Claseroon aloittaminen on helpompaa kuin uskotkaan: valitse itsepalvelu tai avustettu käyttöönotto

Uuden iltapäivätoiminnan hallintaohjelmiston käyttöönotto on helppoa, kun yrityksesi on aivan uusi. Se on haastavampaa, kun sinulla on jo opiskelijoita, opettajia, toimipisteitä, kursseja, aikatauluja ja maksujärjestelyjä valmiina.

Juuri siksi Clasero-käyttöönotto tarjoaa kaksi käytännöllistä vaihtoehtoa.

Voit määrittää yrityksesi itse Clasero:n jäsennellyn käyttöönottotilan avulla, tai voit pyytää Clasero-tiimiltä apua alkuvaiheen käyttöönottoon. Avustettu käyttöönotto voi sisältää olemassa olevien asiakastietojen tuonnin sekä yrityksen tietojen, toimipisteiden, palveluiden, kurssien, työntekijöiden, maksuasetusten ja muiden Clasero:n käytön aloittamiseen tarvittavien tietojen määrittämisen.

Vakiintuneelle koululle, akatemialle, studiolle tai iltapäivätoiminnalle tämä tarkoittaa, ettei toimintaasi välttämättä tarvitse rakentaa manuaalisesti uudelleen alusta alkaen.

Mitä Clasero:ssa täytyy määrittää?

Clasero rakentuu yrityksesi todellisen rakenteen ympärille.

Organisaatiosi toimintatavasta riippuen alkuasetuksiin voi kuulua:

• yrityksen tiedot ja asetukset;
• toimipisteet ja opetussijainnit;
• tilat tai huoneet;
• palvelut ja kurssit;
• opettajat ja työntekijät;
• maksuvaihtoehdot;
• olemassa olevat asiakkaat ja opiskelijat.

Tämä on erityisen tärkeää organisaatioille, jotka hallinnoivat iltapäivätoiminnan kursseja useissa toimipisteissä. Yrityksellä, jolla on yksi ohjaaja ja yksi kurssi, on hyvin erilaiset käyttöönottotarpeet kuin koululla, joka pyörittää useita ohjelmia useiden opettajien ja toimipisteiden voimin.

Clasero:n käyttöönottotila tarjoaa jäsennellyn tarkistuslistan, joka auttaa valmistelemaan järjestelmän päivittäiseen käyttöön.

Vaihtoehto 1: Ota Clasero käyttöön itse käyttöönottotilan avulla

Jos asiakastietosi ovat järjestyksessä ja tiedät jo, miten haluat yrityksesi näkyvän järjestelmässä, itsepalveluna tehtävä Clasero-käyttöönotto voi olla yksinkertaisin lähestymistapa.

Käytännöllinen järjestys on luoda ensin yrityksen rakenne ja lisätä asiakkaat sen jälkeen:

• Syötä yrityksesi tiedot ja asetukset.
• Luo toimipisteet ja tilat.
• Määritä palvelusi.
• Luo tarvittavat kurssit.
• Lisää opettajat ja työntekijät.
• Määritä maksuvaihtoehdot.
• Lisää tai tuo olemassa olevat asiakkaat ja opiskelijat.
• Tarkista rakenne ennen päivittäisen käytön aloittamista.

Tämä järjestys auttaa varmistamaan, että tuoduilla opiskelijoilla on käytettävissään oikeat kurssit, palvelut, sijainnit ja maksurakenne, kun alat järjestellä heitä.

Itsepalvelukäyttöönotto sopii erityisen hyvin silloin, kun joku organisaatiossasi ymmärtää jo toimintarakenteenne ja haluaa suoran hallinnan määrityksiin.

Vaihtoehto 2: Hanki apua Clasero:n käyttöönottoon ja asiakastietojen tuontiin

Sinun ei tarvitse hoitaa alkuasetuksia yksin.

Pyynnöstä Clasero-tiimi voi auttaa käyttöönotossa, mukaan lukien olemassa olevien asiakastietojen tuonti ja niiden liiketoimintarakenteen osien määrittäminen, joita tarvitaan järjestelmän käytön aloittamiseen.

Apu voi kattaa:

• olemassa olevat asiakastiedot;
• yrityksen tiedot;
• toimipisteet;
• palvelut;
• kurssit;
• työntekijät;
• maksuasetukset;
• muut alkuasetuksiin tarvittavat tiedot.

Tästä voi olla erityistä hyötyä, kun siirrät vakiintunutta yritystä Clasero:on.

Kuvittele tanssikoulu, jossa on 180 opiskelijaa, kolme toimipistettä, kuusi opettajaa, kahdeksan säännöllistä kurssiryhmää sekä yhdistelmä tilauspohjaisia ja käyntikohtaisesti maksavia asiakkaita.

Koulu voisi määrittää kaiken itse käyttöönottotilan kautta. Vaihtoehtoisesti se voisi valmistella olemassa olevat asiakasrekisterinsä ja yritystietonsa ja pyytää avustettua Clasero-käyttöönottoa alkuasetuksiin ja asiakastietojen tuontiin.

Tärkeintä on, että olemassa oleva asiakaskunta ei tarkoita aloittamista uudelleen nollasta.

Voitko tuoda olemassa olevat opiskelijat Clasero:on?

Kyllä. Clasero tukee olemassa olevien asiakas- ja opiskelijatietojen lisäämistä Excelistä tai Google Sheetsistä, mikä helpottaa olemassa olevien tietojen siirtämistä sen sijaan, että jokainen opiskelija syötettäisiin käsin.

Asiakastietotaulukko voidaan myös määrittää käytettävissä olevien kenttien avulla, mukaan lukien näytettävien kenttien muuttaminen ja niiden järjestyksen määrittäminen.

Ennen olemassa olevien opiskelijoiden tuontia tarkista tietosi huolellisesti.

Tarkista seuraavat asiat:

• päällekkäiset asiakastietueet;
• opiskelijat, jotka eivät ole enää aktiivisia;
• virheelliset nimet tai yhteystiedot;
• epäjohdonmukaiset tiedot;
• tiedot, joita et enää tarvitse;
• puuttuvat tiedot, jotka tulisi korjata ennen siirtoa.

On myös hyvä käytäntö säilyttää muuttamaton kopio alkuperäisestä asiakastiedostostasi ennen sen puhdistamista tai uudelleenjärjestelyä.

Tietojen valmistelu etukäteen helpottaa sekä itsepalveluna tehtävää että avustettua käyttöönottoa.

Mitä sinun tulisi valmistella ennen aloittamista?

Sinun ei tarvitse suunnitella koko yritystäsi uudelleen ennen Clasero:n avaamista, mutta olemassa olevien tietojen järjestäminen voi tehdä käyttöönotosta huomattavasti sujuvampaa.

Organisaatiostasi riippuen valmistele:

• nykyiset opiskelija- tai asiakastietosi;
• vanhemman tai huoltajan tiedot tarvittaessa;
• toimipiste- ja sijaintirakenteesi;
• kurssien käytössä olevat huoneet tai tilat;
• palvelut, joita tällä hetkellä tarjoat;
• kurssien tai ryhmien nimet;
• opettaja- ja työntekijätiedot;
• olemassa olevat tilaus- tai kertamaksujärjestelyt;
• yrityksen asetukset, kuten valuutta ja alueelliset asetukset.

Jos asiakastietojasi ylläpidetään jo Excelissä tai Google Sheetsissä, tämä olemassa oleva tiedosto voi olla tärkeä lähtökohta opiskelijoiden tuomiselle Clasero:on.

Kaikki tämän tarkistuslistan kohdat eivät välttämättä vastaa massatuonnin kenttää. Osa tiedoista on yksinkertaisesti hyödyllistä pitää valmiina organisaatiota määritettäessä.

Itsepalvelu vai avustettu käyttöönotto: kumpi sopii sinulle paremmin?

Yhtä ainoaa oikeaa valintaa ei ole.

Itsepalvelukäyttöönotto voi sopia, jos organisaatiollasi on suhteellisen yksinkertainen rakenne, asiakastietosi ovat jo järjestyksessä ja joku tiimissäsi tuntee olonsa mukavaksi järjestelmän määrittämisessä.

Avustettua käyttöönottoa voi olla syytä harkita, jos sinulla on:

• paljon olemassa olevia opiskelijoita;
• useita toimipisteitä tai sijainteja;
• useita opettajia tai työntekijöitä;
• lukuisia palveluita tai kurssiryhmiä;
• erilaisia asiakkaiden maksujärjestelyjä;
• olemassa olevia asiakastietoja, jotka täytyy siirtää.

Valinta riippuu siitä, kuinka paljon alkuvaiheen hallinnollisesta työstä haluat hoitaa itse.

Voit määrittää Clasero:n itsenäisesti, ja mahdollisuus pyytää lisäapua tarkoittaa, ettei monimutkaisemman olemassa olevan yrityksen tarvitse lähestyä käyttöönottoa täsmälleen samalla tavalla kuin pienen uuden toiminnan.

Miksi alkuperäisen rakenteen saaminen oikein on tärkeää

Hyvä käyttöönotto ei tarkoita vain käyttöönottotarkistuslistan läpiviemistä. Se määrittää, kuinka helposti Clasero voi tukea päivittäistä hallintoa myöhemmin.

Kun järjestelmä on määritetty, se voi yhdistää kurssiaikataulutuksen, opiskelijat, opettajat, läsnäolon, palvelut ja maksujärjestelyt.

Tunteja voidaan suunnitella valitsemalla asiaankuuluva toimipiste tai sijainti, kurssi, opettaja, huone ja oppitunnin aika. Opettajat voivat kirjata läsnäolon tuntien aikana, ja palveluissa voidaan käyttää tilauspohjaisia tai kertamaksullisia maksurakenteita.

Vanhemmat voivat myös käyttää asiaankuuluvia tietoja my.clasero.com-palvelun kautta, mukaan lukien tuntiaikataulut, läsnäolotiedot, laskut ja maksutilanne sekä heidän lapsensa palveluihin liittyvät tiedot.

Mitä paremmin alkuperäinen rakenne vastaa todellista organisaatiotasi, sitä hyödyllisemmäksi tämä yhdistetty työnkulku muuttuu.

Aloita yrityksellesi sopivalla käyttöönottotavalla

Siirtymisen uuteen hallintajärjestelmään ei pitäisi edellyttää, että unohdat jo olemassa olevan yritysrakenteesi ja asiakastietosi.

Clasero:n avulla voit käyttää käyttöönottotilaa ja tehdä Clasero-käyttöönoton itse, mukaan lukien olemassa olevien opiskelijatietojen tuominen Excelistä tai Google Sheetsistä.

Jos organisaatiosi on jo vakiintunut tai monimutkaisempi, voit sen sijaan pyytää Clasero-tiimiltä apua asiakastietojen tuontiin ja alkuvaiheen käyttöönottoon.

Aloita tarkistamalla tiedot, joita jo käytät kurssiesi hallintaan. Valitse sitten, haluatko määrittää Clasero:n itsenäisesti vai saada apua järjestelmän valmisteluun nykyisen liiketoimintasi ympärille.