Clasero automātiski aprēķina katra skolēna maksu par apmeklētajām nodarbībām, balstoties uz reģistrēto apmeklējumu. Pēc tam administratori var ar dažiem klikšķiem masveidā izveidot individuāli aprēķinātus rēķinus.
Iedomājieties, ka pārvaldāt 100 skolēnus deju skolā, mūzikas akadēmijā vai privātstundu centrā. Daži apmeklē četras nodarbības, citi astoņas, un vairāki maksā atšķirīgu cenu par katru nodarbību.
Vai tiešām vēlaties katru mēnesi aprēķināt 100 dažādus rēķinus?
Ar Clasero automatizēta rēķinu izrakstīšana skolēniem atvieglo ikmēneša norēķinus. Skolotāji reģistrē apmeklējumu, sistēma aprēķina maksas, un administratori kopā izveido rēķinus.
Iedomājieties to kā digitālu sekretāru jūsu ikmēneša norēķiniem.
Kāpēc ikmēneša rēķinu izrakstīšana skolēniem aizņem tik daudz laika
Grūtākā daļa skolēnu rēķinu izrakstīšanā nav paša rēķina izveide. Tā ir precīza aprēķināšana, cik katrs skolēns ir parādā.
Pēcstundu programmās apmeklējums var mainīties katru nedēļu.
Viens skolēns apmeklē katru nodarbību. Cits izlaiž divas nodarbības. Kāds pārceļ vienu sesiju, bet cits maksā citu likmi.
Izmantojot rēķinu izrakstīšanu par katru nodarbību atsevišķi, katram skolēnam var būt nepieciešams atšķirīgs aprēķins.
Bez īpaši tam paredzētas sistēmas administratoriem bieži vien ir nepieciešams:
- Apkopot apmeklējuma ierakstus no skolotājiem.
- Pārbaudīt izklājlapas salīdzinājumā ar nodarbību grafikiem.
- Aprēķināt individuālās maksas katram skolēnam.
- Sagatavot rēķinus ar atšķirīgām summām.
- Sekot līdzi maksājumiem un nenomaksātajiem atlikumiem.
Pat desmit skolēni var radīt negaidītu dokumentu apjomu. Ja ir 100 vai 200 skolēnu, šie aprēķini katru mēnesi var aizņemt vairākas stundas.
Tāpēc norēķinu programmatūra pēcstundu izglītībai kļūst īpaši noderīga, skolai augot.
Kā Clasero pārvērš apmeklējumu individuālos rēķinos
Clasero apvieno skolēnu apmeklējuma uzskaiti ar automātiskiem maksājumu aprēķiniem un masveida rēķinu izveidi.
Tā vietā, lai manuāli aprēķinātu, cik katrs skolēns ir parādā, administratori var izmantot apmeklējuma informāciju, ko skolotāji jau ir reģistrējuši.
Lūk, kā šis process darbojas.
1. Iestatiet nodarbības un maksājumu iespējas
Vispirms konfigurējiet savas nodarbības, pakalpojumus un maksājumu kārtību Clasero sistēmā.
Varat noteikt cenu par apmeklējumu skolēniem, kuri maksā par katru nodarbību atsevišķi, un piešķirt atbilstošās maksājumu iespējas.
Esošo skolēnu informāciju var arī importēt no Excel vai Google Sheets, samazinot manuālu datu ievadi.
2. Skolotāji reģistrē faktisko apmeklējumu
Katrai nodarbībai skolotāji atzīmē, kuri skolēni ir piedalījušies, tieši Clasero sistēmā.
Katrs reģistrētais apmeklējums ir saistīts ar attiecīgo nodarbību, skolēnu un maksājumu kārtību.
Administratoriem vairs nav jāapkopo atsevišķas apmeklējuma izklājlapas no katra skolotāja, lai aprēķinātu ikmēneša maksas.
3. Clasero aprēķina individuālās maksas
Skolēniem, kuri maksā par katru nodarbību atsevišķi, Clasero aprēķina maksājamo summu, izmantojot reģistrētos apmeklējumus un piemērojamās likmes.
Skolēns, kurš apmeklē trīs nodarbības, var būt parādā mazāk nekā kāds, kurš apmeklē astoņas. Skolēniem var būt arī atšķirīgas cenas par apmeklējumu.
Izmantojot rēķinu izrakstīšanu, kas balstīta uz apmeklējumu, sistēma veic šos aprēķinus, nevis atstāj tos administratora ziņā.
Ja skolēna maksājumu kārtība mainās, jaunā kārtība tiek piemērota turpmākajām nodarbībām, nemainot maksas par iepriekšējām nodarbībām.
4. Izveidojiet individuālus rēķinus masveidā
Kad pienāk laiks ikmēneša norēķiniem, administrators uzsāk rēķinu izveidi par iepriekšējā perioda atbilstošajiem apmeklējumiem skolēniem, kuri maksā par katru nodarbību atsevišķi.
Clasero izmanto aprēķinātās summas, lai kopā sagatavotu individuālos rēķinus.
Skolēni, kuriem šajā periodā nav atbilstošu apmeklējumu, netiek iekļauti rēķinu izrakstīšanā par atsevišķi apmaksātām nodarbībām.
Rezultātā rodas vienkāršāks process daudzu rēķinu sagatavošanai, pat ja katrs skolēns ir parādā atšķirīgu summu.
Kā tas izskatās ar 100 skolēniem?
Iedomājieties mūzikas skolu, kur skolēni apmeklē atšķirīgu skaitu nodarbību un maksā atšķirīgas likmes.
Lūk, vienkāršs piemērs:
SkolēnsApmeklētās nodarbībasCena par nodarbībuMaksājamā summaEmma5€15€75Oliver8€15€120Sophia3€20€60
Ilustratīvs piemērs, izmantojot hipotētiskas nodarbību cenas.
Emma un Oliver maksā vienādu cenu par nodarbību, bet apmeklē atšķirīgu skaitu nodarbību. Sophia ir mazāk nodarbību un cita likme.
Izmantojot izklājlapas, kādam ir jāpārbauda katra skolēna apmeklējums, jāpiemēro pareizā cena, jāaprēķina summa un jāsagatavo rēķins.
Trīs skolēniem tas ir paveicams. 100 skolēniem ar atšķirīgiem apmeklējuma ierakstiem un maksājumu kārtību tas kļūst par atkārtotu darbu.
Clasero aprēķina šīs individuālās maksas no reģistrētajiem apmeklējumiem un konfigurētajām likmēm. Pēc tam administrators var kopā izveidot rēķinus.
Tā ir atšķirība starp vienkāršu rēķinu izveidi un individuālu skolēnu rēķinu aprēķināšanu pirms to masveida ģenerēšanas.
Trīs lietas, ko pārbaudīt pirms rēķinu izveides
Automātiskie aprēķini ir atkarīgi no precīzas apmeklējuma un maksājumu informācijas.
Pirms ikmēneša rēķinu sagatavošanas ir vērts pārbaudīt trīs lietas:
- Apmeklējuma ieraksti: Pārliecinieties, ka skolotāji ir reģistrējuši apmeklējumu par norēķinu periodu.
- Maksājumu kārtība: Apstipriniet, ka skolēniem ir piešķirtas pareizās cenas un maksājumu iespējas.
- Nodarbību ieraksti: Pārskatiet attiecīgo apmeklējuma informāciju, īpaši, ja nodarbības ir pārceltas.
Tās ir ieteicamās administratīvās pārbaudes, nevis automātiski validācijas soļi.
Kad ieraksti ir atjaunināti, Clasero var aprēķināt atbilstošās maksas par atsevišķi apmaksātām nodarbībām, izmantojot sistēmā jau esošo informāciju.
Tas padara ikmēneša rēķinu izrakstīšanu skolēniem vieglāk pārvaldāmu, bez nepieciešamības atkārtoti pārbaudīt atsevišķas izklājlapas.
Cik daudz laika var ietaupīt automatizēta rēķinu izrakstīšana?
Clasero dokumentācijā ir aprakstīts deju skolas skolotājs, kurš pārvalda aptuveni 200 skolēnus.
Iepriekš ikmēneša rēķinu sagatavošana aizņēma vairāk nekā četras stundas, jo katra skolēna apmeklējums bija jāizvērtē individuāli.
Saskaņā ar Clasero teikto, skolotājs tagad, izmantojot sistēmu, ietaupa vismaz četras stundas katru mēnesi.
Šis ir uzņēmuma sniegts piemērs, nevis garantēts rezultāts. Faktiskais ietaupījums ir atkarīgs no skolēnu skaita, maksājumu kārtības un esošajiem norēķinu procesiem.
Tomēr tas parāda, kāpēc masveida rēķinu izveide var būt vērtīga, ja katram skolēnam ir nepieciešams individuāli aprēķināts rēķins.
Ko darīt, ja skolēniem ir atšķirīgi maksājumu plāni?
Dažas ģimenes dod priekšroku fiksētam abonementam, kamēr citas maksā atbilstoši apmeklējumam.
Clasero atbalsta abus maksājumu modeļus vienā sistēmā.
Abonementiem administratori var konfigurēt cenas, ilgumu un izvēles ierobežojumus iekļautajiem apmeklējumiem. Abonementu rēķinus var izveidot individuāli vai masveidā, izmantojot atsevišķu procesu.
Skolēniem, kuri maksā par katru nodarbību atsevišķi, maksas tiek aprēķinātas, izmantojot reģistrēto apmeklējumu un konfigurētās likmes.
Šī elastība palīdz skolām pārvaldīt dažādas maksājumu kārtības, neuzturot atsevišķas norēķinu izklājlapas.
Uzturiet norēķinus sakārtotus dažādu skolotāju un filiāļu ietvaros
Vairāku skolotāju vai filiāļu pārvaldīšana padara apmeklējuma informācijas apkopošanu sarežģītāku.
Clasero uztur nodarbību grafikus un apmeklējuma ierakstus sakārtotus vienuviet.
Skolotāji reģistrē apmeklējumu savām nodarbībām, savukārt administratori var pārskatīt nodarbību apmeklējuma pārskatus visā organizācijā vai konkrētām filiālēm un nodarbībām.
Tas sniedz skolu īpašniekiem un programmu koordinatoriem skaidrāku pārskatu, neapkopojoт atsevišķus ierakstus no katra skolotāja.
Vairāku filiāļu pieejamība ir atkarīga no izvēlētā Clasero plāna.
Padariet skolēnu rēķinus vecākiem saprotamākus
Ja ģimenes maksā par katru nodarbību atsevišķi, tās var vēlēties zināt, kuras nodarbības ir iekļautas viņu rēķinā.
Clasero ļauj administratoriem rēķinos iekļaut detalizētus apmeklējuma ierakstus, padarot individuālās maksas vieglāk saprotamas.
Izmantojot Clasero vecāku portālu, ģimenes var apskatīt savu bērnu nodarbību grafikus, apmeklējuma ierakstus, rēķinus un maksājumu statusus.
Administratori var arī uzraudzīt neapmaksātos rēķinus un nenokārtotos atlikumus.
Lai atvieglotu maksājumu uzskaiti, Clasero atbalsta bankas darījumu CSV failu importēšanu un maksājumu sasaisti ar rēķiniem pēc konfigurēšanas, ja banka piedāvā saderīgu eksportu.
Šīs funkcijas palīdz skolām uzturēt maksājumu informāciju sakārtotu un atbildēt uz vecāku jautājumiem par norēķiniem.
Pavadiet mazāk laika, aprēķinot rēķinus, un vairāk laika mācot
Atšķirīgu rēķinu aprēķināšana desmitiem vai simtiem skolēnu nedrīkst aizņemt jūsu vakarus.
Clasero savieno reģistrēto nodarbību apmeklējumu ar automātiskiem aprēķiniem par atsevišķi apmaksātām nodarbībām un masveida rēķinu izveidi, palīdzot samazināt atkārtotus administratīvos darbus.
Neatkarīgi no tā, vai esat privātskolotājs vai pārvaldāt augošu pēcstundu programmu, vienkāršāks norēķinu process var atstāt vairāk laika mācīšanai.
Iepazīstiet Clasero, lai redzētu, kā automatizēti norēķini, kas balstīti uz apmeklējumu, varētu atvieglot jūsu ikmēneša rēķinu izrakstīšanu.
