Jau turite mokinių? „Clasero“ gali padėti importuoti klientus ir greičiau sukurti jūsų verslą
Perkelti jau veikiančią popamokinę programą į naują valdymo sistemą gali atrodyti gerokai sunkiau nei pradėti nuo nulio.
Jūs jau turite mokinių. Jūsų mokytojai dirba. Užsiėmimai vyksta konkrečiose vietose. Tėvai jau turi esamus mokėjimo susitarimus. Klientų informacija gali būti išskaidyta tarp „Excel“ failų, „Google Sheets“, kalendorių, sąskaitų ir kitų įrankių.
Iššūkis yra ne vien tik atidaryti naują paskyrą. Reikia teisingai perkelti jau veikiančią jūsų veiklą į naują sistemą.
Todėl „Clasero“ siūlo du būdus pradėti: galite susikonfigūruoti sistemą patys naudodami jos struktūruotą sąrankos režimą arba galite paprašyti, kad „Clasero“ komanda padėtų importuoti esamus klientus ir nustatyti jūsų verslą „Clasero“ sistemoje.
Jau veikiančiam švietimo verslui tokia pagalba gali gerokai palengvinti perėjimą.
Jums nereikia rankiniu būdu iš naujo kurti savo klientų duomenų bazės
Vienas pirmųjų klausimų, kuriuos verslai užduoda keisdami popamokinių užsiėmimų valdymo programinę įrangą, yra: kas nutiks mūsų esamiems mokiniams?
„Clasero“ palaiko esamų klientų ir mokinių duomenų importą iš „Excel“ arba „Google Sheets“. Tai reiškia, kad nebūtinai turite rankiniu būdu iš naujo sukurti kiekvieną kliento įrašą.
Vis dėlto prieš importuojant duomenis verta juos kruopščiai paruošti.
Praktinis klientų duomenų patikrinimas turėtų apimti:
- akivaizdžių pasikartojančių įrašų pašalinimą;
- mokinių ir tėvų vardų bei pavardžių patikrinimą;
- el. pašto adresų ir telefono numerių patvirtinimą;
- aktyvių ir neaktyvių klientų atskyrimą;
- informacijos, kurios jums iš tikrųjų reikia „Clasero“ sistemoje, peržiūrą;
- nepakeistos originalių duomenų kopijos išsaugojimą kaip atsarginę kopiją.
„Clasero“ taip pat leidžia konfigūruoti klientų duomenų lentelę pasirenkant galimus laukus ir nustatant jų eiliškumą. Tai palengvina darbą su esama duomenų struktūra, užuot vertus kiekvieną organizaciją tvarkyti klientų informaciją visiškai vienodai.
Svarbiausia, kad jums nereikia migracijos atlikti vieniems. Jei pageidaujate, „Clasero“ komanda gali padėti importuoti esamus klientų duomenis kaip pradinės sąrankos proceso dalį.
„Clasero“ gali padėti nustatyti verslo struktūrą pagal jūsų esamą veiklą
Mokinių importavimas yra tik viena sėkmingo perėjimo dalis.
Jau veikianti mokykla ar veiklų teikėjas gali jau turėti kelias vietas, patalpas, mokytojus, programas, klasių grupes ir mokėjimo susitarimus. Šie ryšiai turi būti teisingai atspindėti naujoje sistemoje.
„Clasero“ sąrankos režimas padeda verslams pereiti pagrindinius konfigūravimo žingsnius, įskaitant:
- įmonės informaciją;
- filialus ir patalpas;
- paslaugas;
- klases;
- darbuotojus ir mokytojus;
- mokėjimo parinktis;
- įmonės nuostatas;
- esamus klientus ir mokinius.
Šiuos žingsnius galite atlikti savarankiškai.
Tačiau jei pageidaujate pagalbos, „Clasero“ taip pat gali padėti sukonfigūruoti informaciją, reikalingą pradėti naudotis sistema, įskaitant verslo duomenis, filialus, paslaugas, klases, darbuotojus, mokėjimo nustatymus ir kitus pradinius duomenis.
Tai ypač naudinga popamokinei programai, turinčiai kelias vietas ir mokymo personalą, kur struktūra gali būti sudėtingesnė nei vienam mokytojui valdant vieną klasę.
Sukurkite struktūrą prieš susiedami savo mokinius
Gera migracija yra lengvesnė, kai verslo struktūra paruošiama prieš priskiriant visus klientų įrašus.
Tarkime, jūsų organizacija turi 150 mokinių, tris mokymo vietas, aštuonias savaitines grupes ir šešis mokytojus.
Praktiška tvarka būtų pirmiausia sukurti filialus ir patalpas, apibrėžti teikiamas paslaugas, sukurti atitinkamas klases, pridėti mokytojus, sukonfigūruoti mokėjimo parinktis ir tik tada susieti esamus mokinius su tinkamomis klasėmis.
Taip importuoti klientų duomenys įgauna kontekstą.
Užuot gavus didelį mokinių sąrašą, kurį dar reikia pertvarkyti, kiekvienas mokinys gali tapti teisingos veiklos struktūros dalimi.
„Clasero“ atskiria paslaugas nuo klasių. Paslauga gali apibrėžti atitinkamas mokėjimo parinktis, o atskiros klasės yra susiejamos su ta paslauga. Tai naudinga, kai ta pati veikla siūloma per kelias grupes ar vietas.
Išlaikykite esamus mokėjimo susitarimus tvarkingus
Mokėjimų konfigūravimui verta skirti ypatingą dėmesį, kai esami klientai perkeliami į naują mokinių valdymo ir sąskaitų išrašymo sistemą.
„Clasero“ palaiko tiek prenumerata pagrįstus, tiek mokėjimo pagal faktinį lankymą modelius.
Prenumeratos gali būti konfigūruojamos nurodant apibrėžtą trukmę ir kainą bei pasirenkamą įtrauktų apsilankymų skaičių. Mokėjimo pagal faktinį lankymą susitarimai gali apskaičiuoti mokesčius pagal užfiksuotą tinkamą lankomumą.
Galima sukurti kelis mokėjimo modelius, todėl verslai prireikus gali taikyti skirtingus susitarimus skirtingiems klientams.
Prieš pradedant reguliariai išrašyti sąskaitas „Clasero“ sistemoje, peržiūrėkite esamus klientus ir įsitikinkite, kad jiems priskirtas teisingas mokėjimo modelis.
Jau veikiančiam verslui taip pat pravartu pasirinkti aiškų momentą, nuo kurio naujas lankomumas ir atsiskaitymai bus pradėti valdyti per „Clasero“. Tai padeda išvengti netyčinio tos pačios veiklos informacijos tvarkymo dviejose vietose.
Išbandykite sąranką prieš perkeldami visus
Kai turite daug esamų klientų, nedidelis testas gali padėti lengviau patikrinti perėjimą.
Prieš užbaigdami visą migraciją, apsvarstykite galimybę patikrinti sąranką su reprezentatyvia klientų imtimi.
Pavyzdžiui, įtraukite:
- prenumeratos klientą;
- klientą, mokantį pagal faktinį lankymą;
- mokinius iš skirtingų klasių;
- mokinius, lankančius skirtingas vietas;
- klientus, susietus su skirtingais mokytojais.
Patikrinkite, ar jų asmeninė informacija, priskyrimai klasėms, mokėjimo susitarimai ir būsimos pamokos rodomi taip, kaip tikėtasi.
Kai struktūra veikia tinkamai, galite drąsiau tęsti darbą su likusia klientų baze.
Jei gaunate „Clasero“ įdiegimo pagalbą, tai taip pat yra naudingas etapas nustatyti bet kokias ypatingas situacijas jūsų esamame versle, kurios turėtų būti atspindėtos sąrankoje.
Pridėkite mokytojus ir atkurkite savo darbo tvarkaraštį
Kai jūsų verslo struktūra ir klientai jau yra vietoje, galite paruošti veiklos tvarkaraštį.
Pamokas galima planuoti pasirenkant filialą ar vietą, klasę, mokytoją, patalpą ir pamokos laiką. Pasikartojančias pamokas galima suplanuoti naudojant pradžios ir pabaigos datas kartu su pasikartojimo dažniu.
Taip pat galima konfigūruoti mokytojų užimtumą, padedant administratoriams nustatyti tvarkaraščio konfliktus.
Mokytojai gali susieti savo „Clasero“ pamokų tvarkaraštį su išoriniais kalendoriais per iCal nuorodą.
Verslui, kuris anksčiau mokytojų darbą koordinavo per atskiras skaičiuokles, kalendorius ir žinutes, tai sukuria labiau suvienodintą pamokų planavimo ir lankomumo valdymo darbo eigą.
Pradėkite lankomumo valdymą nuo pasirinkto paleidimo taško
Pamokų metu mokytojai gali pažymėti, kurie mokiniai dalyvavo, ir pridėti komentarus apie atskirus apsilankymus.
Šie lankomumo įrašai yra naudingi ne tik klasėje.
Jie gali prisidėti prie lankomumo ataskaitų, padėti tėvams stebėti dalyvavimą ir palaikyti mokėjimo pagal faktinį lankymą skaičiavimus, kai tai taikoma.
Tai yra vienas iš privalumų pereinant nuo nesusietų administravimo įrankių prie sujungtos popamokinių užsiėmimų valdymo sistemos: tvarkaraščiai, klientų įrašai, lankomumas, mokėjimo susitarimai ir sąskaitų išrašymas gali veikti kaip to paties proceso dalys.
Pristatykite tėvams my.clasero.com
Kai jūsų vidinė sąranka bus paruošta, esami tėvai taip pat galės pradėti naudotis my.clasero.com.
Tėvų portalas suteikia prieigą prie tokios informacijos kaip pamokų tvarkaraščiai, ankstesnės ir būsimos pamokos, lankomumas, sąskaitos ir mokėjimų būsena, užregistruotos paslaugos, mokytojų informacija ir aktualios naujienos.
Tėvai taip pat gali pateikti informaciją apie lankomumą, pavyzdžiui, kai vaikas vėluos arba nedalyvaus.
Pristatydami esamai klientų bazei naują portalą, palaikykite paprastą komunikaciją. Paaiškinkite, ką tėvai ten gali rasti ir ką jiems pirmiausia reikia padaryti.
Tikslas yra ne tik perkelti administravimą į „Clasero“. Tikslas yra padaryti įprastą informaciją lengviau pasiekiamą tiek verslui, tiek jo klientams.
Praktiškas būdas perkelti esamą verslą į „Clasero“
Daugumai jau veikiančių organizacijų perėjimą galima suskirstyti į šešis etapus:
- Paruoškite — peržiūrėkite ir išvalykite esamą klientų informaciją.
- Sukonfigūruokite — nustatykite savo įmonę, filialus, patalpas, paslaugas, klases, mokytojus ir mokėjimo modelius.
- Išbandykite — patikrinkite struktūrą naudodami nedidelį esamų klientų pasirinkimą.
- Importuokite — perkelkite likusius klientų ir mokinių duomenis bei užbaikite reikalingus priskyrimus.
- Paleiskite — pradėkite naudoti „Clasero“ tvarkaraščiams, lankomumui, klientų valdymui ir susijusiems atsiskaitymo procesams.
- Patikrinkite — peržiūrėkite pirmąsias pamokas, lankomumo įrašus, klientų priskyrimus ir mokėjimų sąranką prieš laikydami migraciją užbaigta.
Šią sąranką galite valdyti patys naudodami „Clasero“ sąrankos režimą, tačiau neprivalote visko daryti savarankiškai.
„Clasero“ komanda gali padėti importuoti esamus klientus ir sukonfigūruoti informaciją, reikalingą pradėti naudotis „Clasero“. Tai gali būti ypač vertinga, jei jūsų verslas jau veikia ir norite perkelti dabartinę struktūrą į sistemą, o ne viską kurti rankiniu būdu.
Jūsų esami klientai yra atspirties taškas, o ne kliūtis
Jau turima klientų bazė neturėtų trukdyti jums tobulinti savo popamokinio verslo valdymo.
„Clasero“ sukurta taip, kad esamos organizacijos galėtų perkelti dabartinius klientus į sistemą, sukonfigūruoti savo klases ir paslaugas, organizuoti mokytojus ir vietas, nustatyti mokėjimo modelius ir toliau valdyti savo veiklą labiau susietoje aplinkoje.
O jei viso to paruošimas savarankiškai atrodo kaip nereikalinga administracinė našta, galite paprašyti „Clasero“ komandos pagalbos dėl pradinės sąrankos ir klientų duomenų importo.
Pradėkite nuo informacijos, kurią jau turite, nuspręskite, ar norite konfigūruoti „Clasero“ savarankiškai, ar su įdiegimo pagalba, ir kurkite sistemą pagal verslą, kurį jau vykdote.