informāciju, kas jums vajadzīga uzreiz, no vēsturiskajiem datiem, kuriem jāpaliek pieejamiem tikai atsaucei.
Ja jūsu pašreizējā sistēma to ļauj, pirms pārejas saglabājiet eksportu vai pieejamu svarīgo mantoto ierakstu kopiju.
2. Izvēlieties vienu reprezentatīvu filiāli kā pilotprojektu
Nesāciet ar visu filiāļu migrāciju.
Izvēlieties vienu filiāli, kas atspoguļo to, kā jūsu organizācija parasti darbojas.
Labākais pilotprojekts parasti nav ne jūsu mazākā filiāle, ne arī vissarežģītākā. Tā vietā izvēlieties vietu, kur tiek izmantota lielākā daļa jūsu ierasto darba plūsmu, nepakļaujot jūsu lielāko klientu grupu pirmajai migrācijai.
Labā pilotprojektā jāiekļauj:
- tipiskas nodarbības un grafiki;
- izplatītākās maksājumu kārtības;
- vairāki aktīvi skolotāji;
- pietiekami daudz skolēnu, lai pārbaudītu ikdienas darbību;
- darbinieki, kuri var sniegt noderīgu atgriezenisko saiti.
Mērķis nav izveidot perfektu demonstrāciju. Mērķis ir pārbaudīt Clasero reālā darba vidē, pirms no tā kļūst atkarīga pārējā jūsu organizācija.
Pilotprojektam jāizdara divas lietas: jāpierāda, ka iestatījums darbojas, un jāizveido process, ko var atkārtot.
3. Pirms importēšanas sakārtojiet un kartējiet klientu datus
Laba skolēnu datu migrācija sākas vēl pirms importa.
Clasero ļauj skolēnu profilus izveidot manuāli un atbalsta esošo klientu datu importēšanu no Excel vai Google Sheets.
Pirms importējat skolēnus no Excel, sakārtojiet avota datus.
Pārbaudiet dublētus ierakstus, neaktīvus klientus, novecojušu kontaktinformāciju, nekonsekventus vārdus, trūkstošu vecāku informāciju un nepareizus nodarbību piešķīrumus.
Pēc tam kartējiet informāciju no vecās sistēmas uz jauno iestatījumu.
Piemēram:
- Skolēna vārds → skolēna profils
- Vecāka e-pasts → vecāka kontaktinformācija
- Pašreizējā nodarbība → nodarbības piešķīrums
- Maksājumu kārtība → atbilstošais pakalpojums un maksājumu iestatījums
Precīzs kartējums ir atkarīgs no jūsu esošajiem datiem.
Nemēģiniet uzreiz migrēt klientu datus visai filiālei.
Sāciet ar nelielu paraugu. Atveriet vairākus importētos ierakstus un pārbaudiet vārdus, kontaktinformāciju, nodarbību piešķīrumus un citu svarīgu informāciju.
Ja importētās vērtības ir nepareizas, izlabojiet avota datus vai lauku kartējumu. Ja dati ir pareizi, bet skolēni parādās nepareizajā nodarbībā, pakalpojumā vai filiālē, pārskatiet Clasero konfigurāciju.
Šī atšķirība ir svarīga. Tā palīdz atrisināt īsto problēmu, nevis atkārtoti labot atsevišķus ierakstus.
4. Konfigurējiet Clasero un pārbaudiet reālas nodarbības
Kad pilotprojekta dati ir gatavi, konfigurējiet atrašanās vietu Clasero sistēmā.
Iestatiet filiāli, telpas vai kabinetus, pakalpojumus, nodarbības, skolotājus, maksājumu iespējas un atbilstošās uzņēmuma preferences. Clasero Setup Mode nodrošina strukturētu kontrolsarakstu sistēmas sagatavošanai ikdienas lietošanai.
Pēc tam izveidojiet reālo nodarbību grafiku.
Clasero nodarbību plānotājs ļauj plānot nodarbības, izmantojot tādu informāciju kā filiāle, nodarbība, skolotājs, telpa, nodarbības laiks un atkārtots grafiks.
Tagad pārbaudiet to reālu nodarbību laikā.
Skolotājiem jāspēj atrast savas nodarbības, redzēt pareizos skolēnus un reģistrēt apmeklējumu bez pastāvīgas administratora palīdzības.
Nozīmējiet vienu personu, kas iekšēji atbild par migrāciju. Šai personai jāuztur ieviešanas kontrolsaraksts, jāreģistrē problēmas, jāapstiprina, ka labojumi ir pārbaudīti, jāvāc atgriezeniskā saite no skolotājiem un jāizlemj, vai pilotprojekts ir gatavs nākamajam posmam.
Tas nodrošina migrācijai skaidru atbildīgo, nevis atstāj problēmas izkaisītas starp dažādiem cilvēkiem.
5. Pārbaudiet norēķinus un izvēlieties skaidru pārejas brīdi
Norēķini jāpārbauda atsevišķi no klientu importa.
Clasero atbalsta abonēšanas un maksas par faktisko lietojumu maksājumu modeļus. Pārbaudiet tās maksājumu kārtības, ko jūsu pilotprojekta klienti patiešām izmanto.
Paņemiet vairākus reālus klientu piemērus un salīdziniet sagaidāmo rezultātu ar rezultātu no jaunās Clasero darba plūsmas.
Ja nepieciešams, iekļaujiet klientus ar atšķirīgām maksājumu kārtībām vai retāk sastopamām situācijām.
Nepārejiet uz liela mēroga rēķinu izrakstīšanu, kamēr šie piemēri nav pārbaudīti.
Jums arī jāizvēlas skaidrs pārejas brīdis.
Atkarībā no jūsu uzņēmuma tas var būt jauna mēneša, norēķinu perioda, semestra vai kursa cikla sākums.
No šī brīža visiem jāzina, kur tiek reģistrēts aktuālais apmeklējums, klientu izmaiņas un norēķinu informācija.
Var būt noderīgi veco sistēmu uz laiku paturēt vēsturiskai atsaucei. Uzturēt divas pretrunīgas aktuālo datu versijas nav noderīgi.
6. Pārbaudiet vecāku piekļuvi un sarežģītus gadījumus
Jūsu darbinieki nav vienīgie cilvēki, kurus ietekmē migrācija.
Izmantojot my.clasero.com, vecāki var piekļūt tādai informācijai kā nodarbību grafiki, apmeklējums, rēķini, maksājumu statuss un atbilstoša informācija par nodarbībām.
Vispirms iepazīstiniet ar portālu pilotgrupu.
Noskaidrojiet, kādus jautājumus vecāki uzdod, un pēc tam uzlabojiet savas instrukcijas, pirms ieviešat sistēmu citās filiālēs.
Tajā pašā laikā pārbaudiet mazāk vienkāršas situācijas.
Piemēram:
- skolēns, kurš apmeklē vairākas nodarbības;
- skolotājs, kurš strādā vairākās filiālēs;
- klienti, kuri izmanto dažādus maksājumu modeļus;
- nodarbības ar neparastu grafika kārtību.
Pilotprojekta mērķis ir šīs problēmas atklāt savlaicīgi, nevis pierādīt, ka darbojas visvienkāršākie gadījumi.
7. Pirms nākamās filiāles pārcelšanas izmantojiet Go/No-Go pārbaudi
Nepārvietojiet nākamo atrašanās vietu tikai tāpēc, ka pilotprojekts darbojas noteiktu dienu skaitu.
Virzieties tālāk, kad svarīgās darba plūsmas ir pārbaudītas.
Pirms apstiprināt nākamo filiāli, pārliecinieties, ka:
- klientu ieraksti ir importēti un pārbaudīti;
- skolēni parādās pareizajās nodarbībās;
- grafiki ir precīzi;
- skolotāji var reģistrēt apmeklējumu;
- nepieciešamie maksājumu modeļi ir pārbaudīti;
- rēķinu aprēķinu paraugi ir pārbaudīti;
- vecāku piekļuve darbojas, kā paredzēts;
- neparastie gadījumi ir pārbaudīti;
- kritiskās problēmas ir atrisinātas.
Ja norēķinus nevar saskaņot, klientu piešķīrumi nav uzticami vai skolotājiem joprojām bieži nepieciešama administratīva palīdzība, apturiet ieviešanu.
Atstājiet nākamo filiāli esošajā sistēmā, līdz problēma ir novērsta.
Kad pilotprojekts ir stabils, saglabājiet galīgos datu kartēšanas noteikumus, importa soļus, filiāles konfigurāciju, instrukcijas skolotājiem, norēķinu pārbaudes, instrukcijas vecākiem un apstiprināšanas kontrolsarakstu.
Tas kļūst par jūsu ieviešanas pakotni nākamajai filiālei.
Pārvietojiet vienu filiāli, mācieties no tās un pēc tam atkārtojiet
Liela izglītības uzņēmuma pārcelšanai uz Clasero nav jābūt vienam lielam “big-bang” projektam.
Sāciet ar vienu reprezentatīvu atrašanās vietu. Pārbaudiet reālus klientu datus, reālus skolotājus, reālas nodarbības, norēķinus un vecāku piekļuvi. Novērsiet atklātās problēmas, kamēr ietekmēto lietotāju skaits vēl ir ierobežots.
Pēc tam atkārtojiet procesu, izmantojot pilotprojekta laikā izveidoto ieviešanas pakotni.
Tā ir pakāpeniskas migrācijas patiesā vērtība: vienreiz pārbaudīt, vienreiz uzlabot un pēc tam mērogot pārbaudītu procesu visā pārējā organizācijā.
Ja plānojat pāriet no savas pašreizējās programmas uz clasero.com, sāciet ar pareizās pilotfiliāles izvēli un migrācijas procesa izveidi, ko varat droši atkārtoti izmantot katrā atrašanās vietā.
