“Mums jau ir sava programmatūra.”
Skolai, akadēmijai, deju studijai, sporta klubam, privātskolotāju uzņēmumam vai citam pēcskolas izglītības pakalpojumu sniedzējam tas var šķist labs iemesls neapsvērt citu sistēmu.
Taču patiesais jautājums nav par to, vai jums jau ir programmatūra.
Tas ir:
Cik šī programmatūra jums izmaksās nākamo 12 mēnešu laikā?
Clasero ļauj jums pārtraukt pašiem finansēt standarta programmatūras izstrādi un izmantot darbplūsmas, kas jau ir izveidotas un uzturētas pēcskolas uzņēmumiem.
Uztveriet to kā specializētu pēcskolas nodarbību pārvaldības programmatūru, kas var noņemt daļu izstrādes sloga no jūsu organizācijas. Tā vietā, lai pasūtītu vēl vienu plānošanas funkciju, norēķinu darbplūsmu, atskaiti vai vecākiem paredzētu rīku, vispirms varat pārbaudīt, vai Clasero to jau nepiedāvā.
Tas maina salīdzinājumu no:
“Mūsu programmatūra pret vēl vienu abonementu.”
uz:
“Vēl viens uzturēšanas, izstrādes, manuālās administrēšanas un tehniskās atkarības gads pret programmatūru, kas, iespējams, jau nodrošina to, ko mēs plānojam izveidot.”
Jūsu pašu programmatūrai joprojām ir reālas ikgadējās izmaksas
Pielāgota programmatūra var neradīt ikmēneša SaaS rēķinu, taču tas nenozīmē, ka tā ir bez maksas.
Tās izmaksas bieži ir sadalītas pa dažādiem budžetiem un darbiniekiem.
Lai saprastu savas reālās programmatūras uzturēšanas izmaksas, aprēķiniet, ko sistēma prasīja pēdējo 12 mēnešu laikā:
- Izstrādātāja vai IT atbalsts
- Hostings un infrastruktūra
- Kļūdu labojumi un tehniskie atjauninājumi
- Drošības un saderības darbi
- Jaunas funkcijas un integrācijas
- Darbinieku laiks, kas pavadīts prasību definēšanai
- Darbinieku laiks, kas pavadīts izmaiņu testēšanai un izstrādātāju koordinēšanai
- Manuāls darbs trūkstošas funkcionalitātes dēļ
Pēc tam novērtējiet tās pašas izmaksas nākamajiem 12 mēnešiem.
Svarīga ir arī tehniskā atkarība.
Ja viens darbinieks, ārštata speciālists, aģentūra vai programmatūras uzņēmums pārzina lielāko daļu jūsu pielāgotās nodarbību pārvaldības programmatūras, cik viegli kāds cits varētu to uzturēt, ja šī persona vairs nebūtu pieejama?
Arī gaidīšanai ir sava cena. Kamēr pielāgota funkcija tiek specifikēta, izstrādāta, testēta, labota un ieviesta, darbinieki var turpināt izmantot manuālo procesu, kuru šai funkcijai bija paredzēts aizstāt.
Tāpēc nopietnam pielāgotas programmatūras un SaaS salīdzinājumam ir jāskatās uz priekšu, nevis atpakaļ.
Cik daudz stundu Clasero būtu jāietaupa, lai segtu savas izmaksas?
Vienkāršs aprēķins padara lēmumu praktiskāku:
Clasero gada izmaksas ÷ faktiskās stundas darbaspēka izmaksas = administratīvo stundu pašizmaksas punkts
Ja iespējams, izmantojiet reālās darbaspēka izmaksas darbiniekam, kurš veic šo darbu, nevis tikai viņa algu pēc nodokļiem.
Rezultāts aptuveni parāda, cik daudz darba stundu Clasero būtu jāietaupa viena gada laikā, lai tikai šo stundu vērtība vien būtu vienāda ar tā abonēšanas izmaksām.
Pēc tam salīdziniet šo skaitli ar administratīvo stundu skaitu, ko jūsu komanda faktiski pavadīja pagājušajā gadā.
Izstrādes izmaksas jāvērtē atsevišķi.
Ja Clasero jau nodrošina funkciju, kuru jūs gatavojāties pasūtīt, šīs funkcijas izstrāde, testēšana un turpmākā uzturēšana var vairs nebūt nepieciešama.
Izmantojiet savas reālās uzņēmuma izmaksas, nevis pieņemtus ietaupījumus.
Labāks jautājums nav vienkārši:
“Cik maksā Clasero?”
Tas ir:
“Kādu darbu un turpmāko izstrādi Clasero varētu aizstāt?”
Viens regulārs uzdevums var mainīt aprēķinu
Rēķinu izrakstīšana ir labs piemērs.
Clasero specifikācijā ir aprakstīts gadījums, kurā viena deju skolas skolotāja pārvaldīja apmēram 200 audzēkņus un iepriekš pavadīja vairāk nekā četras stundas katru mēnesi, sagatavojot individuālus rēķinus. Šajā konkrētajā gadījumā Clasero izmantošana ietaupīja vismaz šīs četras regulārā ikmēneša darba stundas.
Ja tāda pati darba slodze atkārtotos katru mēnesi, tas gada laikā veidotu apmēram 48 stundas.
Tas ir viens konkrēts piemērs, nevis garantēts rezultāts katrai organizācijai.
Taču tas parāda svarīgu punktu: noderīga nodarbību norēķinu programmatūra jāvērtē pēc darba, ko tā novērš, nevis tikai pēc tā, vai rēķinu izrakstīšanas funkcija pastāv.
Clasero atbalsta abonēšanas un maksas par lietošanu norēķinu modeļus. Maksas par lietošanu pakalpojumiem, aprēķinot maksu rēķinu izrakstīšanai, var izmantot reģistrētos apmeklējumus.
Tas nozīmē, ka apmeklējuma uzskaite un norēķini var būt daļa no vienas un tās pašas darbplūsmas, nevis kļūt par diviem atsevišķiem administratīviem uzdevumiem.
Pirms veidojat nākamo funkciju, pārbaudiet, vai Clasero to jau nepiedāvā
Salīdziniet Clasero tieši ar savu programmatūras izstrādes ceļvedi.
Plānojat izveidot atkārtotu nodarbību grafiku?
Clasero jau atbalsta nodarbību plānošanu pēc filiāles, klases, skolotāja, telpas, nodarbības laika un atkārtota grafika.
Plānojat uzlabot apmeklējuma pārvaldību?
Skolotāji var reģistrēt audzēkņu apmeklējumu kā daļu no nodarbības darbplūsmas.
Plānojat pievienot skolotāju pieejamības pārbaudes?
Clasero var brīdināt lietotājus, ja skolotājs izvēlētajā nodarbības laikā nav pieejams.
Plānojat automatizēt norēķinus?
Clasero jau atbalsta vairākus maksājumu modeļus un automatizētu rēķinu izrakstīšanu.
Plānojat labākas atskaites vairākās atrašanās vietās?
Clasero atskaites var aptvert visas filiāles vai tikt filtrētas pēc atsevišķām filiālēm un klasēm.
Plānojat labāku sistēmu vecākiem?
Vecāki var izmantot my.clasero.com, lai piekļūtu attiecīgajiem grafikiem, apmeklējuma ierakstiem, rēķiniem un nodarbību informācijai.
Visas šīs funkcijas varētu izstrādāt individuāli.
Svarīgais jautājums ir, vai tas būtu jādara.
Pirms izmantot izstrādes budžetu standarta funkcionalitātes atkārtotai izveidei, pārbaudiet, ko jau nodrošina specializēta skolas administrēšanas programmatūra.
Kam patiesībā būtu jāpaliek pielāgotam?
Clasero nav jāaizstāj katrs unikālais process.
Mērķis ir pārtraukt maksāt pielāgotas izstrādes cenas par funkcijām, kas nozarē ir standarta.
Izmantojiet vienkāršu testu:
Vai citai deju skolai, sporta akadēmijai, valodu skolai, privātskolotāju uzņēmumam vai pēcskolas programmai varētu būt pamatota vajadzība pēc tās pašas funkcijas?
Ja atbilde ir jā, vispirms pārbaudiet specializētu programmatūru.
Grafiki, apmeklējums, skolotāju pieejamība, norēķini, atskaites un vecāku piekļuve ir bieži sastopamas darbības prasības.
Atstājiet pielāgotu izstrādi procesiem, kas jūsu organizācijai ir patiesi unikāli, nevis vienkārši trūkst jūsu pašreizējā programmatūrā.
Savienotas darbplūsmas ir svarīgākas par atsevišķām funkcijām
Vērtība pieaug, kad darbplūsma ir savienota:
grafiks → apmeklējums → norēķini → atskaites → vecāku piekļuve
Tā vietā, lai atkārtoti pārvietotu vienu un to pašu informāciju starp izklājlapām, atsevišķām lietotnēm, e-pastiem un atskaitēm, dati var palikt vienas darbības plūsmas ietvaros.
Uzņēmumiem, kas strādā vairākās atrašanās vietās, tas arī atvieglo nodarbību pārvaldību vairākās atrašanās vietās, neveidojot atsevišķus administratīvos procesus katrai filiālei.
Jau ir gadiem krāti klientu dati? Godīgi iekļaujiet pārejas izmaksas
Sistēmu maiņai arī ir izmaksas.
Migrācija var ietvert konfigurēšanu, darbinieku apmācību, procesu izmaiņas un dažkārt arī pagaidu periodu, kad abas sistēmas darbojas paralēli.
Iekļaujiet šīs izmaksas salīdzinājumā.
Clasero atbalsta esošās klientu un audzēkņu informācijas importēšanu no Excel vai Google Sheets. Tā ieviešanas process arī palīdz uzņēmumiem konfigurēt filiāles, telpas, pakalpojumus, nodarbības, darbiniekus, skolotājus, maksājumu iestatījumus un citu būtisku informāciju.
Salīdziniet abas iespējas pirmajā gadā:
Clasero abonements + migrācijas un ieviešanas darbs
pret
esošās sistēmas uzturēšana + plānotā izstrāde + manuālā administrēšana
Pēc tam salīdziniet arī nākamos divus vai trīs gadus.
Vienreizējās pārejas izmaksas var padarīt pirmo gadu ļoti atšķirīgu no turpmākajiem gadiem. Nepieņemiet, ka kāda no iespējām ir lētāka. Izmantojiet savus skaitļus.
Septiņi jautājumi pirms apstiprināt vēl vienu programmatūras projektu
Pirms apstiprināt nākamo izstrādes pieprasījumu, pajautājiet:
- Cik mūsu esošā programmatūra patiesībā izmaksāja pēdējo 12 mēnešu laikā?
- Cik uzturēšana un plānotā izstrāde izmaksās nākamo 12 mēnešu laikā?
- Par kādu standarta funkciju mēs pašlaik plānojam kādam maksāt, lai to izveidotu nākamo?
- Kuras no plānotajām funkcijām jau pastāv Clasero?
- Cik daudz darbinieku stundu joprojām tiek pavadīts izklājlapām, dublētai datu ievadei, aprēķiniem un manuāliem apiešanas risinājumiem?
- Kuras prasības ir pietiekami unikālas, lai patiešām attaisnotu pielāgotu izstrādi?
- Ja mūsu pašreizējais izstrādātājs rīt vairs nebūtu pieejams, cik viegli kāds cits varētu uzturēt sistēmu?
Ja jūsu esošā sistēma jau atbilst jūsu vajadzībām, tās uzturēšana izmaksā maz un tai nepieciešama minimāla turpmākā izstrāde, tās saglabāšana var būt saprātīga.
Taču pirms apstiprināt nākamo pielāgoto funkciju, salīdziniet, cik izmaksās tās izveide un uzturēšana, ar to, ko Clasero jau nodrošina.
