Onko sinulla jo oppilaita? Clasero auttaa sinua tuomaan asiakkaat ja perustamaan yrityksesi nopeammin

Vakiintuneen iltapäivätoiminnan siirtäminen uuteen hallintajärjestelmään voi tuntua paljon vaikeammalta kuin aloittaminen tyhjästä.

Teillä on jo oppilaita. Opettajanne ovat työssä. Tunnit järjestetään tietyissä toimipisteissä. Vanhemmilla on olemassa olevat maksujärjestelyt. Asiakastiedot voivat olla hajallaan Excel-tiedostoissa, Google Sheetsissä, kalentereissa, laskuissa ja muissa työkaluissa.

Haasteena ei ole pelkästään uuden tilin avaaminen. Kyse on nykyisen toimintanne siirtämisestä oikein uuteen järjestelmään.

Siksi Clasero tarjoaa kaksi tapaa aloittaa: voit määrittää järjestelmän itse sen jäsennellyn käyttöönottotilan avulla, tai voit pyytää Clasero-tiimiä auttamaan nykyisten asiakkaidesi tuonnissa ja yrityksesi käyttöönotossa Claserossa.

Vakiintuneelle koulutusalan yritykselle tämä apu voi tehdä siirtymästä huomattavasti helpomman.

Asiakastietokantaa ei tarvitse rakentaa uudelleen käsin

Yksi ensimmäisistä kysymyksistä, joita yritykset esittävät vaihtaessaan iltapäivätoiminnan hallintaohjelmistoa, on: mitä tapahtuu nykyisille oppilaillemme?

Clasero tukee olemassa olevien asiakas- ja oppilastietojen tuontia Excelistä tai Google Sheetsistä. Tämä tarkoittaa, ettei jokaista asiakastietuetta välttämättä tarvitse luoda uudelleen käsin.

Ennen tietojen tuontia ne kannattaa silti valmistella huolellisesti.

Käytännölliseen asiakastietojen tarkistukseen tulisi sisältyä:

• selvien päällekkäisten tietueiden poistaminen;
• oppilaiden ja vanhempien nimien tarkistaminen;
• sähköpostiosoitteiden ja puhelinnumeroiden varmistaminen;
• aktiivisten ja ei-aktiivisten asiakkaiden erottelu;
• sen tiedon läpikäynti, jota todella tarvitset Claserossa;
• alkuperäisistä tiedoista koskemattoman kopion säilyttäminen varmuuskopiona.

Clasero mahdollistaa myös asiakastietotaulukon määrittämisen valitsemalla käytettävissä olevat kentät ja järjestämällä niiden järjestyksen. Tämä helpottaa työskentelyä olemassa olevan tietorakenteen kanssa sen sijaan, että jokainen organisaatio pakotettaisiin järjestämään asiakastietonsa täsmälleen samalla tavalla.

Tärkeintä on, ettei siirtoa tarvitse hoitaa yksin. Pyynnöstä Clasero-tiimi voi auttaa olemassa olevien asiakastietojen tuonnissa osana alkuvaiheen käyttöönottoa.

Clasero voi auttaa määrittämään yrityksesi nykyisen toimintasi ympärille

Oppilaiden tuonti on vain yksi osa onnistunutta siirtymää.

Toimivalla koululla tai harrastustoiminnan tarjoajalla voi jo olla useita toimipisteitä, tiloja, opettajia, ohjelmia, ryhmiä ja maksujärjestelyjä. Nämä suhteet on kuvattava oikein uudessa järjestelmässä.

Claseron käyttöönottotila ohjaa yrityksiä tärkeimpien määritysvaiheiden läpi, mukaan lukien:

• yrityksen tiedot;
• toimipisteet ja tilat;
• palvelut;
• tunnit;
• työntekijät ja opettajat;
• maksuvaihtoehdot;
• yrityksen asetukset;
• olemassa olevat asiakkaat ja oppilaat.

Voit suorittaa nämä vaiheet itsenäisesti.

Jos kuitenkin haluat apua, Clasero voi auttaa myös järjestelmän käyttöönottoon tarvittavien tietojen määrittämisessä, mukaan lukien yrityksen tiedot, toimipisteet, palvelut, tunnit, työntekijät, maksuasetukset ja muut alkuvaiheen tiedot.

Tämä on erityisen hyödyllistä iltapäivätoiminnalle, jolla on useita toimipisteitä ja opetushenkilöstöä, jossa rakenne voi olla monimutkaisempi kuin yhden opettajan hallinnoima yksi ryhmä.

Rakenna kokonaisuus ennen oppilaiden liittämistä siihen

Hyvä siirto on helpompi toteuttaa, kun liiketoiminnan rakenne on valmisteltu ennen kuin kaikki asiakastiedot liitetään siihen.

Oletetaan, että organisaatiollasi on 150 oppilasta, kolme opetuspistettä, kahdeksan viikoittaista ryhmää ja kuusi opettajaa.

Käytännöllinen järjestys olisi luoda ensin toimipisteet ja tilat, määrittää tarjoamasi palvelut, luoda asiaankuuluvat tunnit, lisätä opettajat, määrittää maksuvaihtoehdot ja liittää sitten olemassa olevat oppilaasi oikeisiin ryhmiin.

Tämä antaa tuoduille asiakastiedoille kontekstin.

Sen sijaan, että päätyisit suureen oppilaslistaan, joka täytyy vielä järjestää uudelleen, jokainen oppilas voi tulla osaksi oikeaa toiminnallista rakennetta.

Clasero erottaa palvelut tunneista. Palvelu voi määrittää siihen liittyvät maksuvaihtoehdot, kun taas yksittäiset tunnit liitetään kyseiseen palveluun. Tämä on hyödyllistä, kun samaa toimintaa tarjotaan useiden ryhmien tai toimipisteiden kautta.

Pidä olemassa olevat maksujärjestelyt järjestyksessä

Maksujen määrittäminen ansaitsee erityistä huomiota, kun olemassa olevia asiakkaita siirretään uuteen oppilashallinta- ja laskutusjärjestelmään.

Clasero tukee sekä tilauspohjaisia että käytön mukaan maksettavia maksutapoja.

Tilaukset voidaan määrittää käyttämällä määriteltyä kestoa ja hintaa sekä valinnaista määrää siihen sisältyviä käyntejä. Käytön mukaan maksettavat järjestelyt voivat laskea maksut kirjattujen laskutukseen oikeuttavien osallistumiskertojen perusteella.

Useita maksutapoja voidaan luoda, jolloin yritykset voivat tarvittaessa käyttää eri järjestelyjä eri asiakkaille.

Ennen säännöllisen laskutuksen aloittamista Claserossa käy läpi nykyiset asiakkaasi ja varmista, että oikea maksutapa on määritetty kullekin.

Vakiintuneelle yritykselle on myös järkevää valita selkeä ajankohta, josta alkaen uusi läsnäoloseuranta ja laskutus hoidetaan Claseron kautta. Tämä auttaa välttämään saman toiminnallisen tiedon ylläpitämistä vahingossa kahdessa paikassa.

Testaa asetukset ennen kuin siirrät kaikki

Kun olemassa olevia asiakkaita on paljon, pieni testi voi helpottaa siirtymän varmistamista.

Ennen koko siirron viimeistelyä kannattaa harkita asetusten tarkistamista edustavalla asiakasotoksella.

Ota mukaan esimerkiksi:

• tilausasiakas;
• käytön mukaan maksava asiakas;
• oppilaita eri ryhmistä;
• oppilaita eri toimipisteistä;
• asiakkaita, jotka liittyvät eri opettajiin.

Tarkista, että heidän henkilötietonsa, ryhmäliitoksensa, maksujärjestelynsä ja tulevat oppituntinsa näkyvät odotetulla tavalla.

Kun rakenne toimii oikein, voit jatkaa muun asiakaskuntasi kanssa luottavaisemmin.

Jos saat Claseron käyttöönottotukea, tämä on myös hyödyllinen vaihe tunnistaa nykyisessä liiketoiminnassasi mahdolliset erityistilanteet, jotka tulisi huomioida määrityksissä.

Lisää opettajat ja rakenna toimiva aikataulusi uudelleen

Kun yrityksesi rakenne ja asiakkaat ovat paikoillaan, voit valmistella toiminnallisen aikataulun.

Oppitunteja voidaan suunnitella valitsemalla toimipiste tai sijainti, ryhmä, opettaja, tila ja oppitunnin ajankohta. Toistuvat oppitunnit voidaan aikatauluttaa käyttämällä alku- ja loppupäiviä yhdessä toistotiheyden kanssa.

Myös opettajien saatavuus voidaan määrittää, mikä auttaa ylläpitäjiä tunnistamaan aikatauluristiriidat.

Opettajat voivat yhdistää Claseron oppituntiaikataulunsa ulkoisiin kalentereihin iCal-linkin kautta.

Yritykselle, joka on aiemmin koordinoinut opettajia erillisten taulukoiden, kalentereiden ja viestien avulla, tämä luo yhtenäisemmän ryhmien aikataulutuksen ja läsnäolon hallinnan työnkulun.

Aloita läsnäolon hallinta valitsemastasi käyttöönottopisteestä

Oppituntien aikana opettajat voivat merkitä, ketkä oppilaat osallistuivat, ja lisätä kommentteja yksittäisille käyntikerroille.

Nämä läsnäolotiedot ovat hyödyllisiä myös luokkahuoneen ulkopuolella.

Ne voivat tukea läsnäoloraportointia, auttaa vanhempia seuraamaan osallistumista ja tukea käytön mukaan maksettavien maksujen laskentaa silloin, kun se on sovellettavissa.

Tämä on yksi niistä eduista, joita saadaan siirtymällä irrallisista hallinnollisista työkaluista yhdistettyyn iltapäivätoiminnan hallintajärjestelmään: aikataulutus, asiakastiedot, läsnäolo, maksujärjestelyt ja laskutus voivat toimia saman prosessin osina.

Esittele vanhemmille my.clasero.com

Kun sisäinen käyttöönottonne on valmis, myös nykyiset vanhemmat voivat alkaa käyttää my.clasero.com-palvelua.

Vanhempien portaali tarjoaa pääsyn tietoihin, kuten oppituntiaikatauluihin, aiempiin ja tuleviin oppitunteihin, läsnäoloon, laskuihin ja maksutilanteeseen, rekisteröityihin palveluihin, opettajatietoihin ja ajankohtaisiin uutisiin.

Vanhemmat voivat myös jättää tietoa läsnäolosta, esimerkiksi jos lapsi on poissa tai myöhässä.

Kun olemassa oleva asiakaskunta otetaan mukaan uuteen portaaliin, pidä viestintä yksinkertaisena. Kerro, mitä vanhemmat löytävät sieltä ja mitä heidän täytyy tehdä ensin.

Tavoitteena ei ole vain siirtää hallintoa Claseroon. Tavoitteena on tehdä rutiinitiedoista helpommin saatavia sekä yritykselle että sen asiakkaille.

Käytännöllinen tapa siirtää olemassa oleva yritys Claseroon

Useimmille vakiintuneille organisaatioille siirtymä voidaan toteuttaa kuudessa vaiheessa:

• Valmistele — käy läpi ja siivoa nykyiset asiakastietosi.
• Määritä — määritä yrityksesi, toimipisteet, tilat, palvelut, tunnit, opettajat ja maksutavat.
• Testaa — tarkista rakenne pienellä valikoimalla nykyisiä asiakkaita.
• Tuo — tuo loput asiakas- ja oppilastietosi ja tee tarvittavat liitokset.
• Käynnistä — aloita Claseron käyttö aikataulutukseen, läsnäoloon, asiakashallintaan ja asiaankuuluviin laskutusprosesseihin.
• Varmista — tarkista ensimmäiset oppitunnit, läsnäolotiedot, asiakasliitokset ja maksuasetukset ennen kuin katsot siirron valmiiksi.

Voit hallita tämän käyttöönoton itse Claseron käyttöönottotilan avulla, mutta kaikkea ei tarvitse tehdä itsenäisesti.

Clasero-tiimi voi auttaa nykyisten asiakkaidesi tuonnissa ja Claseron käyttöönottoon tarvittavien tietojen määrittämisessä. Tämä voi olla erityisen arvokasta, jos yrityksesi toimii jo ja haluat siirtää nykyisen rakenteesi järjestelmään sen sijaan, että rakentaisit kaiken käsin.

Nykyiset asiakkaasi ovat lähtökohta, eivät este

Vakiintunut asiakaskunta ei pitäisi estää sinua parantamasta tapaa, jolla iltapäivätoimintaasi hallitaan.

Clasero on suunniteltu niin, että olemassa olevat organisaatiot voivat tuoda nykyiset asiakkaansa järjestelmään, määrittää ryhmänsä ja palvelunsa, järjestää opettajat ja toimipisteet, luoda maksutavat ja jatkaa toimintansa hallintaa yhtenäisemmässä ympäristössä.

Ja jos kaiken tämän valmistelu itse tuntuu tarpeettomalta hallinnolliselta taakalta, voit pyytää Clasero-tiimiltä apua alkuvaiheen käyttöönottoon ja asiakastietojen tuontiin.

Aloita tiedoista, jotka sinulla jo on, päätä haluatko määrittää Claseron itsenäisesti vai käyttöönottotuen avulla, ja rakenna järjestelmä jo pyörittämäsi liiketoiminnan ympärille.