Kuinka siirtää useita toimipisteitä Claseroon vaihe vaiheelta – ilman että kaikkea siirretään kerralla

Monitoimipaikkaisen koulutusyrityksen siirtäminen uuteen ohjelmistoon voi tuntua riskialttiilta. Sinulla voi olla satoja oppilaita, useita toimipisteitä, monta opettajaa, toistuvia oppitunteja, erilaisia maksutapoja ja vuosien asiakastiedot.

Turvallisin lähestymistapa ei yleensä ole siirtää kaikkea kerralla.

Jos sinun täytyy vaihtaa luokanhallintaohjelmisto useissa toimipisteissä, aloita yhdestä edustavasta toimipisteestä. Testaa Claseroa oikeilla oppilailla, opettajilla, oppitunneilla, laskutuksella ja huoltajien käyttöoikeuksilla. Korjaa havaitsemasi ongelmat ja käytä sitten tätä testattua prosessia seuraavassa toimipisteessä.

Tämä on vaiheittaisen Clasero-siirtymän tärkein etu: ongelmat pysyvät pieninä samalla kun vielä opettelet.

Käytännöllinen käyttöönotto näyttää tältä:

Valitse pilottitoimipiste → puhdista tiedot → määritä Clasero → testaa tuonti → pidä oikeita oppitunteja → varmista laskutus ja huoltajien käyttöoikeudet → hyväksy pilotti → toista seuraavassa toimipisteessä.

Pilotti on valmis etenemään, kun tiedot ovat oikein, opettajat voivat pitää oppitunteja normaalisti, laskutus voidaan varmistaa, huoltajat pääsevät tarvitsemiinsa tietoihin eikä mikään kriittinen ongelma vaadi toistuvaa manuaalista korjausta.

1. Kartoita nykyinen toimintamallisi ennen siirtymää

Aloita dokumentoimalla, miten organisaatiosi toimii tällä hetkellä.

Listaa:

• toimipisteet ja tilat;
• palvelut ja luokat;
• opettajat;
• aktiiviset oppilaat;
• oppituntiaikataulut;
• maksumallit;
• tärkeät hallinnolliset prosessit.

Tunnista myös poikkeavat tapaukset.

Opettaja voi työskennellä useissa toimipisteissä. Oppilas voi osallistua useampaan kuin yhteen luokkaan. Yhdessä toimipisteessä voi olla käytössä erilainen maksujärjestely.

Kun tiedät tämän ennen siirtymää, monitoimipaikkaisen luokanhallinnan oikea uudelleenrakentaminen on helpompaa.

Sinun kannattaa myös päättää, mitkä tiedot todella täytyy siirtää.

Vanhassa järjestelmässäsi voi olla vuosien tietueita, mutta kaikkia niistä ei tarvita päivittäisessä työssä. Erota heti tarvittavat tiedot historiallisista tiedoista, joiden tarvitsee vain pysyä saatavilla viitetarkoituksiin.

Jos nykyinen järjestelmäsi sallii sen, säilytä vienti tai helposti käytettävä kopio tärkeistä vanhoista tiedoista ennen siirtymähetkeä.

2. Valitse yksi edustava toimipiste pilotiksi

Älä aloita siirtämällä kaikkia toimipisteitä.

Valitse yksi toimipiste, joka edustaa sitä, miten organisaatiosi tavallisesti toimii.

Paras pilotti ei yleensä ole pienin toimipisteesi eikä monimutkaisin. Valitse sen sijaan toimipiste, jossa käytetään suurinta osaa tavallisista työnkuluistasi ilman, että suurin asiakasryhmäsi altistuu ensimmäiselle siirtymälle.

Hyvän pilotin tulisi sisältää:

• tyypilliset luokat ja aikataulut;
• yleiset maksujärjestelyt;
• useita aktiivisia opettajia;
• riittävästi oppilaita päivittäisen toiminnan testaamiseen;
• henkilöstöä, joka voi antaa hyödyllistä palautetta.

Tavoitteena ei ole luoda täydellistä esittelyä. Tarkoitus on testata Claseroa aidossa työympäristössä ennen kuin muu organisaatiosi on siitä riippuvainen.

Pilotin pitäisi tehdä kaksi asiaa: osoittaa, että asetukset toimivat, ja luoda prosessi, jonka voit toistaa.

3. Puhdista ja kartoita asiakastietosi ennen niiden tuontia

Hyvä oppilastietojen siirto alkaa ennen tuontia.

Clasero mahdollistaa oppilasprofiilien luomisen manuaalisesti ja tukee olemassa olevien asiakastietojen tuontia Excelistä tai Google Sheetsistä.

Ennen kuin tuot oppilaita Excelistä, puhdista lähdetiedot.

Tarkista päällekkäiset tietueet, passiiviset asiakkaat, vanhentuneet yhteystiedot, epäyhtenäiset nimet, puuttuvat huoltajatiedot ja virheelliset luokkasijoitukset.

Kartoita sitten tiedot vanhasta järjestelmästäsi uuteen rakenteeseen.

Esimerkiksi:

• Oppilaan nimi → oppilasprofiili
• Huoltajan sähköposti → huoltajan yhteystiedot
• Nykyinen luokka → luokkasijoitus
• Maksujärjestely → asiaankuuluva palvelu- ja maksuasetus

Tarkka kartoitus riippuu nykyisistä tiedoistasi.

Älä yritä siirtää asiakastietoja koko toimipisteen osalta heti.

Aloita pienellä otoksella. Avaa useita tuotuja tietueita ja tarkista nimet, yhteystiedot, luokkasijoitukset ja muut tärkeät tiedot.

Jos tuodut arvot ovat virheellisiä, korjaa lähdetiedot tai kenttäkartoitus. Jos tiedot ovat oikein mutta oppilaat näkyvät väärässä luokassa, palvelussa tai toimipisteessä, tarkista sen sijaan Clasero-määritykset.

Tällä erolla on merkitystä. Se auttaa ratkaisemaan todellisen ongelman sen sijaan, että korjaisit toistuvasti yksittäisiä tietueita.

4. Määritä Clasero ja testaa oikeita oppitunteja

Kun pilotin tiedot ovat valmiit, määritä toimipiste Claseroon.

Määritä toimipiste, tilat tai huoneet, palvelut, luokat, opettajat, maksuvaihtoehdot ja asiaankuuluvat yritysasetukset. Claseron Setup Mode tarjoaa jäsennellyn tarkistuslistan järjestelmän valmistelemiseksi jokapäiväiseen käyttöön.

Luo sitten oikea oppituntiaikataulu.

Claseron oppituntisuunnittelija mahdollistaa oppituntien suunnittelun käyttämällä tietoja, kuten toimipiste, luokka, opettaja, huone, oppitunnin aika ja toistuva aikataulu.

Testaa sitä nyt oikeiden oppituntien aikana.

Opettajien pitäisi pystyä löytämään luokkansa, näkemään oikeat oppilaat ja kirjaamaan läsnäolot ilman jatkuvaa apua ylläpitäjältä.

Nimeä yksi henkilö vastaamaan siirtymästä organisaation sisällä. Tämän henkilön tulisi ylläpitää käyttöönoton tarkistuslistaa, kirjata ongelmat, varmistaa että korjaukset on testattu, kerätä palautetta opettajilta ja päättää, onko pilotti valmis seuraavaan vaiheeseen.

Näin siirtymällä on selkeä omistaja sen sijaan, että ongelmat jäisivät hajalleen eri ihmisille.

5. Testaa laskutus ja valitse selkeä siirtymähetki

Laskutus tulisi testata erillään asiakastuonneista.

Clasero tukee tilauspohjaisia ja käytön mukaan maksettavia maksutapoja. Testaa ne maksujärjestelyt, joita pilotin asiakkaat todella käyttävät.

Ota useita todellisia asiakasesimerkkejä ja vertaa odotettua tulosta uuden Clasero-työnkulun tulokseen.

Tarvittaessa ota mukaan asiakkaita, joilla on erilaisia maksujärjestelyjä tai harvinaisempia tilanteita.

Älä siirry suoraan laajamittaiseen laskutukseen ennen kuin nämä esimerkit on tarkistettu.

Sinun tulisi myös valita selkeä siirtymähetki.

Liiketoiminnastasi riippuen tämä voi olla uuden kuukauden, laskutuskauden, lukukauden tai kurssijakson alku.

Siitä hetkestä eteenpäin kaikkien tulisi tietää, mihin nykyinen läsnäolo, asiakasmuutokset ja laskutustiedot kirjataan.

Vanhan järjestelmän pitäminen tilapäisesti historiallisena viitteenä voi olla hyödyllistä. Kahden ristiriitaisen nykyisen tietoversion ylläpitäminen ei ole.

6. Testaa huoltajien käyttöoikeudet ja haastavat tapaukset

Työntekijäsi eivät ole ainoita, joihin siirtymä vaikuttaa.

my.clasero.com-palvelun kautta huoltajat voivat nähdä tietoja, kuten oppituntiaikataulut, läsnäolot, laskut, maksutilanteen ja olennaiset oppituntitiedot.

Esittele portaali ensin pilottiryhmälle.

Katso, mitä kysymyksiä huoltajat esittävät, ja paranna sitten ohjeitasi ennen järjestelmän käyttöönottoa muissa toimipisteissä.

Testaa samalla tilanteita, jotka eivät ole aivan suoraviivaisia.

Esimerkiksi:

• oppilas, joka osallistuu useisiin luokkiin;
• opettaja, joka työskentelee useissa toimipisteissä;
• asiakkaat, jotka käyttävät erilaisia maksutapoja;
• luokat, joilla on epätavallisia aikataulujärjestelyjä.

Pilotin tarkoitus on löytää nämä ongelmat varhain, ei todistaa, että helpoimmat tapaukset toimivat.

7. Käytä Go/No-Go-tarkistusta ennen seuraavan toimipisteen siirtämistä

Älä siirrä seuraavaa toimipistettä vain siksi, että pilotti on ollut käynnissä tietyn määrän päiviä.

Etene, kun tärkeät työnkulut on varmistettu.

Ennen seuraavan toimipisteen hyväksymistä varmista, että:

• asiakastietueet on tuotu ja tarkistettu;
• oppilaat näkyvät oikeissa luokissa;
• aikataulut ovat tarkkoja;
• opettajat voivat kirjata läsnäolot;
• vaaditut maksutavat on testattu;
• esimerkkilaskujen laskelmat on tarkistettu;
• huoltajien käyttöoikeudet toimivat tarkoitetulla tavalla;
• poikkeavat tapaukset on testattu;
• kriittiset ongelmat on ratkaistu.

Jos laskutusta ei voida täsmäyttää, asiakassijoitukset ovat epäluotettavia tai opettajat tarvitsevat edelleen usein hallinnollista apua, keskeytä käyttöönotto.

Pidä seuraava toimipiste nykyisessä järjestelmässä, kunnes ongelma on korjattu.

Kun pilotti on vakaa, tallenna lopulliset tiedonkartoitussäännöt, tuontivaiheet, toimipisteen määritykset, opettajaohjeet, laskutustarkistukset, huoltajaohjeet ja hyväksyntätarkistuslista.

Siitä tulee käyttöönottopakettisi seuraavaa toimipistettä varten.

Siirrä yksi toimipiste, opi siitä ja toista sitten

Suuren koulutusyrityksen siirtämisen Claseroon ei tarvitse olla yksi suuri kertarysäysprojekti.

Aloita yhdestä edustavasta toimipisteestä. Testaa oikeita asiakastietoja, oikeita opettajia, oikeita oppitunteja, laskutusta ja huoltajien käyttöoikeuksia. Korjaa havaitsemasi asiat silloin, kun vaikutuksen kohteena olevien käyttäjien määrä on vielä rajallinen.

Toista sitten prosessi pilotin aikana luodun käyttöönottopaketin avulla.

Se on vaiheittaisen siirtymän todellinen arvo: testaa kerran, paranna kerran ja skaalaa sitten toimivaksi todistettu prosessi koko muuhun organisaatioosi.

Jos suunnittelet siirtymistä nykyisestä ohjelmastasi palveluun clasero.com, aloita valitsemalla oikea pilottitoimipiste ja rakentamalla siirtymäprosessi, jota voit käyttää luottavaisesti uudelleen jokaisessa toimipisteessä.