Kaip perkelti kelių padalinių klasių valdymą į „Clasero“: praktinis migracijos planas
Keliuose padaliniuose veikiančios mokymo įmonės perėjimas prie naujos sistemos gali atrodyti rizikingas. Galbūt turite šimtus mokinių, kelis filialus, daug mokytojų, pasikartojančias pamokas, skirtingus mokėjimo modelius ir daugelį metų kauptus klientų duomenis.
Saugiausia paprastai yra nebandyti visko perkelti iš karto.
Jei jums reikia pakeisti klasių valdymo programinę įrangą keliuose padaliniuose, pradėkite nuo vieno jūsų įprastą veiklą gerai atspindinčio filialo. Išbandykite „Clasero“ įtraukdami savo mokinius, mokytojus, pamokas, atsiskaitymus ir tėvų prieigą. Išspręskite aptiktas problemas, o tada tą patį patikrintą procesą pritaikykite kitame padalinyje.
Tai yra pagrindinis etapinės migracijos į „Clasero“ pranašumas: kol dar įsisavinate naują sistemą, problemas lengviau suvaldyti.
Praktinis diegimo planas gali atrodyti taip:
Pasirinkite bandomąjį filialą → sutvarkykite duomenis → sukonfigūruokite „Clasero“ → išbandykite importą → patikrinkite sistemą per įprastas pamokas → patikrinkite atsiskaitymus ir tėvų prieigą → įvertinkite bandomojo etapo rezultatus → pakartokite procesą kitame filiale.
Bandomąjį etapą galima užbaigti, kai duomenys yra teisingi, mokytojai gali įprastai vesti pamokas, atsiskaitymai patikrinti, tėvai gali pasiekti jiems reikalingą informaciją, o kritinių problemų, kurias reikėtų nuolat taisyti rankiniu būdu, nebeliko.
1. Prieš migraciją aprašykite dabartinę struktūrą
Pirmiausia aprašykite, kaip šiuo metu veikia jūsų organizacija.
Išvardykite:
- padalinius ir patalpas;
- paslaugas ir klases;
- mokytojus;
- aktyvius mokinius;
- pamokų tvarkaraščius;
- mokėjimo modelius;
- svarbiausius administracinius procesus.
Taip pat nustatykite nestandartinius atvejus.
Mokytojas gali dirbti keliuose padaliniuose. Mokinys gali lankyti daugiau nei vieną klasę. Viename filiale gali būti taikoma kitokia mokėjimo tvarka.
Jei tai žinosite dar prieš migraciją, bus lengviau tinkamai atkurti kelių padalinių klasių valdymą naujoje sistemoje.
Taip pat nuspręskite, kuriuos duomenis iš tiesų reikia perkelti.
Senoje sistemoje gali būti daugelio metų įrašų, tačiau ne visi jie reikalingi kasdieniam darbui. Atskirkite informaciją, kurios reikės iš karto, nuo istorinių duomenų, kuriuos pakanka išsaugoti, kad prireikus juos būtų galima peržiūrėti.
Jei dabartinė sistema tai leidžia, prieš pereidami prie „Clasero“ išsaugokite svarbių senųjų duomenų eksportą arba kitą prieinamą jų kopiją.
2. Pasirinkite vieną tipinį filialą bandomajam etapui
Nepradėkite nuo visų padalinių perkėlimo vienu metu.
Pasirinkite vieną filialą, kuris gerai atspindi įprastą jūsų organizacijos veiklą.
Tinkamiausias bandomasis filialas paprastai nėra nei mažiausias, nei pats sudėtingiausias. Geriau pasirinkite padalinį, kuriame vyksta dauguma įprastų jūsų darbo procesų, tačiau pirmoji migracija nepaveiks didžiausios klientų grupės.
Tinkamas bandomasis filialas turėtų apimti:
- įprastas klases ir tvarkaraščius;
- įprastas mokėjimo tvarkas;
- kelis aktyvius mokytojus;
- pakankamai mokinių, kad būtų galima patikrinti, kaip sistema veikia kasdien;
- darbuotojus, galinčius pateikti naudingą grįžtamąjį ryšį.
Tikslas nėra sukurti tobulą demonstracinę aplinką. Svarbu išbandyti „Clasero“ kasdieniame darbe, kol nuo sistemos dar nepriklauso visa jūsų organizacija.
Bandomasis etapas turi du tikslus: patikrinti, ar sąranka veikia tinkamai, ir sukurti procesą, kurį vėliau galėsite pakartoti.
3. Prieš importuodami išvalykite ir susiekite klientų duomenis
Sėkminga mokinių duomenų migracija prasideda dar prieš importą.
„Clasero“ leidžia mokinių profilius kurti rankiniu būdu ir palaiko esamų klientų duomenų importą iš „Excel“ arba „Google Sheets“.
Prieš importuodami mokinius iš „Excel“, sutvarkykite šaltinio duomenis.
Patikrinkite, ar nėra pasikartojančių įrašų, neaktyvių klientų, pasenusių kontaktinių duomenų, nevienodai užrašytų vardų, trūkstamos tėvų informacijos ir neteisingų priskyrimų klasėms.
Tada nustatykite, kuriuos senosios sistemos duomenis atitinka naujosios sistemos laukai ir nustatymai.
Pavyzdžiui:
- Mokinio vardas → mokinio profilis
- Tėvų el. paštas → tėvų kontaktinė informacija
- Dabartinė klasė → priskyrimas klasei
- Mokėjimo tvarka → atitinkama paslauga ir mokėjimo nustatymai
Tikslus susiejimas priklauso nuo jūsų turimų duomenų.
Nebandykite iš karto migruoti klientų duomenų visam filialui.
Pradėkite nuo nedidelio duomenų kiekio. Atidarykite kelis importuotus įrašus ir patikrinkite vardus, kontaktinius duomenis, priskyrimus klasėms bei kitą svarbią informaciją.
Jei importuotos reikšmės neteisingos, pataisykite šaltinio duomenis arba laukų susiejimą. Jei duomenys teisingi, bet mokiniai priskirti netinkamai klasei, paslaugai ar filialui, patikrinkite „Clasero“ nustatymus.
Šį skirtumą svarbu suprasti. Taip galima pašalinti tikrąją problemos priežastį, užuot nuolat taisius pavienius įrašus.
4. Sukonfigūruokite „Clasero“ ir išbandykite sistemą per įprastas pamokas
Kai bandomojo etapo duomenys paruošti, sukonfigūruokite padalinį „Clasero“ sistemoje.
Nustatykite filialą, patalpas ar kambarius, paslaugas, klases, mokytojus, mokėjimo parinktis ir atitinkamus įmonės nustatymus. „Clasero“ sąrankos režimas pateikia struktūruotą kontrolinį sąrašą, padedantį paruošti sistemą kasdieniam naudojimui.
Tada sudarykite pamokų tvarkaraštį.
„Clasero“ pamokų planavimo priemonė leidžia planuoti pamokas nurodant tokią informaciją kaip filialas, klasė, mokytojas, kambarys, pamokos laikas ir pasikartojimo tvarka.
Tada patikrinkite, kaip sistema veikia per įprastas pamokas.
Mokytojai turėtų galėti rasti savo klases, matyti tinkamus mokinius ir žymėti lankomumą be nuolatinės administratoriaus pagalbos.
Paskirkite vieną už migraciją atsakingą žmogų. Jis turėtų prižiūrėti diegimo kontrolinį sąrašą, registruoti problemas, patvirtinti, kad pataisymai buvo išbandyti, rinkti mokytojų grįžtamąjį ryšį ir įvertinti, ar galima pereiti prie kito etapo.
Taip bus aišku, kas atsakingas už migraciją, o problemos nepasimes tarp skirtingų žmonių.
5. Išbandykite atsiskaitymus ir pasirinkite aiškų perėjimo momentą
Atsiskaitymus reikėtų testuoti atskirai nuo klientų duomenų importo.
„Clasero“ palaiko prenumeratos ir mokėjimo pagal naudojimą modelius. Išbandykite tuos mokėjimo modelius, kuriuos iš tikrųjų naudoja bandomajame etape dalyvaujantys klientai.
Pasirinkite kelis konkrečius klientų atvejus ir palyginkite laukiamą rezultatą su tuo, kurį gaunate naudodami „Clasero“.
Jei aktualu, įtraukite klientus, kuriems taikomos skirtingos mokėjimo tvarkos arba pasitaiko retesnių situacijų.
Nepradėkite didelio masto sąskaitų išrašymo, kol šie pavyzdžiai nebus patikrinti.
Taip pat pasirinkite aiškų perėjimo prie naujos sistemos momentą.
Priklausomai nuo jūsų verslo, tai gali būti naujo mėnesio, atsiskaitymo laikotarpio, semestro ar kursų ciklo pradžia.
Nuo to momento visiems turi būti aišku, kur registruojamas lankomumas, klientų duomenų pakeitimai ir atsiskaitymų informacija.
Kurį laiką palikti senąją sistemą istorinei informacijai peržiūrėti gali būti naudinga. Tačiau nereikėtų vienu metu tų pačių einamųjų duomenų tvarkyti dviejose sistemose.
6. Išbandykite tėvų prieigą ir sudėtingesnius atvejus
Migracija paveiks ne tik jūsų darbuotojus.
Per my.clasero.com tėvai gali pasiekti tokią informaciją kaip pamokų tvarkaraščiai, lankomumas, sąskaitos, mokėjimo būsena ir aktuali informacija apie pamokas.
Pirmiausia pristatykite portalą nedidelei bandomajai grupei.
Stebėkite, kokių klausimų kyla tėvams, ir pagal juos patobulinkite instrukcijas prieš pristatydami sistemą kitiems filialams.
Tuo pačiu metu išbandykite ir sudėtingesnes ar nestandartines situacijas.
Pavyzdžiui:
- mokinys, lankantis kelias klases;
- mokytojas, dirbantis keliuose padaliniuose;
- klientai, naudojantys skirtingus mokėjimo modelius;
- klasės su neįprastais tvarkaraščio sudarymo sprendimais.
Bandomojo etapo tikslas – kuo anksčiau aptikti tokias problemas, o ne vien įsitikinti, kad veikia paprasčiausi atvejai.
7. Prieš perkeldami kitą filialą, įvertinkite, ar galima tęsti diegimą
Neperkelkite kito padalinio vien todėl, kad bandomasis etapas truko tam tikrą dienų skaičių.
Kitą etapą pradėkite tik patikrinę svarbiausius darbo procesus.
Prieš pradėdami perkelti kitą filialą, įsitikinkite, kad:
- klientų įrašai buvo importuoti ir patikrinti;
- mokiniai rodomi teisingose klasėse;
- tvarkaraščiai yra tikslūs;
- mokytojai gali žymėti lankomumą;
- reikalingi mokėjimo modeliai buvo išbandyti;
- kelios bandomosios sąskaitos buvo patikrintos;
- tėvų prieiga veikia taip, kaip numatyta;
- nestandartiniai atvejai buvo išbandyti;
- kritinės problemos buvo išspręstos.
Jei nepavyksta suderinti atsiskaitymų, klientai priskiriami netinkamoms klasėms, paslaugoms ar filialams arba mokytojams vis dar dažnai reikia administratoriaus pagalbos, diegimo netęskite.
Palikite kitą filialą esamoje sistemoje, kol problema bus išspręsta.
Kai bandomasis etapas veiks stabiliai, išsaugokite galutines duomenų susiejimo taisykles, importo veiksmus, filialo nustatymus, instrukcijas mokytojams, atsiskaitymų patikras, instrukcijas tėvams ir galutinį kontrolinį sąrašą.
Šį parengtą diegimo planą galėsite naudoti kitame filiale.
Perkelkite vieną filialą, pasimokykite iš patirties ir pakartokite procesą
Didelės mokymo įmonės perėjimas prie „Clasero“ nebūtinai turi vykti vienu dideliu etapu.
Pradėkite nuo vieno jūsų įprastą veiklą gerai atspindinčio padalinio. Išbandykite sistemą naudodami tikrus klientų duomenis ir kasdienius procesus – pamokas, atsiskaitymus bei tėvų prieigą. Ištaisykite aptiktas problemas, kol jos dar paveikia tik ribotą naudotojų skaičių.
Tada pakartokite procesą naudodami per bandomąjį etapą parengtą diegimo planą.
Tai ir yra pagrindinė etapinės migracijos vertė: pirmiausia išbandyti ir patobulinti procesą viename filiale, o tada pritaikyti pasiteisinusį modelį visoje likusioje organizacijoje.
Jei planuojate pereiti iš dabartinės programos į clasero.com, pradėkite nuo tinkamo bandomojo filialo pasirinkimo ir parenkite migracijos procesą, kurį vėliau galėsite nuosekliai taikyti kituose padaliniuose.