Miten Clasero auttaa sinua pääsemään alkuun

Sinun ei tarvitse ottaa Claseroa käyttöön yksin.

Pyynnöstä Clasero voi auttaa alkuasennuksessa ja käyttöönottoprosessissa. Tähän voi sisältyä olemassa olevien asiakastietojen tuonti sekä yrityksesi tietojen, toimipisteiden, palveluiden, ryhmien, työntekijöiden, opettajien, maksuasetusten ja muiden järjestelmän käytön aloittamiseen tarvittavien tietojen määrittäminen.

Jos haluat hoitaa Clasero-käyttöönoton itse, Setup Mode tarjoaa jäsennellyn tarkistuslistan, joka ohjaa sinut olennaisten asetusten läpi.

Olipa kyseessä iltapäivätoiminta, tukiopetuskeskus, tanssikoulu, urheiluakatemia, musiikkikoulu tai muu koulutusalan yritys, ajatus on yksinkertainen: tuo jo olemassa oleva organisaatiosi Claseroon ja valmistele se päivittäiseen käyttöön.

Minkä käyttöönotossa Clasero voi auttaa

Useimmat koulutusalan yritykset toimivat jo ennen uuden ryhmähallintaohjelmiston käyttöönottoa. Oppilastiedot voivat olla tallennettuina taulukoihin, opettajat voivat työskennellä useissa toimipisteissä, ja ryhmät sekä maksujärjestelyt voivat olla jo valmiiksi määriteltyjä.

Clasero-käyttöönotto voi auttaa tuomaan tämän olemassa olevan rakenteen järjestelmään.

Organisaatiostasi riippuen alkuasennus voi kattaa yritystiedot, toimipisteet ja tilat, palvelut ja ryhmät, työntekijät ja opettajat, maksuasetukset, yrityksen asetukset sekä olemassa olevat asiakkaat tai oppilaat.

Tämä tarkoittaa, että voit ensin keskittyä siihen, miten organisaatiosi todella toimii, ja kuvata sitten tämän rakenteen Claseroon.

Mitä valmistella ennen aloittamista

Perustietojen valmiina pitäminen tekee käyttöönotosta sujuvampaa.

Ennen Clasero-käyttöönoton aloittamista on hyödyllistä valmistella:

• Yrityksesi tiedot ja yrityksen asetukset
• Toimipisteet tai opetussijainnit
• Kussakin sijainnissa käytettävät huoneet tai tilat
• Tarjoamasi palvelut
• Olemassa olevat ryhmät
• Opettaja- ja työntekijätiedot
• Nykyiset maksutavat
• Olemassa oleva asiakas- tai oppilasrekisterisi

Yrityksen asetuksiin voi sisältyä käytännön tietoja, kuten valuutta, aikavyöhyke, päivämäärä- ja kellonaikamuoto sekä viikon ensimmäinen päivä.

Jos oppilastietosi ovat jo Excelissä tai Google Sheetsissä, pidä myös nämä tiedot valmiina. Clasero tukee olemassa olevien asiakas- ja oppilastietojen tuomista järjestelmään, joten siirtyminen erilliseen iltapäivätoiminnan ryhmähallintaohjelmistoon ei tarkoita jokaisen tietueen rakentamista käsin uudelleen.

Tuo olemassa oleva liiketoimintarakenteesi Claseroon

Toimipisteillä, palveluilla ja ryhmillä on Claserosssa eri roolit.

Toimipiste edustaa yhtä sijainneistasi. Toimipisteen sisällä voit määrittää tilat tai huoneet sekä siellä tarjolla olevat ryhmät.

Palvelu kuvaa sitä, mitä organisaatiosi tarjoaa, ja siihen voi sisältyä siihen liittyvä maksurakenne. Yksittäiset ryhmät voidaan sitten liittää tähän palveluun.

Kuvitellaan esimerkiksi, että tarjoat lasten uintiohjelmaa kahdessa sijainnissa. Uintiohjelma voidaan luoda palveluksi, kun taas erilliset alkeisryhmät voidaan luoda ryhmiksi kumpaankin toimipisteeseen.

Tämä rakenne on erityisen hyödyllinen monitoimipisteisen ryhmähallinnan kannalta, koska maksuasetuksia ei tarvitse luoda erikseen uudelleen jokaiselle siihen liittyvälle ryhmälle. Clasero tukee tilauspohjaisia ja käytön mukaan maksettavia maksutapoja, ja palveluun liitetyt ryhmät voivat käyttää kyseiselle palvelulle määriteltyjä maksuvaihtoehtoja.

Kun tämä rakenne on määritetty, siitä tulee perusta oppilaiden, opettajien, tilojen ja oppituntien aikatauluttamiselle.

Tuo olemassa olevat oppilaasi ja asiakkaasi

Olemassa olevan asiakasrekisterin siirtäminen on usein yksi tärkeimmistä osista järjestelmän vaihtamisessa.

Clasero tukee oppilastietojen tuontia Excelistä tai Google Sheetsistä. Oppilasprofiileja voidaan myös luoda manuaalisesti tarpeen mukaan.

Asiakastietotaulukkoa voidaan mukauttaa vastaamaan jo ylläpitämääsi tietoa. Kenttiä voidaan ottaa käyttöön tai poistaa käytöstä, ja sarakkeita voidaan järjestää uudelleen, jotta ne sopivat paremmin nykyiseen tietorakenteeseesi.

Ennen tuontia kannattaa käydä tietosi läpi, jotta Claseroon tuotava tieto on ajantasaista ja järjestettyä.

Pyynnöstä Clasero voi myös auttaa olemassa olevien asiakastietojen tuonnissa osana alkuvaiheen käyttöönottoprosessia.

Kun oppilaat ovat järjestelmässä, heidät voidaan liittää sopiviin ryhmiin sekä yhdistää oikeaan palveluun ja maksujärjestelyyn.

Määritä opettajat ja luo aikataulusi

Clasero-käyttöönoton seuraava osa on tiimin ja lukujärjestyksen valmistelu.

Opettajaprofiilit voidaan yhdistää käyttäjätileihin, ja käyttöoikeuksia voidaan säätää kunkin henkilön vastuiden mukaan. Esimerkiksi opettajalle voidaan antaa oikeus hallita oppitunteja tai pelkkä katseluoikeus, kun taas taloustiedot voidaan asettaa näkyviin niille työntekijöille, joille ne kuuluvat.

Myös opettajien saatavuus voidaan syöttää järjestelmään. Kun oppituntia ollaan aikatauluttamassa, Clasero voi ilmoittaa, jos valittu opettaja ei ole saatavilla kyseisenä aikana.

Kun päärakenne on valmis, voit alkaa rakentaa lukujärjestystä.

Claseron oppituntisuunnittelija yhdistää toimipisteen tai sijainnin, ryhmän, opettajan, huoneen ja oppitunnin ajan yhdeksi tapahtumaksi. Toistuvat oppitunnit voidaan luoda määrittämällä aloitus- ja päättymispäivät sekä toistotiheys.

Tämä tekee siirtymisestä alkuasennuksesta päivittäiseen ryhmien aikataulutukseen suoraviivaista, erityisesti ohjelmille, jotka jatkuvat viikoittain koko lukukauden tai kauden ajan.

Opettajat voivat myös yhdistää aikataulunsa ulkoisiin kalenterisovelluksiin, jotka tukevat iCalia.

Miltä ensimmäinen tavallinen päiväsi Claserossa näyttää

Käyttöönoton tarkoitus ei ole vain täyttää järjestelmä tiedoilla. Sen tarkoitus on valmistella Clasero normaalia päivittäistä työtä varten.

Ylläpitäjä tai yrityksen omistaja voi aloittaa päivän tarkastelemalla koko yrityksen aikataulua ja katsomalla, mitkä oppitunnit ovat suunniteltuja, käynnissä tai päättyneitä.

Opettaja näkee hänelle osoitetut oppitunnit ja avaa kyseisen oppitunnin profiilin.

Ennen tuntia tai sen aikana opettaja voi tarkistaa edellisen kerran muistiinpanot. Nämä muistiinpanot voivat toimia ryhmäpäiväkirjana ja auttaa opettajaa muistamaan, mitä käsiteltiin ja mitä seuraavaksi pitäisi tehdä.

Oppitunnin aikana opettaja kirjaa, ketkä oppilaat osallistuivat, ja voi lisätä kommentteja yksittäisiin käynteihin.

Tämä tuo läsnäolohallinnan suoraan oppitunnin työnkulkuun sen sijaan, että läsnäolot, aikataulut ja opettajien muistiinpanot pidettäisiin erillisissä paikoissa.

Ylläpitäjät voivat myös käyttää hallintapaneelia oppituntitoiminnan ja läsnäolon seuraamiseen koko organisaatiossa.

Vanhemmat saavat oman näkymänsä osoitteessa my.clasero.com

Clasero tarjoaa myös erillisen verkkopalvelun oppilaille ja vanhemmille osoitteessa my.clasero.com.

Vanhemmat voivat tarkastella olennaisia oppituntiaikatauluja, mukaan lukien tulevat ja menneet oppitunnit, sekä läsnäolotietoja. He voivat myös nähdä laskut ja maksutilanteen.

Jos lapsi on sairas, jää pois tunnilta tai arvioi myöhästyvänsä, vanhempi voi jättää opettajalle läsnäoloon liittyvän viestin oppitunnin tietojen kautta.

Tämä antaa vanhemmille suoran paikan tarkistaa tärkeät tiedot samalla, kun opettajat ja ylläpitäjät jatkavat organisaation hallintaa Claseron kautta.

Yleisiä kysymyksiä Claseron käytön aloittamisesta

Voiko Clasero auttaa minua alkuasennuksessa?

Kyllä. Pyynnöstä Clasero voi auttaa alkuvaiheen käyttöönottoprosessissa, mukaan lukien olemassa olevien asiakastietojen tuonti sekä yritystietojen, toimipisteiden, palveluiden, ryhmien, työntekijöiden, maksuasetusten ja muiden järjestelmän käytön aloittamiseen tarvittavien tietojen määrittäminen.

Voinko tuoda oppilaita Excelistä tai Google Sheetsistä?

Kyllä. Clasero tukee olemassa olevien asiakas- ja oppilastietojen tuomista Excelistä tai Google Sheetsistä, joten sinun ei tarvitse syöttää jokaista olemassa olevaa oppilasta käsin.

Voinko ottaa Claseron käyttöön itse?

Kyllä. Setup Mode tarjoaa jäsennellyn tarkistuslistan, joka auttaa sinua tekemään olennaiset määritykset ja valmistelemaan järjestelmän päivittäistä käyttöä varten.

Aloita siitä, miten organisaatiosi jo toimii

Claseron käytön aloittaminen ei tarkoita, että sinun täytyisi hoitaa siirtymä yksin.

Voit seurata Setup Modea ja määrittää järjestelmän itsenäisesti tai pyytää apua asiakastietojesi ja alkuvaiheen yritysasetusten kanssa. Kun toimipisteesi, palvelusi, ryhmäsi, opettajasi, oppilaasi ja lukujärjestyksesi ovat paikoillaan, tiimisi voi siirtyä päivittäiseen ryhmähallintaan.

Jos olet valmis tuomaan nykyisen hallintosi yhteen yhdistettyyn järjestelmään, Clasero tarjoaa selkeän tavan aloittaa — ja apua on saatavilla silloin, kun sitä tarvitset.