Verkkolaskujen maksaminen kouluille: Miksi yhdistät maksuja edelleen laskuihin manuaalisesti?

Vanhempi maksaa laskun. Raha saapuu pankkitilillesi. Mutta jonkun on silti tarkistettava maksu, tunnistettava asiakas, löydettävä oikea lasku ja muutettava sen tila Maksetuksi.

Kouluille, akatemioille, yksityisopettajille ja iltapäiväkerhoja järjestäville yrityksille tästä toistuvasta prosessista voi tulla merkittävä hallinnollinen rasite.

Clasero auttaa lyhentämään sitä.

Tuetuilla koulujen verkkolaskujen maksuilla asiakas voi maksaa avoimen laskun suoraan my.clasero.comissa. Onnistuneen integroidun maksun jälkeen maksu yhdistetään vastaavaan laskuun, ja Clasero merkitsee laskun automaattisesti Maksetuksi.

Siinä on keskeinen ero.

Verkkomaksaminen helpottaa asiakkaan maksamista. Automaattinen maksujen kohdistus vähentää yrityksen työmäärää.

Todellinen maksuongelma alkaa usein vasta sen jälkeen, kun raha on saapunut

Laskun lähettäminen on vain yksi osa koulujen maksujen käsittelyä.

Vähemmän näkyvä työ alkaa silloin, kun asiakas maksaa.

Perinteisessä pankkisiirrossa ylläpitäjän voi olla tarpeen:

• tarkistaa saapuvat pankkitapahtumat;
• tunnistaa vanhempi tai asiakas;
• selvittää, mihin laskuun maksu kuuluu;
• varmistaa summa;
• etsiä lasku hallintajärjestelmästä;
• päivittää sen maksutila.

Tämä on koulujen maksujen kohdistusta.

Yksittäinen maksu voi vaatia vain muutaman toimenpiteen. Ongelma on siinä, että nämä toimenpiteet toistuvat monien laskujen kohdalla.

Maksun vastaanottaminen verkossa ratkaisee vain osan ongelmasta. Suurempi operatiivinen hyöty syntyy siitä, että järjestelmä tietää myös, mikä lasku on maksettu, ja päivittää sen tilan automaattisesti.

Avoimesta laskusta Maksetuksi automaattisesti

Clasero yhdistää verkkomaksuprosessin suoraan laskuun.

Kun tuettu EveryPay-integraatio on käytössä, asiakkaat näkevät Maksa-painikkeen avoimien laskujen vieressä my.clasero.comissa.

Asiakas valitsee Maksa, valitsee tuetuista pankeista ja suorittaa maksun.

Onnistuneen maksun jälkeen varat kirjautuvat organisaation pankkitilille, ja Clasero merkitsee vastaavan laskun automaattisesti Maksetuksi.

Erillistä manuaalista laskun tilapäivitystä ei tarvita.

Vertaa kahta työnkulkua:

Perinteinen pankkisiirtotyönkulku

Lasku lähetetään → asiakas siirtää rahat → ylläpitäjä tarkistaa pankin → tunnistaa maksajan → löytää laskun → vahvistaa maksun → muuttaa laskun tilan.

Integroitu Clasero-työnkulku

Lasku on saatavilla Claserossa → asiakas valitsee Maksa → asiakas suorittaa maksun → onnistunut maksu yhdistetään vastaavaan laskuun → Clasero merkitsee laskun Maksetuksi.

Tämä automaattinen laskujen kohdistus on tärkein hallinnollinen hyöty. Onnistunut maksu voi sulkea laskun sen sijaan, että se loisi henkilöstölle uuden tehtävän.

Miksi automaattinen laskujen kohdistus on tärkeää

Lasku voi olla maksettu pankissa, vaikka se näkyy edelleen avoimena hallintajärjestelmässä.

Näin tapahtuu, kun rahan vastaanottaminen ja laskun päivittäminen ovat erillisiä prosesseja.

Se voi johtaa turhaan työhön. Henkilöstö voi tarkistaa pankin uudelleen, toinen ylläpitäjä voi nähdä vanhentunutta tietoa tai asiakkaaseen voidaan ottaa yhteyttä laskusta, joka on jo maksettu.

Automaattisen laskujen kohdistuksen avulla onnistunut integroitu maksu päivittää vastaavan laskun Claserossa.

Näiden maksujen osalta henkilöstö voi käyttää Claseron päivitettyä laskutilaa sen sijaan, että pankki tarkistettaisiin ensin ja tietue muutettaisiin sitten manuaalisesti.

Tässä koulujen laskutusautomaatio tulee hyödylliseksi: se vähentää jokaisen onnistuneen maksun jälkeen tarvittavien rutiinitoimien määrää.

Yhtenäisempi laskutuksen työnkulku

Koulutuspalvelujen tarjoajat hallinnoivat usein läsnäoloa, maksutapoja, laskuja ja saapuvia maksuja osana samaa operatiivista prosessia.

Clasero tukee sekä tilauspohjaisia että käytön mukaan maksettavia maksutapoja.

Käytön mukaan maksettavissa palveluissa kirjattua läsnäoloa voidaan käyttää laskemaan, mitä opiskelijan tulee maksaa, ja laskuja voidaan luoda laskutuskelpoisista käynneistä. Tilauslaskuja voidaan myös luoda yksittäin tai massana.

Laskujen maksamisen automaatio laajentaa tätä työnkulkua laskun luomisen ulkopuolelle.

Tuetuissa tapauksissa prosessi voi jatkua laskun luomisesta asiakkaan maksuun ja siitä edelleen automaattisesti päivittyvään laskutilaan.

Tämä auttaa vähentämään tarvetta käsitellä laskutusta ja maksujen kohdistusta erillisinä hallinnollisina tehtävinä.

Vanhemmat voivat nähdä laskut ja maksutilan

my.clasero.comia käyttävät vanhemmat voivat tarkastella uusimpia laskujaan, nähdä kunkin laskun maksutilan ja tarkistaa, onko avoimia saldoja.

Kun verkkomaksut ovat käytössä, he voivat myös aloittaa maksun avoimelta laskulta.

Yrityksille, jotka tarjoavat verkkomaksuja iltapäiväohjelmiin, tämä luo selkeämmän polun laskusta maksuun sekä asiakkaalle että ylläpitäjälle.

Mitä jos vanhempi maksaa tavallisella pankkisiirrolla?

Kaikkien maksujen ei tarvitse käyttää integroitua verkkomaksuprosessia.

Edellä kuvattu automaattinen Maksettu-tila koskee onnistuneita maksuja, jotka on suoritettu tuetun EveryPay-integraation kautta.

Jos asiakkaat käyttävät muuta maksutapaa, Clasero tarjoaa lisävaihtoehtoja näiden maksujen kirjaamiseen ja kohdistamiseen.

Jos pankki tarjoaa sopivan CSV-tapahtumaviennin, yritys voi määrittää Claseron tuomaan tiedoston ja synkronoimaan saapuvat maksut lähetettyjen laskujen kanssa. Kun alkuperäinen kohdistus on määritetty, tallennettua asetusta voidaan käyttää uudelleen tulevissa tuonneissa.

Maksut voidaan myös kirjata manuaalisesti, mukaan lukien todellinen päivämäärä, jolloin maksu vastaanotettiin.

Tämä tarkoittaa, että organisaatio voi yhdistää verkkolaskujen maksut olemassa oleviin maksutapoihin sen sijaan, että jokaisen asiakkaan olisi noudatettava samaa prosessia.

Mitä verkkolaskujen maksujen käyttöönotto vaatii?

Claseron nykyinen spesifikaatio dokumentoi integraation EveryPayn ja Swedbankin kanssa Latviassa, Liettuassa ja Virossa.

Organisaatio tarvitsee ensin asianmukaisen EveryPay-sopimuksen Swedbankin kanssa, joka kattaa maksut Claseron kautta. Tämän jälkeen integraatio on määritettävä tarvittavilla EveryPay-tunnuksilla ja callback-asetuksilla.

Kun aktivointi ja määritys on tehty, asiakkaat voivat maksaa avoimia laskuja my.clasero.comissa tuetun maksuprosessin avulla.

Päivittäinen lopputulos on yksinkertainen: onnistuneen integroidun maksun jälkeen Clasero merkitsee vastaavan laskun automaattisesti Maksetuksi.

Verkkolaskujen maksut: yleisiä kysymyksiä

Voiko Clasero merkitä laskun automaattisesti maksetuksi?

Kyllä. Onnistuneen maksun jälkeen tuetun EveryPay-integraation kautta Clasero merkitsee vastaavan laskun automaattisesti Maksetuksi. Erillistä manuaalista laskun tilapäivitystä ei tarvita kyseiselle maksulle.

Kohdistaako Clasero automaattisesti jokaisen pankkisiirron?

Ei. Täysin automatisoitu työnkulku koskee onnistuneita maksuja, jotka on tehty tuetun verkko-integraation kautta. Muut maksut voidaan käsitellä tuetun pankin CSV-synkronoinnin avulla tai kirjata manuaalisesti.

Missä vanhemmat voivat nähdä ja maksaa laskuja?

Vanhemmat voivat tarkastella laskuja my.clasero.comin kautta. Portaali näyttää laskujen maksutilan ja avoimet saldot. Kun tuettu verkkomaksuintegraatio on käytössä, asiakkaat voivat aloittaa maksun avoimelta laskulta.

Maksun pitäisi sulkea lasku, ei luoda uutta tehtävää

Koulut ja koulutusalan yritykset hallinnoivat jo opiskelijoita, opettajia, aikatauluja, läsnäoloa, viestintää ja taloutta.

Pankin tarkistaminen, maksun tunnistaminen, sen yhdistäminen laskuun ja laskun manuaalinen päivittäminen lisää vielä yhden toistuvan prosessin.

Koulujen laskutusohjelmistolla, joka yhdistää laskut, maksut ja maksutilan, työnkulusta tulee paljon suoraviivaisempi:

Asiakas maksaa → onnistunut maksu yhdistetään vastaavaan laskuun → Clasero merkitsee laskun Maksetuksi.

Onnistuneiden integroitujen maksujen osalta tämä tarkoittaa vähemmän manuaalista kohdistusta ja selkeämpää maksutyönkulkua sekä koulutuspalvelun tarjoajalle että asiakkaalle.

Jos maksujen kohdistamisesta on tulossa säännöllinen hallinnollinen tehtävä koulussasi, akatemiassasi, yksityisopetusyrityksessäsi tai iltapäiväohjelmassasi, tutustu siihen, miten Clasero voi tuoda suuremman osan tästä maksuprosessista yhteen yhdistettyyn työnkulkuun.