Vecāks apmaksā rēķinu. Nauda nonāk jūsu bankas kontā. Taču kādam joprojām ir jāpārbauda maksājums, jāidentificē klients, jāatrod pareizais rēķins un jāmaina tā statuss uz Apmaksāts.
Skolām, akadēmijām, privātskolotājiem un uzņēmumiem, kas organizē pēcskolas nodarbības, šis atkārtotais process var kļūt par būtisku administratīvo slogu.
Clasero palīdz to saīsināt.
Ar atbalstītiem tiešsaistes rēķinu maksājumiem skolām klients var apmaksāt neapmaksātu rēķinu tieši vietnē my.clasero.com. Pēc veiksmīga integrēta maksājuma maksājums tiek sasaistīts ar atbilstošo rēķinu, un Clasero automātiski atzīmē šo rēķinu kā Apmaksāts.
Tā ir galvenā atšķirība.
Tiešsaistes maksājums atvieglo apmaksu klientam. Automātiska maksājumu saskaņošana samazina darba apjomu uzņēmumam.
Patiesā maksājumu problēma bieži sākas pēc tam, kad nauda ir saņemta
Rēķina nosūtīšana ir tikai viena daļa no skolas maksājumu apstrādes.
Mazāk redzamais darba apjoms sākas tad, kad klients veic maksājumu.
Izmantojot tradicionālu bankas pārskaitījumu, administratoram var būt nepieciešams:
- pārbaudīt ienākošos bankas darījumus;
- identificēt vecāku vai klientu;
- noteikt, uz kuru rēķinu attiecas maksājums;
- pārbaudīt summu;
- atrast rēķinu administrēšanas sistēmā;
- atjaunināt tā maksājuma statusu.
Tā ir maksājumu saskaņošana skolām.
Katrs atsevišķs maksājums var prasīt tikai dažas darbības. Problēma ir tā, ka šīs darbības atkārtojas daudzu rēķinu gadījumā.
Maksājuma pieņemšana tiešsaistē atrisina tikai daļu no problēmas. Lielākais darbības ieguvums rodas tad, kad sistēma arī zina, kurš rēķins ir apmaksāts, un automātiski atjaunina tā statusu.
No neapmaksāta rēķina līdz statusam Apmaksāts automātiski
Clasero savieno tiešsaistes maksājuma procesu tieši ar rēķinu.
Kad ir iespējota atbalstītā EveryPay integrācija, klienti vietnē my.clasero.com var redzēt pogu Maksāt blakus neapmaksātiem rēķiniem.
Klients izvēlas Maksāt, izvēlas no atbalstītajām bankām un pabeidz maksājumu.
Pēc veiksmīga maksājuma līdzekļi tiek ieskaitīti organizācijas bankas kontā, un Clasero automātiski atzīmē atbilstošo rēķinu kā Apmaksāts.
Nav nepieciešama atsevišķa manuāla rēķina statusa atjaunināšana.
Salīdziniet abas darbplūsmas:
Tradicionālā bankas pārskaitījuma darbplūsma
Rēķins izrakstīts → klients pārskaita naudu → administrators pārbauda banku → identificē maksātāju → atrod rēķinu → apstiprina maksājumu → maina rēķina statusu.
Integrētā Clasero darbplūsma
Rēķins pieejams Clasero → klients izvēlas Maksāt → klients pabeidz maksājumu → veiksmīgais maksājums tiek sasaistīts ar atbilstošo rēķinu → Clasero atzīmē rēķinu kā Apmaksāts.
Šī automatizētā rēķinu saskaņošana ir galvenais administratīvais ieguvums. Veiksmīgs maksājums var noslēgt rēķinu, nevis radīt darbiniekiem vēl vienu uzdevumu.
Kāpēc automātiska rēķinu saskaņošana ir svarīga
Rēķins var būt apmaksāts bankā, bet administrēšanas sistēmā joprojām parādīties kā neapmaksāts.
Tas notiek, ja naudas saņemšana un rēķina atjaunināšana ir atsevišķi procesi.
Tas var radīt nevajadzīgu darbu. Darbinieki var vēlreiz pārbaudīt banku, cits administrators var redzēt novecojušu informāciju, vai arī ar klientu var sazināties par rēķinu, kas jau ir apmaksāts.
Ar automātisku rēķinu saskaņošanu veiksmīgs integrēts maksājums atjaunina atbilstošo rēķinu Clasero sistēmā.
Šo maksājumu gadījumā darbinieki var izmantot atjaunināto rēķina statusu Clasero sistēmā, nevis vispirms pārbaudīt banku un pēc tam manuāli mainīt ierakstu.
Šeit skolas norēķinu automatizācija kļūst noderīga: tā samazina rutīnas darbību skaitu, kas nepieciešamas pēc katra veiksmīga maksājuma.
Labāk savienota norēķinu darbplūsma
Izglītības pakalpojumu sniedzēji bieži pārvalda apmeklējumu, maksājumu modeļus, rēķinus un ienākošos maksājumus kā daļu no viena un tā paša darbības procesa.
Clasero atbalsta gan abonēšanas, gan maksā pēc lietošanas maksājumu modeļus.
Pakalpojumiem ar maksā pēc lietošanas modeli reģistrēto apmeklējumu var izmantot, lai aprēķinātu, cik studentam jāmaksā, un rēķinus var ģenerēt par atbilstošajiem apmeklējumiem. Abonēšanas rēķinus var izveidot arī individuāli vai masveidā.
Rēķinu apmaksas automatizācija paplašina šo darbplūsmu ārpus rēķinu izveides.
Ja tas tiek atbalstīts, process var turpināties no rēķina ģenerēšanas līdz klienta maksājumam un pēc tam līdz automātiski atjauninātam rēķina statusam.
Tas palīdz samazināt nepieciešamību uzskatīt rēķinu izrakstīšanu un maksājumu saskaņošanu par atsevišķiem administratīviem uzdevumiem.
Vecāki var redzēt rēķinus un maksājuma statusu
Vecāki, kuri izmanto my.clasero.com, var skatīt savus jaunākos rēķinus, redzēt katra rēķina maksājuma statusu un pārbaudīt, vai pastāv nenokārtots atlikums.
Kad tiešsaistes maksājumi ir iespējoti, viņi var arī uzsākt maksājumu no neapmaksāta rēķina.
Uzņēmumiem, kas piedāvā tiešsaistes maksājumus pēcskolas programmām, tas rada skaidrāku ceļu no rēķina līdz maksājumam gan klientam, gan administratoram.
Ko darīt, ja vecāks maksā ar parastu bankas pārskaitījumu?
Ne katram maksājumam ir jāizmanto integrētā tiešsaistes maksājumu plūsma.
Iepriekš aprakstītais automātiskais statuss Apmaksāts attiecas uz veiksmīgiem maksājumiem, kas pabeigti, izmantojot atbalstīto EveryPay integrāciju.
Ja klienti izmanto citu maksājuma metodi, Clasero nodrošina papildu iespējas šo maksājumu reģistrēšanai un saskaņošanai.
Ja banka nodrošina piemērotu CSV darījumu eksportu, uzņēmums var konfigurēt Clasero, lai importētu failu un sinhronizētu ienākošos maksājumus ar izrakstītajiem rēķiniem. Pēc sākotnējās kartēšanas konfigurēšanas saglabāto iestatījumu var atkārtoti izmantot turpmākajiem importiem.
Maksājumus var arī reģistrēt manuāli, tostarp norādot faktisko datumu, kad maksājums tika saņemts.
Tas nozīmē, ka organizācija var apvienot tiešsaistes rēķinu maksājumus ar esošajām maksājumu metodēm, nevis prasīt, lai katrs klients ievērotu vienu un to pašu procesu.
Kas ir nepieciešams, lai iespējotu tiešsaistes rēķinu maksājumus?
Clasero pašreizējā specifikācija dokumentē integrāciju ar Swedbank EveryPay Latvijā, Lietuvā un Igaunijā.
Organizācijai vispirms ir nepieciešams atbilstošs EveryPay līgums ar Swedbank, kas aptver maksājumus caur Clasero. Pēc tam integrācija ir jākonfigurē ar nepieciešamajiem EveryPay piekļuves datiem un atgriezeniskās saites iestatījumiem.
Kad aktivizēšana un konfigurēšana ir pabeigta, klienti var apmaksāt neapmaksātus rēķinus vietnē my.clasero.com, izmantojot atbalstīto maksājumu plūsmu.
Ikdienas rezultāts ir vienkāršs: pēc veiksmīga integrēta maksājuma Clasero automātiski atzīmē atbilstošo rēķinu kā Apmaksāts.
Tiešsaistes rēķinu maksājumi: biežāk uzdotie jautājumi
Vai Clasero var automātiski atzīmēt rēķinu kā apmaksātu?
Jā. Pēc veiksmīga maksājuma, izmantojot atbalstīto EveryPay integrāciju, Clasero automātiski atzīmē atbilstošo rēķinu kā Apmaksāts. Šim maksājumam nav nepieciešama atsevišķa manuāla rēķina statusa atjaunināšana.
Vai Clasero automātiski saskaņo katru bankas pārskaitījumu?
Nē. Pilnībā automatizētā darbplūsma attiecas uz veiksmīgiem maksājumiem, kas veikti, izmantojot atbalstīto tiešsaistes integrāciju. Citus maksājumus var apstrādāt, izmantojot atbalstītu bankas CSV sinhronizāciju vai reģistrējot tos manuāli.
Kur vecāki var redzēt un apmaksāt rēķinus?
Vecāki var skatīt rēķinus vietnē my.clasero.com. Portāls parāda rēķinu maksājuma statusu un nenokārtotos atlikumus. Kad ir iespējota atbalstītā tiešsaistes maksājumu integrācija, klienti var uzsākt maksājumu no neapmaksāta rēķina.
Maksājumam vajadzētu noslēgt rēķinu, nevis radīt vēl vienu uzdevumu
Skolas un izglītības uzņēmumi jau pārvalda studentus, skolotājus, grafikus, apmeklējumu, saziņu un finanses.
Bankas pārbaude, maksājuma identificēšana, tā sasaistīšana ar rēķinu un manuāla rēķina atjaunināšana pievieno vēl vienu atkārtotu procesu.
Ar skolu rēķinu izrakstīšanas programmatūru, kas savieno rēķinus, maksājumus un maksājuma statusu, darbplūsma kļūst daudz tiešāka:
Klients maksā → veiksmīgais maksājums tiek sasaistīts ar atbilstošo rēķinu → Clasero atzīmē rēķinu kā Apmaksāts.
Veiksmīgu integrētu maksājumu gadījumā tas nozīmē mazāk manuālas saskaņošanas un skaidrāku maksājumu darbplūsmu gan izglītības pakalpojumu sniedzējam, gan klientam.
Ja maksājumu saskaņošana jūsu skolā, akadēmijā, privātskolotāju uzņēmumā vai pēcskolas programmā kļūst par regulāru administratīvu uzdevumu, izpētiet, kā Clasero var apvienot lielāku daļu no šī maksājumu procesa vienā savienotā darbplūsmā.
