Že imate lastno programsko opremo za upravljanje tečajev? Izračunajte, koliko vas v resnici stane, preden razvijete še eno funkcionalnost

»Svojo programsko opremo že imamo.«

Za šolo, akademijo, plesni studio, športni klub, podjetje za inštrukcije ali drugega ponudnika izobraževanja po pouku se to lahko sliši kot dober razlog, da ne bi razmišljali o drugem sistemu.

Vendar pravo vprašanje ni, ali programsko opremo že imate.

Gre za to:

Koliko vas bo ta programska oprema stala v naslednjih 12 mesecih?

Clasero vam omogoča, da prenehate sami financirati razvoj standardne programske opreme in uporabljate delovne tokove, ki so že izdelani in vzdrževani za podjetja, ki izvajajo dejavnosti po pouku.

Predstavljajte si ga kot specializirano programsko opremo za upravljanje obšolskih tečajev, ki lahko vaši organizaciji odvzame del razvojnega bremena. Namesto da naročite še eno funkcijo za razporejanje, obračunski potek dela, poročilo ali orodje za starše, lahko najprej preverite, ali Clasero to že ponuja.

To spremeni primerjavo iz:

»Naša programska oprema proti še eni naročnini.«

»Še eno leto vzdrževanja, razvoja, ročne administracije in tehnične odvisnosti proti programski opremi, ki morda že ponuja to, kar nameravamo zgraditi.«

Tudi vaša lastna programska oprema ima dejanske letne stroške

Programska oprema po meri morda ne ustvarja mesečnega računa za SaaS, vendar to še ne pomeni, da je brezplačna.

Njeni stroški so pogosto razporejeni med različne proračune in zaposlene.

Da bi razumeli svoje dejanske stroške vzdrževanja programske opreme, izračunajte, kaj je sistem zahteval v zadnjih 12 mesecih:

Podpora razvijalca ali IT-podpora
Gostovanje in infrastruktura
Odpravljanje napak in tehnične posodobitve
Varnostno delo in delo na združljivosti
Nove funkcije in integracije
Čas zaposlenih za opredelitev zahtev
Čas zaposlenih za testiranje sprememb in usklajevanje z razvijalci
Ročno delo zaradi manjkajoče funkcionalnosti

Nato ocenite enake stroške za naslednjih 12 mesecev.

Pomembna je tudi tehnična odvisnost.

Če en zaposleni, samostojni izvajalec, agencija ali programsko podjetje razume večino vaše programske opreme za upravljanje tečajev po meri, kako enostavno bi jo lahko vzdrževal kdo drug, če ta oseba ne bi bila več na voljo?

Strošek ima tudi čakanje. Medtem ko se funkcija po meri opredeljuje, razvija, testira, popravlja in uvaja, lahko zaposleni še naprej uporabljajo ročni postopek, ki naj bi ga ta funkcija nadomestila.

Zato mora resna primerjava programska oprema po meri proti SaaS gledati naprej, ne nazaj.

Koliko ur bi moral Clasero prihraniti, da bi pokril svoj strošek?

Preprost izračun naredi odločitev bolj praktično:

Letni strošek Clasera ÷ dejanski urni strošek zaposlitve = administrativne ure za dosego točke preloma

Kjer je mogoče, uporabite dejanski strošek zaposlitve zaposlenega, ki opravlja delo, ne le njegovega neto izplačila.

Rezultat približno pokaže, koliko delovnih ur bi moral Clasero prihraniti v enem letu, da bi bila že sama vrednost teh ur enaka strošku njegove naročnine.

Nato to številko primerjajte z administrativnimi urami, ki jih je vaša ekipa dejansko porabila lani.

Stroške razvoja je treba obravnavati ločeno.

Če Clasero že ponuja funkcijo, ki ste jo nameravali naročiti, razvoj, testiranje in prihodnje vzdrževanje te funkcije morda ne bodo več potrebni.

Uporabite svoje dejanske poslovne stroške namesto predpostavljenih prihrankov.

Boljše vprašanje ni preprosto:

»Koliko stane Clasero?«

Temveč:

»Katero delo in kateri prihodnji razvoj bi lahko Clasero nadomestil?«

Ena ponavljajoča se naloga lahko spremeni izračun

Izdajanje računov je dober primer.

Specifikacija Clasera opisuje eno učiteljico v plesni šoli, ki upravlja približno 200 učencev in je prej vsak mesec porabila več kot štiri ure za pripravo posameznih računov. V tem konkretnem primeru je uporaba Clasera prihranila vsaj te štiri ure ponavljajočega se mesečnega dela.

Če bi se enaka delovna obremenitev pojavljala vsak mesec, bi to v enem letu pomenilo približno 48 ur.

To je en konkreten primer, ne zagotovljen rezultat za vsako organizacijo.

Vendar prikazuje pomembno točko: uporabno programsko opremo za obračun tečajev je treba presojati po delu, ki ga odpravi, ne zgolj po tem, ali funkcija za izdajanje računov obstaja.

Clasero podpira naročniške modele in modele plačila po porabi. Pri storitvah s plačilom po porabi se lahko pri izračunu zneskov za izdajanje računov uporabijo zabeleženi obiski.

To pomeni, da sta lahko prisotnost in obračun del istega delovnega toka, namesto da postaneta dve ločeni administrativni nalogi.

Preden razvijete naslednjo funkcijo, preverite, ali jo Clasero že ponuja

Primerjajte Clasero neposredno z načrtom razvoja vaše programske opreme.

Načrtujete vzpostavitev ponavljajočega se razporejanja tečajev?
Clasero že podpira načrtovanje učnih ur po podružnici, tečaju, učitelju, učilnici, času učne ure in ponavljajočem se urniku.

Načrtujete izboljšanje upravljanja prisotnosti?
Učitelji lahko beležijo prisotnost učencev kot del poteka učne ure.

Načrtujete dodajanje preverjanja razpoložljivosti učiteljev?
Clasero lahko uporabnike opozori, ko učitelj ob izbranem času učne ure ni na voljo.

Načrtujete avtomatizacijo obračunavanja?
Clasero že podpira več plačilnih modelov in avtomatizirano izdajanje računov.

Načrtujete boljša poročila za več lokacij?
Poročanje v Claseru lahko zajema vse podružnice ali pa se filtrira po posameznih podružnicah in tečajih.

Načrtujete boljši sistem za starše?
Starši lahko uporabljajo my.clasero.com za dostop do ustreznih urnikov, evidenc prisotnosti, računov in informacij o učnih urah.

Vse te funkcije bi bilo mogoče razviti po meri.

Pomembno vprašanje je, ali bi jih bilo treba.

Preden uporabite razvojne proračune za ponovno ustvarjanje standardne funkcionalnosti, preverite, kaj specializirana programska oprema za šolsko administracijo že ponuja.

Kaj bi moralo dejansko ostati po meri?

Clasero ni treba nadomestiti vsakega edinstvenega procesa.

Cilj je prenehati plačevati cene razvoja po meri za funkcije, ki so standardne v celotni panogi.

Uporabite preprost preizkus:

Bi lahko enako funkcijo razumno potrebovala tudi druga plesna šola, športna akademija, jezikovna šola, podjetje za inštrukcije ali obšolski program?

Če je odgovor pritrdilen, najprej preverite specializirano programsko opremo.

Razporejanje, prisotnost, razpoložljivost učiteljev, obračunavanje, poročanje in dostop za starše so pogoste operativne zahteve.

Razvoj po meri prihranite za procese, ki so resnično edinstveni za vašo organizacijo — ne zgolj manjkajoči v vaši trenutni programski opremi.

Povezani delovni tokovi so pomembnejši od izoliranih funkcij

Vrednost se poveča, ko je delovni tok povezan:

urnik → prisotnost → obračunavanje → poročanje → dostop za starše

Namesto da iste informacije vedno znova prenašate med preglednicami, ločenimi aplikacijami, e-pošto in poročili, lahko podatki ostanejo del enega operativnega toka.

Za podjetja, ki delujejo na več lokacijah, to tudi olajša upravljanje tečajev na več lokacijah, ne da bi bilo treba za vsako podružnico vzpostaviti ločene administrativne procese.

Že imate leta podatkov o strankah? Pošteno vključite tudi stroške prehoda

Tudi menjava sistemov ima svoje stroške.

Migracija lahko vključuje konfiguracijo, usposabljanje zaposlenih, spremembe procesov in včasih začasno obdobje, ko oba sistema delujeta vzporedno.

Te stroške vključite v primerjavo.

Clasero podpira uvoz obstoječih podatkov o strankah in učencih iz Excela ali Google Sheets. Njegov postopek nastavitve podjetja vodi tudi skozi konfiguracijo podružnic, prostorov, storitev, tečajev, zaposlenih, učiteljev, nastavitev plačil in drugih bistvenih informacij.

V prvem letu primerjajte obe možnosti:

Naročnina na Clasero + trud za migracijo in uvajanje

v primerjavi z

vzdrževanje obstoječega sistema + načrtovani razvoj + ročna administracija

Nato primerjajte tudi naslednji dve ali tri leta.

Enkratni stroški prehoda lahko povzročijo, da je prvo leto videti zelo drugače kot poznejša leta. Ne predpostavljajte, da je katera koli možnost cenejša. Uporabite svoje lastne številke.

Sedem vprašanj pred odobritvijo še enega programskega projekta

Preden odobrite naslednjo razvojno zahtevo, se vprašajte:

Koliko nas je naša obstoječa programska oprema dejansko stala v zadnjih 12 mesecih?
Koliko bosta vzdrževanje in načrtovani razvoj stala v naslednjih 12 mesecih?
Katero standardno funkcijo trenutno načrtujemo kot naslednjo, za katero bomo nekomu plačali razvoj?
Katere načrtovane funkcije v Claseru že obstajajo?
Koliko ur zaposlenih še vedno porabimo za preglednice, podvojene vnose, izračune in ročne obvoze?
Katere zahteve so resnično dovolj edinstvene, da upravičujejo razvoj po meri?
Če naš trenutni razvijalec jutri ne bi bil več na voljo, kako enostavno bi lahko sistem vzdrževal kdo drug?

Če vaš obstoječi sistem že izpolnjuje vaše potrebe, zahteva malo stroškov za vzdrževanje in potrebuje le minimalen nadaljnji razvoj, ga je morda smiselno obdržati.

Vendar pred odobritvijo naslednje funkcije po meri primerjajte, koliko bo stala njena izdelava in vzdrževanje, s tem, kar Clasero že ponuja.