Pelkäätkö vaihtaa luokanhallintaohjelmistoa? Clasero voi auttaa sinua tuomaan nykyiset oppilaat ja ottamaan yrityksesi käyttöön
Tiedät, että nykyinen hallintojärjestelmäsi aiheuttaa liikaa työtä. Mutta sen vaihtaminen tuntuu riskialttiilta.
Mitä tapahtuu nykyisille oppilaillesi? Kuka luo uudelleen luokkasi, toimipisteesi, opettajasi ja maksujärjestelysi? Entä jos jokin määritetään väärin? Ja ehkä tärkeimpänä: kenellä on aikaa hallita koko siirtymä, kun opetusta järjestetään edelleen?
Nämä huolenaiheet estävät monia vakiintuneita kouluja, akatemioita, studioita ja iltapäivätoiminnan järjestäjiä vaihtamasta luokkahallintaohjelmistoa.
Claseron kanssa sinun ei välttämättä tarvitse hoitaa siirtymää yksin.
Nykyiset asiakas- ja oppilastiedot voidaan tuoda Excelistä tai Google Sheetsistä. Nykyinen liiketoimintarakenteesi voidaan sitten määrittää Claseroon, ja jos et halua tehdä kaikkea itse, Clasero voi pyynnöstä auttaa alkuasennuksessa ja käyttöönotossa.
Järjestelmän vaihtamisen ei tarvitse tarkoittaa alusta aloittamista — tai sitä, että joutuisit selvittämään siirtymän yksin.
”Meillä on jo liikaa oppilaita, jotta voisimme vaihtaa”
Yrityksellä, jolla on 200 nykyistä oppilasta, on hyvin erilainen siirtymähaaste kuin uudella opettajalla, joka aloittaa viidellä asiakkaalla.
Jokaisen oppilaan syöttäminen uudelleen käsin aiheuttaisi turhaa työtä. Siksi Clasero tukee olemassa olevien oppilas- ja asiakastietojen tuontia Excelistä tai Google Sheetsistä.
Ennen siirtymää päätä, mitkä asiakastiedot tulisi ottaa osaksi aktiivista käyttöjärjestelmääsi.
Voit haluta erottaa nykyiset oppilaat passiivisista tiedoista, tunnistaa kaksoiskappaleet, tarkistaa yhteystiedot ja käydä läpi ajan myötä kertynyttä tietoa.
Säilytä alkuperäinen lähdetiedostosi muuttumattomana. Jos siivoat tai järjestät asiakastietoja uudelleen siirtymää varten, työskentele erillisellä kopiolla, jotta alkuperäiset tiedot säilyvät saatavilla.
Tavoitteena ei ole rakentaa asiakastietokantaa uudelleen. Tarkoitus on tuoda jo olemassa oleva hyödyllinen tieto siihen järjestelmään, jota käytät jatkossa.
Mitä voidaan tuoda, ja mitä täytyy määrittää?
Tämä on tärkeä ero, kun suunnittelet Clasero-käyttöönottoa.
Nykyiset asiakas- ja oppilastiedot voidaan tuoda Excelistä tai Google Sheetsistä.
Näitä asiakkaita ympäröivä rakenne määritetään osana alkuasennusta. Organisaatiostasi riippuen siihen voivat kuulua toimipisteet, tilat, palvelut, luokat, työntekijät, opettajat, maksuasetukset ja yrityskohtaiset asetukset.
Siirtymistä Claseroon ei siis pidä ymmärtää automaattisena siirtona jokaisesta historiallisesta tiedosta kaikista järjestelmistä, joita olet koskaan käyttänyt.
Sen sijaan prosessissa on kaksi käytännöllistä osaa: nykyisen asiakaskannan siirtäminen mukaan ja Claseron määrittäminen sen mukaan, miten organisaatiosi toimii tänään.
Jos haluat apua tähän prosessiin, Clasero-avusteinen käyttöönotto voi sisältää sekä asiakastietojen tuonnin että avun alkuvaiheen liiketoimintamääritysten keskeisissä osissa.
”Organisaatiomme on liian monimutkainen siirrettäväksi”
Kuvittele iltapäivätoiminnan järjestäjä, jolla on 200 oppilasta, kolme toimipistettä, kuusi opettajaa, kahdeksan opetusryhmää, kuukausitilauksia ja kertakäyntimaksulla maksavia asiakkaita.
Tällä liiketoiminnalla on jo toimiva toimintamalli. Ohjelmiston vaihtamisen ei pitäisi edellyttää uuden mallin keksimistä.
Palveluntarjoaja voi valmistella siivotun kopion asiakastaulukostaan ja tunnistaa nykyiset toimipisteensä, luokkansa, opettajansa, palvelunsa ja maksujärjestelynsä. Nämä liiketoiminnan osat voidaan sitten määrittää Claseroon samalla, kun nykyiset asiakas- ja oppilastiedot tuodaan järjestelmään.
Oppilaat voidaan sen jälkeen liittää oikeaan rakenteeseen ja tarkistaa ennen kuin Claserosta tulee pääjärjestelmä jatkuvaa hallinnointia varten.
Organisaatio voi suorittaa tämän prosessin itsenäisesti Setup Moden kautta tai pyytää Claserolta apua asiakastietojen tuontiin ja alkuasennukseen.
Tällä erolla on merkitystä monitoimipisteiselle koululle. Kysymys ei enää ole vain: ”Voimmeko siirtyä?” Siitä tulee: ”Kuinka suuren osan siirtymästä haluamme hallita itse?”
”Pelkään, että määritän jotain väärin”
Tämä saattaa olla kaikkein tärkein vastaväite.
Voit ymmärtää liiketoimintasi täydellisesti ja silti tuntea epävarmuutta uuden järjestelmän määrittämisestä. Koulun omistajan ei pitäisi joutua ohjelmistosiirtymien asiantuntijaksi vain parantaakseen liiketoiminnan hallintaa.
Saatat olla huolissasi siitä, että kohdistat asiakkaita väärin, unohdat jonkin luokan, valitset väärän maksujärjestelyn tai rakennat useita toimipisteitä tavalla, joka aiheuttaa ongelmia myöhemmin.
Siksi Clasero tarjoaa sekä itsepalveluasennuksen että apua.
Pyynnöstä Clasero voi auttaa dokumentoiduissa alkuvaiheen käyttöönoton osissa, mukaan lukien nykyisten asiakastietojen tuonti sekä liiketoimintatietojen, toimipisteiden, palveluiden, luokkien, työntekijöiden, maksuasetusten ja muiden järjestelmän käytön aloittamiseen tarvittavien tietojen määrittäminen.
Avustettu käyttöönotto ei tarkoita, että jokainen vanhan järjestelmän historiallinen tieto siirtyisi automaattisesti. Se tarkoittaa, että voit saada käytännön apua alkuvaiheen Clasero-käyttöönottoon sen sijaan, että joutuisit käymään jokaisen asennuksen osan läpi yksin.
Mitä sinun kannattaa valmistella, jos haluat apua siirtymään?
Tunnet organisaatiosi paremmin kuin kukaan muu. Avustetun käyttöönoton tarkoitus on auttaa siirtämään jo olemassa olevat asiakastiedot ja toimintarakenne Claseroon.
Ennen aloittamista on hyödyllistä valmistella:
- nykyinen asiakas- tai oppilastaulukkosi;
- vanhemman tai huoltajan tiedot, jos ne ovat olennaisia;
- aktiiviset toimipisteesi ja opetussijaintisi;
- opetuksessa käytettävät huoneet tai tilat;
- nykyiset palvelut ja opetusryhmät;
- opettaja- ja työntekijätiedot;
- olemassa olevat tilaus- tai kertakäyntijärjestelyt;
- olennaiset yrityskohtaiset asetukset;
- mahdolliset poikkeavat asiakasjärjestelyt, jotka saattavat vaatia yksilöllistä huomiota.
Kaikkea tällä listalla olevaa ei välttämättä tuoda massatuontina. Osa tiedoista käytetään liiketoiminnan oikeaan määrittämiseen.
Kun nämä ovat valmiina, joko oma tiimisi tai Clasero-tiimi saa selkeämmän lähtökohdan.
”Entä jos vaihtaminen häiritsee nykyisiä tuntejamme?”
Siirtymän pitäisi tukea nykyistä toimintaasi, ei keskeyttää sitä.
Järkevä lähestymistapa on valmistella uusi rakenne samalla, kun nykyiset tuntisi jatkuvat, tuoda mukaan olennaiset asiakastiedot ja tarkistaa määritykset ennen kuin alat käyttää Claseroa päivittäiseen hallinnointiin.
Valitse selkeä ajankohta, josta alkaen jatkuva hallinnointi siirtyy uuteen järjestelmään sen sijaan, että samoja tietoja ylläpidettäisiin kahdessa paikassa loputtomiin.
Ennen käyttöönottoa tarkista, että siirtymä vastaa todellista liiketoimintaasi.
Avaa useita oppilasprofiileja. Tarkista asiakkaita eri luokista ja toimipisteistä. Vahvista opettajamääritykset. Käy läpi otos erilaisista maksujärjestelyistä. Varmista, että toimipisteet, palvelut ja luokat vastaavat organisaatiota, jota todella pyörität.
Nämä ovat siirtymän parhaita käytäntöjä eivätkä automaattisia Clasero-toimintoja, mutta ne voivat auttaa tunnistamaan määritysongelmat ennen kuin niistä tulee osa päivittäistä työnkulkuasi.
Siirtymä voi jättää sinulle aiempaa siistimmän järjestelmän
Oppilashallintaohjelmiston vaihtaminen voi myös paljastaa hallinnollisia ongelmia, joita on kertynyt ajan myötä.
Saatat huomata päällekkäisiä oppilaita, vanhentuneita yhteystietoja, luokkien nimiä, joita ei enää käytetä, vanhoja toimipisteitä tai taulukon sarakkeita, joita kukaan ei enää tarvitse.
Tarpeettoman monimutkaisuuden siirtämisessä ei ole juurikaan arvoa vain siksi, että se oli olemassa aiemmassa prosessissa.
Siirtymä on mahdollisuus säilyttää tarvitsemasi asiakastiedot, pitää alkuperäiset tiedot erillään ja rakentaa tulevaisuutta varten selkeämpi toimiva rakenne.
Kasvaville iltapäivätoiminnan järjestäjille ja monitoimipisteisille opetuksen tarjoajille tämä voi olla lähes yhtä arvokasta kuin itse ohjelmiston vaihtaminen.
Voit vaihtaa ilman, että hoidat siirtymän yksin
Oppilaasi ovat jo olemassa. Opettajasi tuntevat jo luokkansa. Toimipisteesi, palvelusi ja maksujärjestelysi ovat jo osa liiketoimintaa.
Luokkahallintaohjelmiston vaihtamisen ei pitäisi edellyttää kaiken tämän rakentamista uudelleen muistin varassa.
Clasero mahdollistaa nykyisten asiakas- ja oppilastietojen tuomisen Excelistä tai Google Sheetsistä samalla, kun järjestelmä määritetään nykyisen toimintasi ympärille. Ja jos ajatus siirtymän hoitamisesta itse on ollut se, mikä on estänyt sinua, voit pyytää apua alkuvaiheen asiakastuontiin ja käyttöönottoon.
Aloita tiedoista, jotka sinulla jo on, päätä mitä haluat siirtää mukaan ja valitse, haluatko suorittaa käyttöönoton itsenäisesti vai Clasero-avun kanssa.