Onko sinulla jo oma luokanhallintaohjelmisto? Laske, mitä se todella maksaa, ennen kuin rakennat uuden ominaisuuden

”Meillä on jo oma ohjelmistomme.”

Koululle, akatemialle, tanssistudiolle, urheiluseuralle, tutorointiyritykselle tai muulle koulun jälkeisen opetuksen tarjoajalle se voi kuulostaa hyvältä syyltä olla harkitsematta toista järjestelmää.

Mutta todellinen kysymys ei ole se, onko teillä jo ohjelmisto.

Se on:

Kuinka paljon tuo ohjelmisto maksaa teille seuraavien 12 kuukauden aikana?

Clasero auttaa teitä lopettamaan tavallisen ohjelmistokehityksen rahoittamisen itse ja käyttämään työnkulkuja, jotka on jo rakennettu ja joita ylläpidetään koulun jälkeisen opetuksen yrityksille.

Ajatelkaa sitä erikoistuneena koulun jälkeisten tuntien hallintaohjelmistona, joka voi poistaa osan kehityskuormasta organisaatioltanne. Sen sijaan, että tilaisitte taas uuden aikataulutusominaisuuden, laskutustyönkulun, raportin tai vanhemmille suunnatun työkalun, voitte ensin tarkistaa, tarjoaako Clasero sen jo valmiiksi.

Se muuttaa vertailun tästä:

”Meidän ohjelmistomme vastaan toinen tilaus.”

tähän:

”Vielä yksi vuosi ylläpitoa, kehitystä, manuaalista hallinnointia ja teknistä riippuvuutta vastaan ohjelmisto, joka saattaa jo tarjota sen, mitä suunnittelemme rakentavamme.”

Omalla ohjelmistollanne on silti todellinen vuosikustannus

Räätälöity ohjelmisto ei ehkä tuota kuukausittaista SaaS-laskua, mutta se ei tee siitä ilmaista.

Sen kustannukset jakautuvat usein eri budjetteihin ja työntekijöille.

Jotta ymmärtäisitte todelliset ohjelmiston ylläpitokustannuksenne, laskekaa, mitä järjestelmä vaati viimeisten 12 kuukauden aikana:

• Kehittäjän tai IT-tuen työ
• Hosting ja infrastruktuuri
• Virhekorjaukset ja tekniset päivitykset
• Tietoturva- ja yhteensopivuustyö
• Uudet ominaisuudet ja integraatiot
• Henkilöstön aika vaatimusten määrittelyyn
• Henkilöstön aika muutosten testaamiseen ja kehittäjien koordinointiin
• Puuttuvien toimintojen aiheuttama manuaalinen työ

Arvioikaa sitten samat kustannukset seuraaville 12 kuukaudelle.

Myös teknisellä riippuvuudella on merkitystä.

Jos yksi työntekijä, freelanceri, toimisto tai ohjelmistoyritys ymmärtää suurimman osan räätälöidystä tuntienhallintaohjelmistostanne, kuinka helposti joku muu voisi ylläpitää sitä, jos tämä henkilö ei olisi enää käytettävissä?

Myös odottamisella on hintansa. Kun räätälöityä ominaisuutta määritellään, kehitetään, testataan, korjataan ja julkaistaan, työntekijät saattavat jatkaa sen manuaalisen prosessin käyttöä, jonka ominaisuuden oli tarkoitus korvata.

Siksi vakavan räätälöity ohjelmisto vs. SaaS -vertailun on katsottava eteenpäin, ei taaksepäin.

Kuinka monta tuntia Claseron pitäisi säästää kattaakseen kustannuksensa?

Yksinkertainen laskelma tekee päätöksestä käytännöllisemmän:

Claseron vuosikustannus ÷ todellinen työtunnin kustannus = hallinnollisten tuntien break-even-piste

Käyttäkää mahdollisuuksien mukaan työn tekevän henkilön todellista työllistämiskustannusta, älkää pelkästään hänen käteen jäävää palkkaansa.

Tulos osoittaa suunnilleen, kuinka monta työtuntia Claseron pitäisi säästää yhden vuoden aikana, jotta pelkästään näiden tuntien arvo vastaisi sen tilauskustannusta.

Verratkaa sitten tätä lukua niihin hallinnollisiin tunteihin, joita tiiminne todella käytti viime vuonna.

Kehityskustannuksia tulisi tarkastella erikseen.

Jos Clasero tarjoaa jo ominaisuuden, jonka tilaamista olitte valmistelemassa, kyseisen ominaisuuden kehittäminen, testaaminen ja tuleva ylläpito eivät ehkä enää ole tarpeen.

Käyttäkää todellisia liiketoimintakustannuksianne oletettujen säästöjen sijaan.

Parempi kysymys ei ole vain:

”Kuinka paljon Clasero maksaa?”

Vaan:

”Mitä työtä ja tulevaa kehitystä Clasero voisi korvata?”

Yksi toistuva tehtävä voi muuttaa laskelman

Laskutus on hyvä esimerkki.

Claseron määrittelyssä kuvataan yhden tanssikoulun opettaja, joka hallinnoi noin 200 oppilasta ja käytti aiemmin yli neljä tuntia kuukaudessa yksittäisten laskujen valmisteluun. Tässä nimenomaisessa tapauksessa Claseron käyttö säästi vähintään nuo neljä tuntia toistuvaa kuukausittaista työtä.

Jos sama työmäärä toistui joka kuukausi, se tarkoittaa noin 48 tuntia vuodessa.

Tämä on yksi yksittäinen esimerkki, ei taattu tulos jokaiselle organisaatiolle.

Mutta se havainnollistaa tärkeän asian: hyödyllistä tuntilaskutusohjelmistoa pitäisi arvioida sen poistaman työn perusteella, ei pelkästään sen mukaan, onko laskutusominaisuus olemassa.

Clasero tukee tilaus- ja käytön mukaan maksettavia maksamalleja. Käytön mukaan maksettavissa palveluissa kirjattuja käyntejä voidaan käyttää laskutettavia maksuja laskettaessa.

Se tarkoittaa, että läsnäolo ja laskutus voivat olla osa samaa työnkulkua sen sijaan, että niistä tulisi kaksi erillistä hallinnollista tehtävää.

Ennen seuraavan ominaisuuden rakentamista tarkistakaa, tarjoaako Clasero sen jo valmiiksi

Verratkaa Claseroa suoraan ohjelmistokehityksen tiekarttaanne.

Suunnitteletteko toistuvan tuntiaikataulutuksen rakentamista?
Clasero tukee jo opetuksen suunnittelua toimipisteen, luokan, opettajan, tilan, oppitunnin ajan ja toistuvan aikataulun mukaan.

Suunnitteletteko läsnäolon hallinnan parantamista?
Opettajat voivat kirjata oppilaiden läsnäolon osana oppitunnin työnkulkua.

Suunnitteletteko opettajien saatavuustarkistusten lisäämistä?
Clasero voi varoittaa käyttäjiä, kun opettaja ei ole käytettävissä valittuna oppituntiajankohtana.

Suunnitteletteko laskutuksen automatisointia?
Clasero tukee jo useita maksamalleja ja automaattista laskutusta.

Suunnitteletteko parempia raportteja useista toimipisteistä?
Claseron raportointi voi kattaa kaikki toimipisteet tai sen voi suodattaa yksittäisten toimipisteiden ja luokkien mukaan.

Suunnitteletteko parempaa vanhemmille suunnattua järjestelmää?
Vanhemmat voivat käyttää my.clasero.com-palvelua nähdäkseen asiaankuuluvat aikataulut, läsnäolotiedot, laskut ja oppituntitiedot.

Kaikki nämä toiminnot voitaisiin kehittää räätälöidysti.

Tärkeä kysymys on, pitäisikö niin tehdä.

Ennen kuin käytätte kehitysbudjetteja vakiotoiminnallisuuden uudelleenluomiseen, tarkistakaa, mitä erikoistunut kouluhallinto-ohjelmisto jo tarjoaa.

Minkä pitäisi oikeasti jäädä räätälöidyksi?

Claseron ei tarvitse korvata jokaista ainutlaatuista prosessia.

Tavoitteena on lopettaa räätälöidyn kehityksen hintojen maksaminen toiminnoista, jotka ovat alalla vakiomuotoisia.

Käyttäkää yksinkertaista testiä:

Voisiko jokin toinen tanssikoulu, urheiluakatemia, kielikoulu, tutorointiyritys tai koulun jälkeinen ohjelma kohtuudella tarvita saman ominaisuuden?

Jos vastaus on kyllä, tarkistakaa ensin erikoistunut ohjelmisto.

Aikataulutus, läsnäolo, opettajien saatavuus, laskutus, raportointi ja vanhempien pääsy ovat yleisiä operatiivisia vaatimuksia.

Varatkaa räätälöity kehitys prosesseihin, jotka ovat aidosti ainutlaatuisia organisaatiollenne — eivät vain puutu nykyisestä ohjelmistostanne.

Yhdistetyt työnkulut ovat tärkeämpiä kuin yksittäiset ominaisuudet

Arvo kasvaa, kun työnkulku on yhdistetty:

aikataulu → läsnäolo → laskutus → raportointi → vanhempien pääsy

Sen sijaan, että samaa tietoa siirrettäisiin toistuvasti taulukkolaskentojen, erillisten sovellusten, sähköpostien ja raporttien välillä, data voi pysyä osana yhtä operatiivista kokonaisuutta.

Yrityksille, jotka toimivat useissa toimipisteissä, tämä tekee myös usean toimipisteen tuntienhallinnasta helpommin järjestettävää ilman, että jokaiselle toimipisteelle tarvitsee rakentaa erillisiä hallinnollisia prosesseja.

Onko teillä jo vuosien asiakasdata? Sisällyttäkää vaihtokustannukset rehellisesti

Myös järjestelmän vaihtamisella on kustannuksia.

Siirtymä voi sisältää konfigurointia, henkilöstön koulutusta, prosessimuutoksia ja joskus väliaikaisen jakson, jolloin molemmat järjestelmät toimivat rinnakkain.

Sisällyttäkää nämä kustannukset vertailuun.

Clasero tukee olemassa olevien asiakas- ja oppilastietojen tuontia Excelistä tai Google Sheetsistä. Sen käyttöönottoprosessi ohjaa yrityksiä myös toimipisteiden, tilojen, palveluiden, luokkien, työntekijöiden, opettajien, maksuasetusten ja muiden olennaisten tietojen määrittämisessä.

Vertailkaa molempia vaihtoehtoja ensimmäisenä vuonna:

Claseron tilaus + migraatio- ja käyttöönottoon liittyvä työ

vastaan

nykyisen järjestelmän ylläpito + suunniteltu kehitys + manuaalinen hallinnointi

Vertailkaa sitten myös seuraavia kahta tai kolmea vuotta.

Kertaluonteiset vaihtokustannukset voivat saada ensimmäisen vuoden näyttämään hyvin erilaiselta kuin myöhemmät vuodet. Älkää olettako kummankaan vaihtoehdon olevan halvempi. Käyttäkää omia lukujanne.

Seitsemän kysymystä ennen seuraavan ohjelmistoprojektin hyväksymistä

Ennen kuin hyväksytte seuraavan kehityspyynnön, kysykää:

• Mitä nykyinen ohjelmistomme todella maksoi viimeisten 12 kuukauden aikana?
• Kuinka paljon ylläpito ja suunniteltu kehitys maksavat seuraavien 12 kuukauden aikana?
• Minkä vakiotoiminnon rakentamisesta suunnittelemme parhaillaan maksavamme jollekin seuraavaksi?
• Mitkä suunnitellut ominaisuudet ovat jo olemassa Claserossa?
• Kuinka monta henkilöstötuntia kuluu edelleen taulukkolaskentoihin, päällekkäiseen syöttöön, laskelmiin ja manuaalisiin kiertotapoihin?
• Mitkä vaatimukset ovat aidosti niin ainutlaatuisia, että ne oikeuttavat räätälöidyn kehityksen?
• Jos nykyinen kehittäjämme ei olisi huomenna käytettävissä, kuinka helposti joku muu voisi ylläpitää järjestelmää?

Jos nykyinen järjestelmänne vastaa jo tarpeitanne, sen ylläpito maksaa vähän ja se vaatii vain vähän lisäkehitystä, sen pitäminen voi olla järkevää.

Mutta ennen seuraavan räätälöidyn ominaisuuden hyväksymistä verratkaa sen rakentamisen ja ylläpidon kustannuksia siihen, mitä Clasero jo tarjoaa.